企业数字档案室建设困境与对策

　　摘要：伴随信息技术的进步，推动了社会各领域的发展，其中包括档案管理。信息时代对于档案管理而言，既是机遇，也是挑战。未来档案管理必然向信息化方向发展，则需要建设数字档案室。然而受诸多因素影响，数字档案室的建设步伐迟缓，不利于档案管理模式的转型，也不利于企业的良性发展。为此，本文探讨企业数字档案室建设面临的主要困境，提出走出困境的几点对策，以供企业管理者参考。

　　前言

　　档案资源数字化是时代发展的必然要求，也是衡量一家企业实力的重要指标。早在2015 年，我国就大力倡导数字档案发展，并出台了建设指南，然而多方面限制，数字化建设效果不佳。要想切实推动数字化发展，需要理清建设思路、明晰建设内容，打造建设队伍。唯有万事俱备，方可建设成功。

　　一、企业数字档案室建设的意义

　　信息技术在企业管理中的地位愈发凸显，同时信息资源的增加了企业档案管理的难度。传统档案管理模式很难适应时代发展要求，尤其是纸质档案不便保管、利用率低下，无法给企业的发展提供支持，因此需要企业充分利用信息技术转化档案管理模式。通过将档案资源变为电子数据，一方面可减少档案资料的损坏几率，另一方面可有效降低管理成本。此外，数字档案室基于网络构建而成，不会占用企业大量空间，同时提升了档案管理的效率。数字化档案方便人们查阅，也可给企业提供数据分析结果，为企业决策的提供数据依据，确保企业在正确道路上阔步前行。

　　二、企业数字档案室建设的主要困境

　　档案管理迈向数字化的重要体现是数字档案室的建立，然而在企业建立过程中存在诸多问题，大大延缓了建设步伐。主要体现在这几方面：企业管理者并未认识到数字档案室的价值所在，以至于政策支持力度不足。很多企业并不清楚数字档案室的建设内容，以至于建设工作出现混乱现象。数字化档案建设工作交由一个部门进行，但部门人员精力有限，无法全面收集档案资料，更不用说对资料进行有效分析与归类。建设工作不够规范，根源在于管理制度的缺失。即便由企业制定了管理制度，也会由于内容不全面，让管理制度的作用大打折扣。建设人员素质偏低，以至于建设成果不显著。以上问题成为阻碍企业档案工作向数字化方向发展，对企业正常生产经营产生了不良影响。

　　三、企业数字档案室建设的有效路径

　　（一）提高重视程度

　　企业管理者是档案室建设的决策者、引导者，因此需要强化管理者的裂解，让其充分认识到数字档案室的价值。当管理者提高重视后，就会积极投身到档案室建设工作中，给与必要的政策与资金扶持，也会积极探索建设内容、创新管理模式、重视人才队伍建设。常言道：“上行下效。”管理者具有建设意识，那么员工自然而然也会重视档案室的建设工作。在管理者的影响下，企业员工会保质保量的完成建设任务，同时思考如何创新工作，以加快建设速度。此外，企业要在内部悬挂标语，从而营造建设环境，推动建设工作稳步开展。

　　（二）明确建设内容

　　数字档案室的建设内容主要有四方面：其一，基础设备建设。基础设备是数字档案室的基础，只有基础设备配备完善，才能确保数字档案室正常运转。基础设备分为硬件与软件。其中，硬件包括服务器、电脑运行器、存储设备等，这些硬件设备可为资料的搜集与整合提供支持。软件包括各类信息技术，为信息的处理与应用提供保障。其二，网络建设。档案资料是每个企业的机密资源，涵盖企业的生产经营过程，而建设档案室需要借助网络的力量，这就需要企业确保档案室的网络处于安全状态。一般来说，档案室网络根据办公形式不同，会分为办公连接与特殊连接，针对每种方式要采取不同的网络建设策略，最大程度确保网络安全。其三，数据库建设。随着信息技术的推广，电子文档的数量显著增加，并呈现上涨态势，这就需要借助数据库对电子文档进行有效存储。同时，数据库要具备整合信息的能力，将档案系统和办公系统进行有效连接。在建设数据库时要考虑文档特性，如文字信息的利用频率较高，制度类文件的利用频率较低。根据文档特性选择适宜的存储方式，以便保管好信息资料。其四，网站建设。网站是档案资料应用的窗口，因此需要搭建网站，方便企业人员查找所需资料。网站的页面布局要合理，画面要给人以美的享受。当企业人员登录网站后可被其吸引，并快速找到所需文档，以此提升数字档案室的利用率。

