广东电院，知识管理构建核心竞争力
- 来源:AMT《前沿论丛》
- 关键字:广东电院,知识管理,核心竞争力
- 发布时间:2011-10-10 10:29
他，是立足广东、面向全国、走向世界的国际型工程公司。
他，具有国家综合甲级资质的大型设计企业，连续七届入选中国工程设计企业60强，居全国电力设计行业第2位，是广东省最具核心竞争力企业之一。
他，通过知识管理加快人员成长，提高广东院的服务能力，打造国内领先的知识型电力工程公司，将知识管理能力构建成为企业不可复制的核心竞争力。
他就是本次SISS大奖【知识管理】最佳实践奖项获得者：广东省电力设计研究院！
公司背景
广东省电力设计研究院（以下简称广东院）1958年成立，现隶属于中国南方电网广东电网公司，是中国南方电网有限责任公司系统内的特大型企业，是注册资本达4亿元人民币的高新技术企业，是高技术人才、高科技含量和高附加值的典型“三高”现代服务型企业，是具有国家综合甲级资质的大型设计企业，连续七届入选中国工程设计企业60强，居全国电力设计行业第2位。
广东院具有五十多年从事电力工程勘察设计、咨询、工程总承包和项目管理的经历，特别是在电力系统规划、火电、核电、新能源、环保、高压及特高压输变电工程的勘测设计、咨询、监理、岩土工程和工程总承包方面具有突出的专业优势。
广东院立足于电力，可在建筑、核工业、煤炭、化工石化医药、石油天然气、电子通信广电、铁道、公路、市政、水利、海洋等21个行业承担工程咨询、勘察设计、总承包以及项目管理和相关的技术服务。目前已成为南方电网公司、广东电网公司和国内各大发电公司的主要技术服务和技术依托单位，承担或参与了岭澳核电站、辽宁红沿河核电站、台山核电站、海门电厂、云广±800千伏特高压直流输电工程等国家级重点工程的建设，工程业绩和技术水平国内领先。
广东院追求技术领先，在电力工业发展的历次重大产业升级过程中，都牢牢占据了发展的主动地位，保持业内领先，推进节能减排创新，着力加强“低碳能源”、“智能电网”、“风力及太阳能发电”等前沿技术的研发，有力推动了各个业务领域的蓬勃发展。成立至今，广东院获得各类国家级奖项50余项，主编或参编国际、国家及行业技术标准50项，并已拥有60余项专利专有技术。
广东院始终关注客户的企业文化和差异化的项目目标，在新技术应用、造价控制、工期控制、环境保护、节能减排等方面为客户提供多层次、全方位、个性化的服务，坚持工地代表现场服务制度，推行廉洁服务，连年来顾客满意度持续提升。
广东院还先后荣获了国庆60周年全国工程勘察设计十佳工程承包企业、全国工程勘察设计十佳自主技术创新企业、广东省最具核心竞争力企业、广东省重点项目建设先进单位等荣誉称号。
知识管理现状介绍
公司倡导的企业文化现状
以顾客需求为焦点，打造广泛认可的企业品牌；
以低碳经济为核心，共建资源节约的绿色环境；
以人的生命为本源，确保健康安全的生产活动；
以技术创新为动力，追求长久持续的卓越绩效。
公司提倡开放的企业文化，注重员工的个人发展，努力营造和谐的环境。并且借助知识管理建立了很好的共享文化氛围。
公司已颁布和执行的知识管理相关制度和规范
广东院知识管理组织由信息化领导小组、分管院领导、分管副总工、职能管理部门、知识管理专责及各部门的知识管理小组、知识管理系统管理员组成。
信息化工作领导小组是广东院知识管理的最终决策机构。知识管理分管副总工/总工助理全面负责广东院知识管理工作。知识管理职能管理部门负责知识管理的日常行政管理。知识管理专责具体负责协调全院知识管理的执行工作。各部门负责人是各部门知识管理的责任人。各部门知识管理小组由各部门负责知识管理的具体人员组成，属兼职人员。知识管理系统管理员是信息部门安排的分管知识管理系统的支持人员。
建立了知识管理的评估方法并且与相关业务骨干与部门负责人的绩效挂钩。
知识管理考核与激励的目的，是推动积累知识、分享知识、使用知识，在具体设计中遵循四项原则：
考核和激励对象不同：对部门进行考核，促使部门负责人推动执行；对个人进行激励，激发员工知识积累与分享；
考核与激励方向一致：员工个人获得的激励积分，汇总作为部门考核的主要量化指标，保持部门与员工方向一致；
根据推动重点调整知识积分：根据知识管理当前推动的重点，调整知识应用的积分，如鼓励隐性知识的积累和应用，则隐性知识设置较高的单项积分；
考核与激励动态调整：应用初期，阅读应用计入积分；形成习惯后，阅读不再计入积分。部门各项指标权重初期可相同，逐步应用后，不同部门根据实际设置不同的权重。
在广东院，知识管理的大致方法是：明确了知识管理的评估与激励制度；分管副总工研讨确定考核指标和权重，发布知识管理考核通知并组织考核；知识管理系统管理员利用知识管理系统统计功能统计各部门知识管理系统应用情况；知识管理专责汇总知识管理系统应用情况、专项工作执行情况和内部员工满意度情况，根据权重计算考核结果；考核结果交由各部门知识管理小组成员确认有无遗漏项或疑问；知识管理专责汇总各部门年度知识管理考核结果，报分管副总工审批；知识管理分管副总工审批知识管理考核结果。
结合当年员工在知识管理工作方面的表现，设置多项单独奖项来激励内部员工的知识贡献活动。
奖项名称评选方式可选奖励方式
