现代医院档案管理制度研究

　　【摘要】 档案管理是医院管理的重要组成部分，医院档案是推进科研进步、促进技术提升、总结梳理医院发展脉络的宝贵史料和重要依据。随着我国信息技术的不断完善，随着医疗卫生改革的不断深入，外环境给医院档案工作提出了更高地挑战、扩展了更广的内容、增加了全新的种类。因此，医院要准确把握医院档案发展的方向，加强档案现代化管理进程，用以有效提升医疗服务的质量与服务水平。

　　在医疗事业不断创新和转型的背景下，医院管理全方位的现代化建设与发展迎来了更严峻的挑战，档案作为医院管理的重要组成部分，工作的复杂程度日益增加，现代化需求日益提升，工作的难度日益增加。为创新提升档案管理水平，促进档案管理与服务朝着制度化和专业化方向发展，我们需要充分利用信息管理技术和应用数字储存形式，推动医院档案管理工作现代化进程，以期更好的服务医院工作大局。

　　1 医院传统档案工作存在的问题

　　通过对我国各级医院开展档案管理工作情况的调研，发现存在以下问题。

　　1.1 档案管理责任部门未统一

　　医院档案是医院在开展工作时所产生的文件、记录、音像、图表、照片等多种类型的资料，除此以外也包括证书、奖杯和奖章等实物资料[1]。以上管理在大多数医院由4个分管系统承担。一是综合档案，包括：文书、基建、科研、实物、声像档案、财务档案，多数由办公室负责管理；二是人事档案，多数由人事处负责管理；三是病案档案，多数由医务处或质量管理处负责管理；四是财务档案，多数由财务处负责管理。如此分散管理，造成信息汇集、档案整理、开发利用等方面的局限性。

　　1.2 各类档案库房自成一家

　　多数医院设置有各自独立的综合档案室、人事档案室以及病案档案室。3个档案室馆藏资源各自独立、互不开放、不能共享，档案室的收集、整理、归档、入库等工作操作规范也是各行其道。严重阻碍了档案的开发利用效果。加之各类档案库房管理要求和人员履职能力存在差距，造成档案保管能力的差异。

　　1.3 档案的管理模式落后

　　目前已处于信息化时代，信息技术延伸到各种管理领域。多数医院档案数字化转变还未完成，档案信息化建设尚未实施。还是主要以传统人工方式来进行档案整理保管工作[2]。而面对庞大的档案资料，多是凭借工作人员的经验管理，很难高效率、精准完成档案信息查询与提取工作。

　　1.4 档案的资金投入不足

　　现阶段，大多数医院档案室办公设备较为陈旧，档案保管环境未能达标，档案管理信息化难以实现，档案的温湿度监控调节、档案防火、防盗、防光、防有害气体等要求难以保障，档案保管出现很多问题；另一方面在利用上更是依旧使用人工查询模式，未能跟上信息化发展的步伐。

　　2 现代医院档案管理工作的提升办法

　　2.1 从制度管理入手

　　制度建设是推进标准化工作的基础。各医院需要深入学习领会《归档文件整理规则》、新修订的《档案法》等法律、行业规范，并结合自身医院工作特点，在档案管理的制度层面进行推进，结合医院发展实际，将档案管理工作持续细化。制定统一、规范的档案管理制度，针对档案资料的收集、整理、分类、录入、保管等工作环节进行统一规范管理[3]。确保各档案管理环节与步骤的流程化、清晰化、规范化，力争达到管理精细化、制度规范化的效果。针对档案的收集、整理、组卷、立卷、编目、装订、移交、验收等环节都要确定相应的流程规定，保证其各个环节能够标准且顺利进行。同时也要制定质控标准，档案管理要符合规定要求，对整理好的档案进行验收，达标后予以通过验收，不达标需要返回到相应工作人员处重新整理。同时加强移交的管理，没有移交档案就难以保证完整性。最后将档案管理工作纳入质量考核体系，采取岗位责任制，实行质量考核，对应绩效奖惩，督促提高档案人员的工作完成质量。

　　2.2 从创新管理模式入手

　　为保证档案管理效率有大幅提升，保证档案管理水平跟上现代医院管理步伐。从医疗卫生事业的发展现状来看，计算机技术、多媒体技术、电子文件已经普遍应用，在展开档案管理中，实现档案的数字化，继而充分应用档案管理系统，推动档案的信息化，可以极大的提升档案管理的效果。现阶段医院档案管理工作必须要朝着现代化、信息化进行优化。所以有必要先实施纸质档案的数字化，然后推行档案信息化管理和智能档案库建设。电子档案管理系统包括文件收集、移交接收、库房管理、整体档案等模块[4]。建立文书及专业工作人员兼职完成预处理，整理成件或卷后移交档案室。档案室工作人员完成交接、清点、整理、著录、归档等工作后，进行信息化录入。在进行信息化档案管理中，要通过《非纸质载体档案资料抽查记录表》《非纸质载体定期备份情况表》加强数字化档案的保护。并加强电子文件的数据备份，备份方式最好选为数据终端异地备份，备份介质最好为医院的核心存储数据库，也可使用光盘、硬盘，为不可预知的服务器异常，或数据损坏做好充足防灾措施。如出现特殊事项可及时完成系统修补与数据恢复，保障数字档案的安全。

　　2.3 从提升档案管理人员自身素质入手

　　档案工作人员要提升数据情报意识和档案专业素质，学习先进的、实用性的现代信息技术，并提升信息化操作水平，使档案管理系统规范化和标准化得以展现。文书的收录、登记、归档、查询等档案信息化可有效避免，由于人工操作造成的信息差错，也可扩大档案著录的详细程度，提升档案利用效果和检索效果[5]。档案现代化管理需要档案工作人员充分总结医院原本的纸质档，编制详细的档案目录。然后录入档案管理系统。其次建立全文检索数据库，将档案内容全文输入到数据库。在现代化医院档案管理的路径上，数字化和信息化是必经之路。从传统的档案管理方式向现代化档案管理方式转变的技术难题：人员素质的提升、传统档案的数字化升级、档案信息化的实操、新形势下档案的安全管理、现代化档案库房的建设将成为医院逐步推行档案管理现代化进程的关键步骤。

　　3 小结

　　总之，传统医院档案管理体系在推进档案信息化管理工作的过程当中已跟不上现代医院发展需求，现代管理模式除了减轻人力和增加工作速率外，更关键在于集系统化管理、精准化管理、安全管理于一身，既可以自动综合分析、汇集信息、提炼精华、分类归纳，又简化管理流程，便捷搜索应用[6]。实行档案信息化建设是时代的要求，医院需要在思想上加强重视，为档案管理现代化建设一支具备档案管理意识和专业水准的档案管理队伍，建立健全相关规章制度，加强信息技术在档案管理工作中的应用，重组业务流程、改变服务手段、提升管理水平，才能提供更有效的档案服务。

　　4 参考文献

　　[1] 毛永青.医院档案管理业务流程优化途径探究[J].科技资讯, 2022,20(6):224-226.

　　[2] 雷素玲,杨丽,孙康燕.档案管理模式改革在医院档案管理中的运用分析[J].办公室业务,2019(8):135-136.

　　[3] 陈海英.新医改下如何改进医院档案管理工作研究[J].兰台内外,2022(8):37-39.

　　[4] 许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(31):33-34.

　　[5] 张君.解析新医改下医院档案管理的问题及对策[J].文化产业,2021(13):1-2.

　　[6] 张卫.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路——评《现代人事档案管理》[J] .中国油脂,2021,46(4):1.

　　[2021-11-11收稿]