事业单位文书档案管理工作常见问题及应对对策

　　摘要：文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事物活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由此可知，文书档案管理对于事业单位来说非常关键，但是就目前而言，各事业单位中的文书档案管理存在许多的问题，今天笔者将着重针对事业单位文书档案管理工作常见的问题做出分析，以期望可以帮助事业单位解决文书档案管理过程中存在的问题，为推进事业单位文书档案的管理工作略尽绵薄之力。

　　一．文书档案管理的重要性

　　事业单位的日常工作是复杂的，假如没有完善的的文书档案管理模式，那么，事业单位的工作将会乱成一团浆糊，部门间会因为分工不清而出现互相扯皮的情况，此外，上下级之间也会出现无法上传下到的情况，所以，事业单位急需要意识到文书档案管理工作的重要性。

　　首先，事业单位要了解，文书档案管理是对事业单位日常工作的记录，一个管理模式先进的事业单位其对工作的要求和任务的完成情况是有着严格的要求的，且对未来的发展有着明确的规划，这些都离不开文书档案，文书档案除了对事业单位的日常工作任务进行记录以外，它还是一个好的事业单位想要持续发展必不可少的一部分。其次，文书档案管理重在分类，而对事业单位活动的文书化，有利于梳理单位的成果，便于各单位之间的交流，为单位未来发展与决策提供方向同时也为解决发展过程中出现的问题提供一个参考资料。文书档案的管理是事业单位实现可持续发展的必经途径，因此，事业单位在未来的管理中，需要加强对文书档案的重视。

　　二．事业单位文书档案管理工作中常见的问题

　　1.单位领导对文书档案管理的重视不足

　　单位管理人员对文书档案管理的认识停留在记录单位日常活动上，缺乏文书档案可以为单位未来发展提供帮助的认识，对文书档案管理重视度低，这直接导致了文书档案管理工作不规范的现象，使得文书档案的分类混乱，与事业单位能够制定长期发展战略目标相违背，不利于单位管理的可持续发展。单位管理层对文书档案管理的作用陷入思维定势，认为文书档案的作用仅仅是为了记录单位活动，忽视了文书档案的历史性和文书档案可以为决策提供参考，这导致了文书档案的到的使用与其本来的功能大相径庭，这种忽视文书档案本质作用的行为致使文书档案管理工作问题层出不穷。

　　2.没有专业的文书档案管理人才

　　文书档案管理工作的开展依托的还是管理人员，所以专业的文书档案管理人员才是文书档案管理工作有效开展的重要环节。相比于且也等法人组织来说，事业单位对文书档案管理不够重视，对文书档案管理人员的要求也不高，这导致了文书档案管理没有专门的管理人员，而是由其他的文职人员来兼任，而兼任文书档案管理的工作人员由于单位对文书档案管理的消极态度，在文书档案管理过程中缺乏积极性，同时由于兼任的情况，也将无法分出足够的精力来处理文书档案管理的工作。

　　3.文件档案管理制度不完善

　　在我国，关于文书档案管理的法律法规有《中华人民共和国档案法》，和政府颁布的《档案实施办法》，除此以外，在各事业单位里根本找不到有关文书档案管理的规章制度，这样不完善的制度管理，只会使文书档案的管理工作形成不规范、不科学的恶性循环的管理后果，这种不完善的文书档案管理会导致需要及时处理的档案没有及时归纳整理，可能会出现资料因为时间的流逝而无法收集完整的问题，在需要查阅的时候也会出现因为无专人管理和文书档案分类不明确而加大查阅资料的难度，文书档案的管理本质目的是便于查找资料，而现在由于管理制度的不完善导致工作效率低下，与其在事业单位设立的初衷实在是相去甚远，因此，不完善的文书档案管理制度是文书档案管理工作存在的本质问题，也是事业单位实现持续发展不得不面对的问题之一，细节决定成败，文书档案管理工作作为事业单位日常工作的一部分，它们之间是部分与整体的关系，部分有时对整体起到决定性作用，因此一个单位的发展离不开其内部各个部分，所有，事业单位应当重视文书档案管理制度存在的问题，积极完善文书档案的管理制度。

　　4.信息化水平不高

　　随着经济的高速发展和科学技术的进步，社会已经进入信息化，国家大到国防小到人民的吃穿住行都离不开互联网，而现在的事业单位的文书档案管理还处在缺乏独立的办公场所，文书档案没有合适的安置处，将文书档案随意的堆放的现状，面对这样糟糕的环境，更不要提文书档案的信息化了。事业单位文书档案不能信息化，这也为文书档案管理和查找带来了诸多不便。

　　三．应对措施

　　1.提高管理人员对文书管理的重视

　　文书档案管理工作想要得到改善，其中最为重要的是要提高事业单位管理人员对文书档案管理工作的重视，只有管理人员提高了对文书档案的重视，文书档案才能得到足够的人才和资金的建设。要提高管理人员对文书档案管理的重视，首先需要针对管理人员特别是参与文书档案工作的人员进行文书档案管理重要性的宣传，为文书档案工作的开展先奠定一个良好的思想基础。

　　2.提高文书档案管理人员的能力

　　文书档案管理是一项专业性较强的工作，需要有具备这方面知识的人员进行管理，所以，事业单位首先要对本单位从事文书档案管理工作的人员进行培训，确保他们能够掌握足够的文书档案管理技能，其次，事业单位需要引进文书档案管理方面的人才，确保文书档案管理能够有新鲜血液的加入，让文书档案管理工作能够走上正轨，形成完备的管理制度。

　　3.完善文书档案管理的制度

　　想要完善文书档案管理制度，在解决了人员方面的问题之后，首先是需要独立的办公环境，文书档案管理需要有独立的空间进行储存，以确保文书档案不受外界的影响而出现不必要的损毁，其次是购进与文书档案管理有关的硬件设备，当下是信息化的时代，因此文书档案的管理也应该信息化，所以，可以借助现代设备将文档归纳总结，数据统一，便于文件的储存和查询。

　　参考文献：

　　[1]杨红.档案管理[M].上海社会科学院出版社,2008.

　　[2]付蓉.试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].办公室业务,2018 (10):121.

　　[3]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务,2018(23):155-156.

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