最佳原创文档TOP10充分考虑访问量和内容质量，由知识管理专责组织来进行评选奖金
展示获奖者姓名
会议上表扬知识贡献优秀员工
增加个人的培训经费
外训机会
年度最佳贡献部门根据本部门全体员工的汇总知识积分评选部门活动经费的奖励
展示获奖部门
年度最佳知识贡献师徒根据年度新员工的知识积分评选年度知识贡献最大的师徒奖金
展示获奖者师徒
增加个人的培训经费
外训机会
年度最佳黄页专家根据黄页专家的积分评选奖金
展示获奖者姓名
增加个人的培训经费
外训机会
旅游
年度最佳实践社区根据实践社区全体成员的汇总积分评选增加该社区活动经费
年度知识管理之星根据知识积分年度统计，全公司知识积分前20名的员工奖金
颁发由高层签署荣誉证书
有创意的奖品
外训机会
展示获奖者姓名
旅游
公司的协同办公及知识管理相关信息系统及服务现状
通过知识管理咨询，形成了《知识管理规划报告》、《分类体系规划报告》、《知识管理制度》等咨询成果，从战略、知识内容、管理制度和系统工具支撑进行了全面研究和体系化规划，初步搭建了企业级知识管理体系。知识管理系统实施从2010年12月开始，于2011年5月完成知识管理系统开发，建立了知识管理平台，实现知识门户、知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能，提供搜索工具，方便快速检索、查阅相关文档。
公司知识门户采用AMT源天软件的LELCRO平台。并通过知识搜索引擎AUTONOMY实现从各个系统采集知识，在LELCRO知识门户上进行展现。
其他与知识管理相关的业务及管理现状
知识管理系统目前已完成咨询阶段一期和二期建设工作，从重点业务部门的试点工作逐步向全院进行推广并持续优化。
实施的知识管理项目介绍
项目名称
广东省电力设计研究院_知识管理系统委托建设项目。
项目过程
项目背景：
广东院自1958年成立以来，经过50多年的发展历程，承担了大量的工程建设任务，积累了大量的文档资料，同时在长期的工作实践过程中沉淀了丰富的显性知识和隐性知识，这些知识是广东院宝贵的财富。广东院所处的行业是一个知识密集性的行业，目前在人员规模和业务范围上已走在国内同行的前列。近几年开始涉足国外市场，知识管理显得更为重要，如何在市场竞争中保持自己的知识领先地位，以及如何维持自己多年来积累的技术优势，就显得很迫切。当然随着广东院的快速发展，如何让新员工快速地上岗并掌握必须的专业知识和技能、如何让老员工实现经验的积累和传承也显得很重要。因此，如何充分挖掘广东院的知识财富并有效利用，对于提高企业的市场竞争力，保持企业持续发展，推动广东院向国际型工程公司发展有着重大的历史意义和现实意义。因此，有必要在国内同行中率先实施知识管理，进行知识管理体系的咨询和系统建设，构建支撑广东院发展的知识管理支撑平台，提升院管理水平和技术水平，提高市场竞争力和全院整体经济效益。
2004年到2010年是广东院信息化建设比较集中的时期。初步统计，所实施的IT管理系统达16种之多。然而，在已经建立的系统之间并没有实现数据的集成，没有实现资源和知识的共享。全院的知识分散在各系统之中，不利于对知识的综合管理利用。另一方面，广东院当前主要关注对内部文档等显性知识的管理，缺少对专家和员工经验、技能等隐性知识的管理，也不利于知识的沉淀和传承。因此，招标人决定进行知识管理体系的咨询和系统建设，构建支撑广东院发展的知识管理支撑平台。
此次项目具体工作分以下几个步骤进行：
第一，知识管理咨询
通过对广东院的知识管理现状和需求分析，进行广东院知识管理策略分析和规划，明确广东院知识管理的近期、中期和长期目标，建立知识管理体系、知识分类体系、知识地图等规范标准，明确知识管理系统的功能需求，最终建立广东院企业级知识管理体系。主要包含的工作内容有：知识管理现状评估、知识管理战略规划、知识管理内容规划、隐性知识梳理、知识地图制作、知识管理制度设计、系统需求分析以及贯穿全程的知识管理的宣传与培训。最终的咨询成果包含了：知识分类及权限体系、知识管理制度、知识管理系统需求以及隐性点清单和知识地图清单（重点部门）。
第二，业务部门的知识识别
通过院领导及所有部门113人次调研访谈，近500份调研问卷，理解广东院的知识管理现状和需求。
选取了包含总承包部、机务部、网信部等对知识管理有迫切需求的业务部门的部门负责人以及知识管理专员进行多次沟通，对知识分类体系、权限进行梳理，识别相应的知识点。后期对其它部门根据方法论进行梳理以及优化。比如，生产过程中的知识文档多，而且也是最核心的知识文档，可以作为目录分类备选的主要属性包括：专业、项目、项目阶段；研讨确定按照专业－项目类型/项目阶段－项目文件逻辑顺序管理知识。
专业：广东院业务过程专业性强，专业之间差异大；各部门知识积累和应用仍以专业为主；广东院虽然采用矩阵式管理，但专业的因素更强。
项目：虽然生产过程可以按照项目规整，但每年新增项目量大，以项目作为目录不符合目录的稳定性原则；对于差异较多的项目，可以以项目类型作为分类进行划分，如电源片业务。
项目阶段：项目阶段很好地反应了项目的开展过程，可以作为管理知识文档的目录。
第三，现有系统的梳理分析
明确现有系统中哪些为知识，哪些是有业务过程中需要应用和进行管理的知识，并明确现有系统的权限及接口关系。
