运用现代信息技术实现无纸化办公，已成为国家关注的重点。这带动了政府部门、各行各业均大力推行办公无纸化，积极采用OA企业管理系统、资料电子化管理等有效措施，以保护自然环境、提高办公效率、节约办公成本等。
在实现无纸化办公中，无论是对政府部门还是对其他行业用户来说，最头疼的是大量的纸质文件资料、以及不同格式的电子文档如何进行统一管理呢？同时，如何借助无纸化办公真正简化工作环节，实现办公效率的最大化呢？富士施乐推出了Docuworks解决方案，它能够搭建纸张与数字文件之间的“桥梁”，使两者进行无缝合并。
2012年，很多酒店如广州香格里拉大酒店等都纷纷实现了酒店客房预订系统无纸化，更大化地推行低碳服务。以酒店预订为例，酒店工作人员人员可将电子预订文件与扫描的纸质资料转换为统一的Docuworks格式。在DocuWorks更人性化的文档管理界面中，可直观显示所有文档。这时，电脑如同一个办公桌，在这个“电子办公桌”上，摆放着格式各异的电子文档，预订人员可以像处理纸质文件一样，随心所欲地进行合并、拆分、编辑、批注、查找、盖章、打印及发送邮件等。预订人员还可以对同一客户的订单进行合并，或是进行订单修改，处理完成后，无须打印即可一键回复传真发送给客人进行确认，客人确认回传的订单将根据时间进行自动归档。
销售订单全部电子化归档后，存放在文档服务器中，节省了办公空间，也避免了每份订单打印多份进行流转存档所造成的纸张及耗材的浪费。以广州香格里拉大酒店为例，其酒店704间客房，启用无纸化系统后，仅在客房预订方面每年就可节约至少17万张纸。
富士施乐Docuworks解决方案的应用，还可以连通各个部门的工作，优化工作流程，提高企业运行的效率。像酒店的预订部、前台、财务部等部门可随时通过电脑直接查询预订信息、进行房间分配、以及付款确认等工作。如果使用配套的智能查询软件，只需输入检索条件：如客户名称、日期等，即可轻松查询，这极大的方便财务部的审计，避免了纸质订单查找的繁琐，使得整个工作流程变得更加顺畅与高效。
本报记者 汤铭
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