浅述会计电子档案的管理与再使用

　　【摘要】基于企事业单位财务管理的财务会计电子档案管理是企事业单位整个档案管理系统的重要组成部分。加强会计电子档案的管理工作，对于提高会计电子档案的利用有着重要的意义。

　　【关键词】财务 会计 电子档案 管理 再使用

　　以磁性介质形式储存包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等，记录、反映经济业务的历史资料和证据即为人们普遍意义上所指的财务会计电子档案。

　　一、财务会计电子档案

　　财务会计电子档案是指储存在磁性介质中可以被计算机使用的会计数据和会计软件制造商编制的文档程序等。财务会计电子档案管理的主要任务是按照要求生成会计档案，保障档案安全，在保密的基础上实现档案的有效合理利用。

　　二、财务会计电子档案的特点

　　财务会计档案是记录反映企事业单位经济业务的重要证据资料，具备不可更改的时间、性质以及严格的数据勾稽关系。传统的财务会计档案被记录在纸质文件上包括记账凭证、账簿和财务会计报告及相关的会计资料。财务会计档案电子化的有效落实对于实现会计档案的系统性，科学性、严密性、保密性、循环性等都有着极大的帮助意义。

　　三、财务会计档案存在的问题和解决策略

　　（一）会计档案难以长期保存

　　首先，现存的很多大中型企业保存财务会计档案的手段仍为传统的纸张记录，很多企业甚至没有成立专门的财务会计档案管理机构，档案在移交、存放、销毁等方面都存在管理不善的问题。由于管理松懈致使漏洞产生，进而导致财务会计档案存在泄露和篡改的风险，长久性的档案丢失，使企业经济发展蒙巨大的损失。

　　对于这种局面的有效解决可以从以下三个方面出发：第一，对财务会计档案进行分类细化管理，对档案进行标签处理；第二，对档案中最重要部分，即涉及企业自身经济效益的部分进行重点“保护”，单独成册，并与其他档案存放区别对待；第三，注意保留档案备份材料，严格按照档案储存的规定行事，实现纸质会计档案的有效保存。

　　其次，财务会计电子档案的管理也存在难以保存的问题。由于电子档案的保存是将档案存放于磁性介质中，介质失磁必然导致资料的丢失，又因为电子档案管理对电子产业计算机等依赖较强，计算机系统又容易被黑客病毒等袭击，继而造成不可估量的损失。为有效解决这个问题可以采取以下三种措施：一、纸质档案与电子档案并存，并将之备份处理；二、增强会计档案管理的制度措施，对黑客病毒等的入侵做到有效防范，对磁性介质进行合理保存；三、注意在升级计算机系统的同时升级资料文件库。

　　（二）财务会计档案管理工作未引起足够的重视

　　虽然财务会计档案管理工作对一个公司的发展至关重要，然而很多企业却只是将财务会计档案管理工作挂在口头上，而并未做到有效落实。类似于兼职人员管理档案，档案存放不科学，无备份，无保密措施等状况都充分显示企业的不重视。对于这种局面的有效解决可以从以下两个方面出发：一是企业从上至下扭转思维态度，将重视会计档案管理纳入企业管理章程，全面实现员工对档案管理工作认识的提高，有效提高档案管理工作的效率，避免工作失误；二是吸取国外的先进理念，对自身档案管理加以辅助，必要的时候国家也需要采取干预手段，进行相关法律法规的制定，规范化财务会计档案管理工作的细节。

　　（三）缺乏完整的管理体系

　　由于企业缺乏对会计档案管理完整性的重视，导致相关人士在从事会计档案管理的时候存在“无法可依，无理可循”的盲点，最终难以实现会计档案的有效落实。可以从以下三个方面出发解决这个问题：第一，依照法律并结合自身情况，设计符合自身发展的档案管理体系；第二，招揽计算机专业和会计档案管理方面的专业人士，加强会计管理档案的力度；第三，上下级互相监督，确保档案资料真实有效。

　　四、对财务会计电子档案进行管理的重要意义

　　（一）提高工作效率

　　高科技的有效应用可以大大缩减手工记账的时间，减少手工记账时可能存在的工作失误问题，实现将会计工作的重点从登记账簿、编制报表等工作转移到会计核算工作上的巨大转变。从提高工作效率角度来说，财务会计档案的管理意义主要有两个方面：第一，电子化系统有助于企业对经济状况实现预算及控制的“实时监控”；第二，将会计从繁杂的手工劳动中解脱，更方便且更快捷的完成会计档案资料的使用，保证会计有充足的时间和精力投入到财务审核、财务监督以及财务分析等方面的工作中，有效实现预测控制监督等一系列工作的有效落实。

　　（二）方便相关工作事宜的安排

　　财务会计档案实现电子化，可以让管理者站在一个更全面的角度对档案进行有效的分析。对过去、现在、将来存在或可能存在的状况、趋势、政策进行有效分析，以便为企业提供出更优质的决策建议，使企业在遵循国家法律法规政策及市场经济宏观调配的大环境下走最适合自身的全面发展的路线，充分提高企业的经济效益，建立完善的管理政策，实现数据库资料的循环有效利用，方便相关工作事宜的具体安排和政策的有效落实。

　　五、财务会计电子档案管理和再使用

　　通过对财务会计电子档案进行有效的保存整理可以使会计档案的管理与再利用工作更好的进行。

　　（一）归集整理财务会计电子档案

　　定期由专人对财务数据进行有效备份保存，确保会计电子档案即便在遭遇故障也能再次以最快的时间，最小的损失被投入到使用的过程中。

　　（二）保存财务会计电子档案，实现档案的循环利用

　　就目前的手段而言，档案的储存管理只存在于某些磁性介质中。因为磁性介质自身材料性质的局限，在进行备份的时候需要实现双备份政策，在备份结束后进行有效标注，不同地点保存等手段，便于再次投入使用时能够有效缩短时间，更避免了突发事件对电子档案系统的破坏。

　　财务会计档案管理质量直接影响公司的运营，更是企业档案管理中不可或缺的部分。为了更好的适应社会经济的发展，就必须更好的执行财务会计电子档案的落实，企业要善于根据自身现状总结问题，并根据问题讨论出解决的策略，最终实现有效促进企业长期平稳的发展的根本目标。

　　参考文献

　　[1]李晔洁.浅谈财务会计电子档案管理与再使用[J].合作经济与科技，2013(22).

　　[2]刘阳，刘雪晶.会计信息化下电子档案的管理[J].商业经济，2011(04).

　　[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012(10).

　　作者简介：韩晓茜（1979-），女，汉族，广西北海人，任职于广西电网有限责任公司北海供电局。研究方向：财务分析、预算管理。

　　韩晓茜 文