第四，梳理隐性知识点清单和知识地图清单
梳理方式按照以下几个步骤进行：确定清单－沟通交流－成果讨论－优化完善；通过部门内经验较丰富的同事参与清单和成果的讨论，并要求每个隐性知识梳理和知识地图设计有明确的参与人员和时间要求。
隐性知识的管理，首先要大家能够明白隐性知识点有哪些，适合采用哪些工具，哪些人员参与。通过此次讨论梳理以及反复的调整，使部门把口头上的积累经验落实到具体的行动中。隐性知识管理工具的试运行：试点开展的隐性知识挖掘帮助大家理解了协同写作开展机制及价值。更重要的是，在开展过程中发现不足并及时提出相应的解决思路，协同写作机制可待通过制度及知识管理平台的跟进，结合广电院的实际情况，逐步加以优化。
比如，目前项目总结和质量分析会存在的最大问题，是总结的成果不方便以后的检索，要改变这种状况，需要对总结的成果进行结构化的存储。在各个项目设总/项目经理组织完成项目总结后，安排人员将项目总结中的“项目亮点”部分、“项目建议”部分复制到知识管理系统中的规定位置，以方便查阅使用。
质量分析会完成后，安排人员将质量分析会中的“问题、分析、措施”复制到知识管理系统中的规定位置，以方便查阅使用。
各领域专家通过设计知识地图，再次梳理了与本业务领域相关的重要知识，调整了前期整理的知识地图清单。
基本掌握了知识地图工具的使用。同时可以发现各业务领域缺少的知识点，整理出更多有待增加及完善的隐性知识点。
第五，知识管理制度的完善
明确各部门知识管理的组织架构及岗位职责，通过知识管理制度规范广东院知识的采集和存储制度、日常维护制度、支持制度，并给出促进知识共享的知识考核与激励制度。该阶段由咨询方整理出知识管理制度初稿，由广东电力设计研究院审核发布。
第六，知识管理系统建设
搭建了知识管理系统，配置知识库目录、多维属性。通过搜索引擎（AUTONOMY）实现对现有系统知识的抽取以及在知识门户上的展现，并实现知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能。
本次知识管理系统建设的关键点还在于搜索引擎从各个专业系统中继承文档和访问权限，避免了知识管理系统成为知识孤岛，也大大降低了系统集成的开发工作量。
根据知识管理规划设定的原则，业务系统与管理系统相互独立，而知识管理系统作为管理系统，并不需要满足业务运营的需求，因此知识管理系统中从其它专业系统抓取的文档主要满足查阅要求。
初期试用的隐性知识管理工具主要为：行动后写作（AAR）和协同写作（COP）。后期持续优化的隐性知识管理工具主要包含：知识问答、专家黄页、和实践社区等。
项目特点及成功的关键因素
企业知识管理不单单是体现在一个系统上，也是企业管理的变革，涉及我院设计过程、项目管理等业务流程，需要相应的管理机构和管理制度保障，因此，知识管理被纳入企业战略规划，由乔旭斌副总工程师牵头相应的工作组。
在知识管理项目开展的过程中，下设知识管理的业务小组、技术小组，业务小组负责我院的业务流程、技术标准，技术小组（由网信部两名员工组成）负责系统的技术架构及全院各个信息系统的关系，协助梳理搜索引擎与业务系统接口的开发。
在知识管理建设过程中，先开展企业知识管理咨询，目的是通过梳理我院设计过程、项目管理等业务流程，建立全院统一的知识管理机制及知识分类体系。系统的建设最大程度地利用了已投资的各个系统，有针对性地采集与业务相关的知识，在知识门户中进行展现，有效地避免了传统知识管理系统与业务相脱节的现象。
项目过程中的难点及解决方案
知识管理工作往往会被人认为是“锦上添花”而不是“雪中送炭”的工作，曾经有位知识管理工作者，更是把知识管理工作称为“前人栽树、后人乘凉”，所以其推行更是考验管理者的智慧。针对这些问题，我们主要从以下两种思路进行：
组织与制度
问题点：没有统一规划的责任主体、未明确各部门/科室职责与责任人
措施：成立主管领导牵头的知识管理工作小组，落实责任主任，即由院技术中心负责。各部门领导是知识管理工作最主要的负责人与责任人。由于广东院涵盖专业多，专业间差异大，只有部门自己更熟悉知识应用的需要。因此在院知识管理职能部门指导下，各部门指定人员，组建部门级知识管理小组，负责本部门内各科室知识管理的推动工作。
知识管理推进过程中最重要的影响因素就是“人”，广东院鼓励所有员工提交工作中的文件，独立撰写和整理业务相关的隐性经验技巧。针对知识管理的推进，在初期以激励为主，从物质和精神奖励两方面引导员工进行自主学习，主动共享。
如何与现有系统结合
问题点：在广东院知识管理开始选型的时候就重点考虑了两个问题：一个是建设了设计过程管理系统、总承包项目管理系统、科技信息化平台、经营计划管理等系统，如何将知识管理系统与现有系统结合？
措施：知识管理系统是知识的统一管理平台，通过知识门户统一应用。知识管理系统管理的知识内容不仅包括直接在知识管理系统中输入和存储的知识文档，也包含其他原有系统中已经实现电子化存储管理的知识文档。
知识管理系统通过知识目录统一管理显性知识：直接在知识管理系统中上传的文档，在知识目录中创建；已经在其他系统中实现的知识文档，在知识管理系统的目录中建立映射关系。