　　（三）优化管理模式

　　以往管理过于分散，大大限制了档案资料的开发与利用，因此需要优化管理模式，让其更具集约化。需要注意的是，集约化发展并非单纯的将资料堆砌，而是要根据档案资料的特性进行整理，并对资料进行深入分析。集约化管理模式可有效集合各部门人员，对实现精心化管理大有益处。

　　（四）完善管理制度

　　管理制度是管理活动的关键依据，也是规范管理行为的重要基础。要想数字档案室在一定时间里建设成功，需要制定完善的档案管理制度。制度中明晰各方职责，确定每位岗位的工作内容，并制定规范的管理流程。管理内容包括：收集不同种类的档案信息，对其进行有效整理，并做好分类。收集到的信息要是真实有效的，并且是完整的。对于无利用价值或记录错误的信息要及时删除。此外，需要根据实际状况制定建设细则，比如在建设初期制定建设方案，方案中包括建设标准与规定。在扫描档案时制定录入规则，以此规范扫描行为，让录入信息更加清楚。在利用档案资源时制定查询流程与分析步骤，以此提升利用率。总而言之，需要构建完善的档案管理制度，以此推动档案数学化发展。

　　（五）提升人员素质

　　人员是搭建数字档案室的中坚力量，其素质直接关系到建设成果，因此有必要提升人员整体素质。人员素质的培养需要借助多方力量。政府机关应定期组织企业管理者进行培训，以强化管理者的建设意识，同时为建设工作传授经验。企业要为员工制定详细的培训计划，并推动计划有序实施。培训内容围绕数字档案室的建立，先让员工认识到数字档案室的价值，以此提升他们的重视度，再给员工明确建设内容与计划，以此帮助员工理清思路，逐步开展工作。待培训结束后要对员工知识掌握情况进行考核，以保障培训效果。为了激发员工的积极性，企业要建立奖罚措施，对表现优异者提出表扬，并给与双重奖励。奖励既包括物质奖励，可通过调查员工需求，有针对性的选取奖品，也包括精神奖励，在企业宣传栏与网站上公布优秀员工的先进事迹，以此刺激其他员工，让他们产生危及意识，从而推动自我成长。既然有奖，自然有罚，对消极怠工者、思想问题者给与严厉处理，倘若员工屡教不改，企业则考虑调岗或辞退。另外，企业要在内部掀起一股建设风，通过悬挂横幅、张贴标语、发放手册，从而让建设工作深入人心。同时，鼓励员工开展自我学习，以弥补自身不足，为搭建数字档案室夯实人才基础。此外，企业要优化薪资结构，以吸引高素质人才。这些人才来到企业，一方面可显著提升建设队伍的整体水平，另一方面可发挥鲶鱼效应，推动现有员工成长。

　　四、总结

　　数字档案室对于企业发展的重要性不言而喻，因此需要企业全员提高重视，开展行之有效的建设活动。企业不仅要明确建设内容，以此给建设活动提供准确方向，还要优化管理模式、完善管理制度，为建设活动提供依据。此外，人才队伍的打造也是建设活动的重要内容，激发人才潜能，建立更为完善的数字档案室。

　　参考文献：

　　[1] 刘宁. 企业数字档案室建设的探索与实践[J]. 山东档案,2018(06):42-44.

　　[2] 单冰辙. 企业数字档案室建设的实践与思考[J]. 传媒论坛,2019,2(19):159.

　　[3] 米晓霞. 企业数字档案室建设与管理[J]. 办公室业务,2019(21):99-100.

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