知识管理系统需要从设计过程管理系统（C3P）、总承包项目管理系统、文档管理系统、企业标准化系统、科技管理系统、以及门户系统中采集知识文档的相关信息，建立索引并存储在知识管理系统目录中，作为显性知识进行管理。由于这种框架体系设置下，知识管理系统抽取和展现的都是业务和相关的。这样同时也解决了知识管理系统与业务管理系统两张皮的问题。
项目回报
通过本项目，广东省电力设计研究院充分认识到知识积累与共享的重要性，希望通过本次知识管理项目，实现对知识管理现状和需求分析，进行广东院知识管理策略分析和规划，明确广东院知识管理的近期、中期和长期目标，建立广东院知识管理体系、知识分类体系、知识地图等规范标准，明确广东院知识管理系统的功能需求，最终建立广东院企业级知识管理体系。
广东院的发展目标是“立足广东、面向全国、走向世界的国际型工程公司”，知识管理要为广东院实现这一宏伟目标提供有力支撑，通过知识管理加快人员成长，提高广东院的服务能力，打造国内领先的知识型电力工程公司，将知识管理能力构建成为企业不可复制的核心竞争力。具体体现为：
1.通过搜索引擎实现知识门户与各个系统之间的集成，通过知识地图以及一站式搜索，解决了以往知识存在于多系统中不方便查找的问题。在提高工作效率的同时，更有利于知识的分享与复用。
2.通过隐性知识工具的不断应用以及发掘，更有利于内部资深员工的隐性经验及知识的分享，有利于项目管理过程中知识的复用以及对项目风险的规避。
专家点评：许锋倍智人才总裁，管理学博士
做为一个“三高”现代服务企业，广东电力设计研究院知识管理体系的推行，对于其知识能力的沉淀和持续发展起到关键作用。
可以看到，广东院在知识管理体系方面的建设投入的力度很大，决心也很大，具体体现在四个方面：
1.领导重视：广东院为推进本次知识管理体系建设工作，成立了广东院知识管理组织，由信息化领导小组、分管院领导、分管副总工、职能管理部门、知识管理专责及各部门的知识管理小组、知识管理系统管理员组成。高层管理团队的重视和介入是本项工作成功的保障。
2.全员参与：知识管理不是某个人、某个部门的事情，是全体员工的事情，特别是做为一个知识型组织，全员的参与是该体系落地的重要条件。广东院在本次项目实施过程中，充分动员，成立各个层级和部门的执行实施小组，确保知识管理工作和每个员工的日常工作紧密结合起来，从而促进了体系的落地实施。
3.制度保障：知识体系的推广和落地，光靠热情是难以持续的。广东院在这方面投入了大量的资源，并且在制度上进行明确。比如建立了知识管理的评估方法并且与相关业务骨干与部门负责人的绩效挂钩；明确了知识管理的评估和考核机制等。特别对于在这项工作上表现突出的人员，进行奖励，从而在制度上确保这项工作的落地。
4.信息系统保障：通过知识管理咨询，形成了《知识管理规划报告》、《分类体系规划报告》、《知识管理制度》等咨询成果，从战略、知识内容、管理制度和系统工具支撑进行了全面研究和体系化规划，初步搭建了企业级知识管理体系。知识管理系统实施从2010年12月开始，于2011年5月完成知识管理系统开发，建立了知识管理平台，实现知识门户、知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能，提供搜索工具，方便快速检索、查阅相关文档。通过信息系统保障，确保了知识管理体系的连续性和常规化。
专家点评：袁磊AMT军工及研究院所行业线总经理
总体评估：广东电力设计研究院知识管理的推行，很好的融合合了知识、技术、业务/管理三大关键要素，从系统角度对知识管理进行全方位的构建与实践，概括说来有以下三个亮点：
1.从系统规划入手，构建整体的知识体系
知识管理的工作一开始就从系统角度进行了面向全体的知识体系分析，并详细分析了知识管理各阶段的实现目标，确定了后续工作推行的方向和计划，为后续知识管理工作开展奠定了基础。同时，在规划之初，就讨论了未来可能使用的知识管理工具与方法，这为后续知识应用提供支持。
2.知识管理与业务有机融合，并深入挖掘隐性知识
在知识管理整体规划的基础上，面向业务在院内开展了部门级的知识梳理工作，从专业实用的角度，对不同部门、专业的知识进行了体系框架内的深入梳理。并且，与具体的项目工作结合，将知识管理与具体的业务进行有机融合。同时，从隐性知识挖掘角度，通过一些有效工具的应用，比如协同写作等，将隐藏在个人头脑中的知识逐步挖掘，把个人知识转变成组织知识，并在此基础上，通过知识地图等形式将重要知识加以归纳整理，完成内部最佳实现的提炼。
3.管理与IT并重
知识管理的推行一方面从管理角度探讨了多种管理方法、工具以及考核激励措施，以调动大家的积极性；另一方面，也第一时间考虑IT系统的支持，将规划梳理的成果及时落实到知识管理系统中，让大家第一时间能够看到知识管理的成果。另外，考虑到知识管理系统并不是孤立存在的，在整个工作过程中，又考虑了与其他系统中知识融合的问题，探讨了不同系统间知识传递的问题，为知识的大融合奠定了良好的基础。
从总体分析，广东电力设计研究院的知识管理工作已经有了一个良好的开端，未来需要在此基础上，进一步将知识、人、业务以及IT技术有机融合，并且以知识和人作为两个关键要素进行重点考虑，围绕“人如何获取知识，如何利用知识”等方面，进行进一步的深化推广工作。
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他，具有国家综合甲级资质的大型设计企业，连续七届入选中国工程设计企业60强，居全国电力设计行业第2位，是广东省最具核心竞争力企业之一。
他，通过知识管理加快人员成长，提高广东院的服务能力，打造国内领先的知识型电力工程公司，将知识管理能力构建成为企业不可复制的核心竞争力。
他就是本次SISS大奖【知识管理】最佳实践奖项获得者：广东省电力设计研究院！
公司背景
广东省电力设计研究院（以下简称广东院）1958年成立，现隶属于中国南方电网广东电网公司，是中国南方电网有限责任公司系统内的特大型企业，是注册资本达4亿元人民币的高新技术企业，是高技术人才、高科技含量和高附加值的典型“三高”现代服务型企业，是具有国家综合甲级资质的大型设计企业，连续七届入选中国工程设计企业60强，居全国电力设计行业第2位。
广东院具有五十多年从事电力工程勘察设计、咨询、工程总承包和项目管理的经历，特别是在电力系统规划、火电、核电、新能源、环保、高压及特高压输变电工程的勘测设计、咨询、监理、岩土工程和工程总承包方面具有突出的专业优势。
广东院立足于电力，可在建筑、核工业、煤炭、化工石化医药、石油天然气、电子通信广电、铁道、公路、市政、水利、海洋等21个行业承担工程咨询、勘察设计、总承包以及项目管理和相关的技术服务。目前已成为南方电网公司、广东电网公司和国内各大发电公司的主要技术服务和技术依托单位，承担或参与了岭澳核电站、辽宁红沿河核电站、台山核电站、海门电厂、云广±800千伏特高压直流输电工程等国家级重点工程的建设，工程业绩和技术水平国内领先。
广东院追求技术领先，在电力工业发展的历次重大产业升级过程中，都牢牢占据了发展的主动地位，保持业内领先，推进节能减排创新，着力加强“低碳能源”、“智能电网”、“风力及太阳能发电”等前沿技术的研发，有力推动了各个业务领域的蓬勃发展。成立至今，广东院获得各类国家级奖项50余项，主编或参编国际、国家及行业技术标准50项，并已拥有60余项专利专有技术。
广东院始终关注客户的企业文化和差异化的项目目标，在新技术应用、造价控制、工期控制、环境保护、节能减排等方面为客户提供多层次、全方位、个性化的服务，坚持工地代表现场服务制度，推行廉洁服务，连年来顾客满意度持续提升。
广东院还先后荣获了国庆60周年全国工程勘察设计十佳工程承包企业、全国工程勘察设计十佳自主技术创新企业、广东省最具核心竞争力企业、广东省重点项目建设先进单位等荣誉称号。
知识管理现状介绍
公司倡导的企业文化现状
以顾客需求为焦点，打造广泛认可的企业品牌；
以低碳经济为核心，共建资源节约的绿色环境；
以人的生命为本源，确保健康安全的生产活动；
以技术创新为动力，追求长久持续的卓越绩效。
公司提倡开放的企业文化，注重员工的个人发展，努力营造和谐的环境。并且借助知识管理建立了很好的共享文化氛围。
公司已颁布和执行的知识管理相关制度和规范
广东院知识管理组织由信息化领导小组、分管院领导、分管副总工、职能管理部门、知识管理专责及各部门的知识管理小组、知识管理系统管理员组成。
信息化工作领导小组是广东院知识管理的最终决策机构。知识管理分管副总工/总工助理全面负责广东院知识管理工作。知识管理职能管理部门负责知识管理的日常行政管理。知识管理专责具体负责协调全院知识管理的执行工作。各部门负责人是各部门知识管理的责任人。各部门知识管理小组由各部门负责知识管理的具体人员组成，属兼职人员。知识管理系统管理员是信息部门安排的分管知识管理系统的支持人员。
建立了知识管理的评估方法并且与相关业务骨干与部门负责人的绩效挂钩。
知识管理考核与激励的目的，是推动积累知识、分享知识、使用知识，在具体设计中遵循四项原则：
考核和激励对象不同：对部门进行考核，促使部门负责人推动执行；对个人进行激励，激发员工知识积累与分享；
考核与激励方向一致：员工个人获得的激励积分，汇总作为部门考核的主要量化指标，保持部门与员工方向一致；
根据推动重点调整知识积分：根据知识管理当前推动的重点，调整知识应用的积分，如鼓励隐性知识的积累和应用，则隐性知识设置较高的单项积分；
考核与激励动态调整：应用初期，阅读应用计入积分；形成习惯后，阅读不再计入积分。部门各项指标权重初期可相同，逐步应用后，不同部门根据实际设置不同的权重。
在广东院，知识管理的大致方法是：明确了知识管理的评估与激励制度；分管副总工研讨确定考核指标和权重，发布知识管理考核通知并组织考核；知识管理系统管理员利用知识管理系统统计功能统计各部门知识管理系统应用情况；知识管理专责汇总知识管理系统应用情况、专项工作执行情况和内部员工满意度情况，根据权重计算考核结果；考核结果交由各部门知识管理小组成员确认有无遗漏项或疑问；知识管理专责汇总各部门年度知识管理考核结果，报分管副总工审批；知识管理分管副总工审批知识管理考核结果。
结合当年员工在知识管理工作方面的表现，设置多项单独奖项来激励内部员工的知识贡献活动。
奖项名称评选方式可选奖励方式
最佳原创文档TOP10充分考虑访问量和内容质量，由知识管理专责组织来进行评选奖金
展示获奖者姓名
会议上表扬知识贡献优秀员工
增加个人的培训经费
外训机会
年度最佳贡献部门根据本部门全体员工的汇总知识积分评选部门活动经费的奖励
展示获奖部门
年度最佳知识贡献师徒根据年度新员工的知识积分评选年度知识贡献最大的师徒奖金
展示获奖者师徒
增加个人的培训经费
外训机会
年度最佳黄页专家根据黄页专家的积分评选奖金
展示获奖者姓名
增加个人的培训经费
外训机会
旅游
年度最佳实践社区根据实践社区全体成员的汇总积分评选增加该社区活动经费
年度知识管理之星根据知识积分年度统计，全公司知识积分前20名的员工奖金
颁发由高层签署荣誉证书
有创意的奖品
外训机会
展示获奖者姓名
旅游
公司的协同办公及知识管理相关信息系统及服务现状
通过知识管理咨询，形成了《知识管理规划报告》、《分类体系规划报告》、《知识管理制度》等咨询成果，从战略、知识内容、管理制度和系统工具支撑进行了全面研究和体系化规划，初步搭建了企业级知识管理体系。知识管理系统实施从2010年12月开始，于2011年5月完成知识管理系统开发，建立了知识管理平台，实现知识门户、知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能，提供搜索工具，方便快速检索、查阅相关文档。
公司知识门户采用AMT源天软件的LELCRO平台。并通过知识搜索引擎AUTONOMY实现从各个系统采集知识，在LELCRO知识门户上进行展现。
其他与知识管理相关的业务及管理现状
知识管理系统目前已完成咨询阶段一期和二期建设工作，从重点业务部门的试点工作逐步向全院进行推广并持续优化。
实施的知识管理项目介绍
项目名称
广东省电力设计研究院_知识管理系统委托建设项目。
项目过程
项目背景：
广东院自1958年成立以来，经过50多年的发展历程，承担了大量的工程建设任务，积累了大量的文档资料，同时在长期的工作实践过程中沉淀了丰富的显性知识和隐性知识，这些知识是广东院宝贵的财富。广东院所处的行业是一个知识密集性的行业，目前在人员规模和业务范围上已走在国内同行的前列。近几年开始涉足国外市场，知识管理显得更为重要，如何在市场竞争中保持自己的知识领先地位，以及如何维持自己多年来积累的技术优势，就显得很迫切。当然随着广东院的快速发展，如何让新员工快速地上岗并掌握必须的专业知识和技能、如何让老员工实现经验的积累和传承也显得很重要。因此，如何充分挖掘广东院的知识财富并有效利用，对于提高企业的市场竞争力，保持企业持续发展，推动广东院向国际型工程公司发展有着重大的历史意义和现实意义。因此，有必要在国内同行中率先实施知识管理，进行知识管理体系的咨询和系统建设，构建支撑广东院发展的知识管理支撑平台，提升院管理水平和技术水平，提高市场竞争力和全院整体经济效益。
2004年到2010年是广东院信息化建设比较集中的时期。初步统计，所实施的IT管理系统达16种之多。然而，在已经建立的系统之间并没有实现数据的集成，没有实现资源和知识的共享。全院的知识分散在各系统之中，不利于对知识的综合管理利用。另一方面，广东院当前主要关注对内部文档等显性知识的管理，缺少对专家和员工经验、技能等隐性知识的管理，也不利于知识的沉淀和传承。因此，招标人决定进行知识管理体系的咨询和系统建设，构建支撑广东院发展的知识管理支撑平台。
此次项目具体工作分以下几个步骤进行：
第一，知识管理咨询
通过对广东院的知识管理现状和需求分析，进行广东院知识管理策略分析和规划，明确广东院知识管理的近期、中期和长期目标，建立知识管理体系、知识分类体系、知识地图等规范标准，明确知识管理系统的功能需求，最终建立广东院企业级知识管理体系。主要包含的工作内容有：知识管理现状评估、知识管理战略规划、知识管理内容规划、隐性知识梳理、知识地图制作、知识管理制度设计、系统需求分析以及贯穿全程的知识管理的宣传与培训。最终的咨询成果包含了：知识分类及权限体系、知识管理制度、知识管理系统需求以及隐性点清单和知识地图清单（重点部门）。
第二，业务部门的知识识别
通过院领导及所有部门113人次调研访谈，近500份调研问卷，理解广东院的知识管理现状和需求。
选取了包含总承包部、机务部、网信部等对知识管理有迫切需求的业务部门的部门负责人以及知识管理专员进行多次沟通，对知识分类体系、权限进行梳理，识别相应的知识点。后期对其它部门根据方法论进行梳理以及优化。比如，生产过程中的知识文档多，而且也是最核心的知识文档，可以作为目录分类备选的主要属性包括：专业、项目、项目阶段；研讨确定按照专业－项目类型/项目阶段－项目文件逻辑顺序管理知识。
专业：广东院业务过程专业性强，专业之间差异大；各部门知识积累和应用仍以专业为主；广东院虽然采用矩阵式管理，但专业的因素更强。
项目：虽然生产过程可以按照项目规整，但每年新增项目量大，以项目作为目录不符合目录的稳定性原则；对于差异较多的项目，可以以项目类型作为分类进行划分，如电源片业务。
项目阶段：项目阶段很好地反应了项目的开展过程，可以作为管理知识文档的目录。
第三，现有系统的梳理分析
明确现有系统中哪些为知识，哪些是有业务过程中需要应用和进行管理的知识，并明确现有系统的权限及接口关系。
第四，梳理隐性知识点清单和知识地图清单
梳理方式按照以下几个步骤进行：确定清单－沟通交流－成果讨论－优化完善；通过部门内经验较丰富的同事参与清单和成果的讨论，并要求每个隐性知识梳理和知识地图设计有明确的参与人员和时间要求。
隐性知识的管理，首先要大家能够明白隐性知识点有哪些，适合采用哪些工具，哪些人员参与。通过此次讨论梳理以及反复的调整，使部门把口头上的积累经验落实到具体的行动中。隐性知识管理工具的试运行：试点开展的隐性知识挖掘帮助大家理解了协同写作开展机制及价值。更重要的是，在开展过程中发现不足并及时提出相应的解决思路，协同写作机制可待通过制度及知识管理平台的跟进，结合广电院的实际情况，逐步加以优化。
比如，目前项目总结和质量分析会存在的最大问题，是总结的成果不方便以后的检索，要改变这种状况，需要对总结的成果进行结构化的存储。在各个项目设总/项目经理组织完成项目总结后，安排人员将项目总结中的“项目亮点”部分、“项目建议”部分复制到知识管理系统中的规定位置，以方便查阅使用。
质量分析会完成后，安排人员将质量分析会中的“问题、分析、措施”复制到知识管理系统中的规定位置，以方便查阅使用。
各领域专家通过设计知识地图，再次梳理了与本业务领域相关的重要知识，调整了前期整理的知识地图清单。
基本掌握了知识地图工具的使用。同时可以发现各业务领域缺少的知识点，整理出更多有待增加及完善的隐性知识点。
第五，知识管理制度的完善
明确各部门知识管理的组织架构及岗位职责，通过知识管理制度规范广东院知识的采集和存储制度、日常维护制度、支持制度，并给出促进知识共享的知识考核与激励制度。该阶段由咨询方整理出知识管理制度初稿，由广东电力设计研究院审核发布。
第六，知识管理系统建设
搭建了知识管理系统，配置知识库目录、多维属性。通过搜索引擎（AUTONOMY）实现对现有系统知识的抽取以及在知识门户上的展现，并实现知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能。
本次知识管理系统建设的关键点还在于搜索引擎从各个专业系统中继承文档和访问权限，避免了知识管理系统成为知识孤岛，也大大降低了系统集成的开发工作量。
根据知识管理规划设定的原则，业务系统与管理系统相互独立，而知识管理系统作为管理系统，并不需要满足业务运营的需求，因此知识管理系统中从其它专业系统抓取的文档主要满足查阅要求。
初期试用的隐性知识管理工具主要为：行动后写作（AAR）和协同写作（COP）。后期持续优化的隐性知识管理工具主要包含：知识问答、专家黄页、和实践社区等。
项目特点及成功的关键因素
企业知识管理不单单是体现在一个系统上，也是企业管理的变革，涉及我院设计过程、项目管理等业务流程，需要相应的管理机构和管理制度保障，因此，知识管理被纳入企业战略规划，由乔旭斌副总工程师牵头相应的工作组。
在知识管理项目开展的过程中，下设知识管理的业务小组、技术小组，业务小组负责我院的业务流程、技术标准，技术小组（由网信部两名员工组成）负责系统的技术架构及全院各个信息系统的关系，协助梳理搜索引擎与业务系统接口的开发。
在知识管理建设过程中，先开展企业知识管理咨询，目的是通过梳理我院设计过程、项目管理等业务流程，建立全院统一的知识管理机制及知识分类体系。系统的建设最大程度地利用了已投资的各个系统，有针对性地采集与业务相关的知识，在知识门户中进行展现，有效地避免了传统知识管理系统与业务相脱节的现象。
项目过程中的难点及解决方案
知识管理工作往往会被人认为是“锦上添花”而不是“雪中送炭”的工作，曾经有位知识管理工作者，更是把知识管理工作称为“前人栽树、后人乘凉”，所以其推行更是考验管理者的智慧。针对这些问题，我们主要从以下两种思路进行：
组织与制度
问题点：没有统一规划的责任主体、未明确各部门/科室职责与责任人
措施：成立主管领导牵头的知识管理工作小组，落实责任主任，即由院技术中心负责。各部门领导是知识管理工作最主要的负责人与责任人。由于广东院涵盖专业多，专业间差异大，只有部门自己更熟悉知识应用的需要。因此在院知识管理职能部门指导下，各部门指定人员，组建部门级知识管理小组，负责本部门内各科室知识管理的推动工作。
知识管理推进过程中最重要的影响因素就是“人”，广东院鼓励所有员工提交工作中的文件，独立撰写和整理业务相关的隐性经验技巧。针对知识管理的推进，在初期以激励为主，从物质和精神奖励两方面引导员工进行自主学习，主动共享。
如何与现有系统结合
问题点：在广东院知识管理开始选型的时候就重点考虑了两个问题：一个是建设了设计过程管理系统、总承包项目管理系统、科技信息化平台、经营计划管理等系统，如何将知识管理系统与现有系统结合？
措施：知识管理系统是知识的统一管理平台，通过知识门户统一应用。知识管理系统管理的知识内容不仅包括直接在知识管理系统中输入和存储的知识文档，也包含其他原有系统中已经实现电子化存储管理的知识文档。
知识管理系统通过知识目录统一管理显性知识：直接在知识管理系统中上传的文档，在知识目录中创建；已经在其他系统中实现的知识文档，在知识管理系统的目录中建立映射关系。
知识管理系统需要从设计过程管理系统（C3P）、总承包项目管理系统、文档管理系统、企业标准化系统、科技管理系统、以及门户系统中采集知识文档的相关信息，建立索引并存储在知识管理系统目录中，作为显性知识进行管理。由于这种框架体系设置下，知识管理系统抽取和展现的都是业务和相关的。这样同时也解决了知识管理系统与业务管理系统两张皮的问题。
项目回报
通过本项目，广东省电力设计研究院充分认识到知识积累与共享的重要性，希望通过本次知识管理项目，实现对知识管理现状和需求分析，进行广东院知识管理策略分析和规划，明确广东院知识管理的近期、中期和长期目标，建立广东院知识管理体系、知识分类体系、知识地图等规范标准，明确广东院知识管理系统的功能需求，最终建立广东院企业级知识管理体系。
广东院的发展目标是“立足广东、面向全国、走向世界的国际型工程公司”，知识管理要为广东院实现这一宏伟目标提供有力支撑，通过知识管理加快人员成长，提高广东院的服务能力，打造国内领先的知识型电力工程公司，将知识管理能力构建成为企业不可复制的核心竞争力。具体体现为：
1.通过搜索引擎实现知识门户与各个系统之间的集成，通过知识地图以及一站式搜索，解决了以往知识存在于多系统中不方便查找的问题。在提高工作效率的同时，更有利于知识的分享与复用。
2.通过隐性知识工具的不断应用以及发掘，更有利于内部资深员工的隐性经验及知识的分享，有利于项目管理过程中知识的复用以及对项目风险的规避。
专家点评：许锋倍智人才总裁，管理学博士
做为一个“三高”现代服务企业，广东电力设计研究院知识管理体系的推行，对于其知识能力的沉淀和持续发展起到关键作用。
可以看到，广东院在知识管理体系方面的建设投入的力度很大，决心也很大，具体体现在四个方面：
1.领导重视：广东院为推进本次知识管理体系建设工作，成立了广东院知识管理组织，由信息化领导小组、分管院领导、分管副总工、职能管理部门、知识管理专责及各部门的知识管理小组、知识管理系统管理员组成。高层管理团队的重视和介入是本项工作成功的保障。
2.全员参与：知识管理不是某个人、某个部门的事情，是全体员工的事情，特别是做为一个知识型组织，全员的参与是该体系落地的重要条件。广东院在本次项目实施过程中，充分动员，成立各个层级和部门的执行实施小组，确保知识管理工作和每个员工的日常工作紧密结合起来，从而促进了体系的落地实施。
3.制度保障：知识体系的推广和落地，光靠热情是难以持续的。广东院在这方面投入了大量的资源，并且在制度上进行明确。比如建立了知识管理的评估方法并且与相关业务骨干与部门负责人的绩效挂钩；明确了知识管理的评估和考核机制等。特别对于在这项工作上表现突出的人员，进行奖励，从而在制度上确保这项工作的落地。
4.信息系统保障：通过知识管理咨询，形成了《知识管理规划报告》、《分类体系规划报告》、《知识管理制度》等咨询成果，从战略、知识内容、管理制度和系统工具支撑进行了全面研究和体系化规划，初步搭建了企业级知识管理体系。知识管理系统实施从2010年12月开始，于2011年5月完成知识管理系统开发，建立了知识管理平台，实现知识门户、知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能，提供搜索工具，方便快速检索、查阅相关文档。通过信息系统保障，确保了知识管理体系的连续性和常规化。
专家点评：袁磊AMT军工及研究院所行业线总经理
总体评估：广东电力设计研究院知识管理的推行，很好的融合合了知识、技术、业务/管理三大关键要素，从系统角度对知识管理进行全方位的构建与实践，概括说来有以下三个亮点：
1.从系统规划入手，构建整体的知识体系
知识管理的工作一开始就从系统角度进行了面向全体的知识体系分析，并详细分析了知识管理各阶段的实现目标，确定了后续工作推行的方向和计划，为后续知识管理工作开展奠定了基础。同时，在规划之初，就讨论了未来可能使用的知识管理工具与方法，这为后续知识应用提供支持。
2.知识管理与业务有机融合，并深入挖掘隐性知识
在知识管理整体规划的基础上，面向业务在院内开展了部门级的知识梳理工作，从专业实用的角度，对不同部门、专业的知识进行了体系框架内的深入梳理。并且，与具体的项目工作结合，将知识管理与具体的业务进行有机融合。同时，从隐性知识挖掘角度，通过一些有效工具的应用，比如协同写作等，将隐藏在个人头脑中的知识逐步挖掘，把个人知识转变成组织知识，并在此基础上，通过知识地图等形式将重要知识加以归纳整理，完成内部最佳实现的提炼。
3.管理与IT并重
知识管理的推行一方面从管理角度探讨了多种管理方法、工具以及考核激励措施，以调动大家的积极性；另一方面，也第一时间考虑IT系统的支持，将规划梳理的成果及时落实到知识管理系统中，让大家第一时间能够看到知识管理的成果。另外，考虑到知识管理系统并不是孤立存在的，在整个工作过程中，又考虑了与其他系统中知识融合的问题，探讨了不同系统间知识传递的问题，为知识的大融合奠定了良好的基础。
从总体分析，广东电力设计研究院的知识管理工作已经有了一个良好的开端，未来需要在此基础上，进一步将知识、人、业务以及IT技术有机融合，并且以知识和人作为两个关键要素进行重点考虑，围绕“人如何获取知识，如何利用知识”等方面，进行进一步的深化推广工作。
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