计算机技术在办公自动化中的应用

　　孟　丽　王庆芳

　　（六盘水职业技术学院，贵州 六盘水 553000）

　　摘要：在当今的信息化社会里，计算机已经成为人们生活、工作和学习必不可少的一种手段。办公自动化是将计算机技术与现代办公技术相融合的一种新型办公方式。文章阐述了办公自动化概念、特征，并从计算机技术的角度出发，对其在办公室自动化中的应用进行了探讨,为提高其在办公室中的运用效率和实用性的研究及运用提出一些建议。

　　关键词：计算机技术；办公自动化；运行效率；实用性　　文献标识码：A　　中图分类号：TP317

　　文章编号：2096-4137（2023）01-123-03　　DOI：10.13535/j.cnki.10-1507/n.2023.01.32

　　办公自动化是在现代办公中应用计算机技术而产生的一种全新的办公模式。利用计算机技术、通信技术、自动化技术，办公自动化可以大大减少工作的繁重和优化组织，对改善行政系统、提高行政效能具有重要意义。在办公自动化的作用下，员工之间的协作工作技能得以加强，他们在决策和达成公司目的的水平也会提高，并且对办公自动化进行深入学习，强化对计算机技术在办公自动化领域的运用和理解。它对于今后持续运用计算机技术提高办公效能有着重大意义，是今后发展的主要趋势。

　　1　计算机技术的发展

　　1.1　计算机技术发展史

　　美国于1946 年发明了电子数字计算机。自60 年代起，政府、企业和一些研究单位开始把计算机技术运用于日常工作中，因特尔处理系统也逐渐被普及。1982 年，由于计算机的问世，计算机的生产费用随之降低，计算机装置也逐渐走进了千家万户。当今，科技日新月异，计算机广泛运用于社会的各个层面，使人民的生活更加充实，也促进了人类的进步。

　　1.2　计算机技术发展现状

　　自计算机出现后，计算机技术已逐步融入人们的日常生活。近年来，我国的科技发展日新月异，尤其在计算机方面，已经有了很大进步。随着时间的推移，计算机越来越方便、网络化、智能化，操作系统也由原来的机器语言、程序语言等逐步演化为现在的视窗台式机，而且运算速率越来越快。在未来，计算机的发展方向仍是便捷、网络化和智能化，而计算机专门化、综合化和多样化的特征也会越来越明显。我们有充分的理由认为，未来，新的计算机技术必然会带来跨越世纪的变革。

　　计算机技术将会与办公室技术结合起来，大大提升工作效能，降低公司的人力开支。由于计算机技术的进步，越来越多的公司会引进更高级的计算机软件和硬件，来减少行政费用，提高工作的整体效能。

　　2　办公自动化现状

　　2.1　办公自动化的概念

　　办公室的自动化是指在办公室里使用自动的设备进行工作，分自动控制和日常工作两个方面。办公自动化是计算机技术发展的产物，办公人员利用计算机硬件、软件以及其他网络通信手段，在各个部门进行信息的传输和处理；负责存储、升级、维修工作，确保各个系统文档共享、统一，方便访问。尽管在国内，电子商务和自动化办公刚刚兴起，但是效果明显。由于人与系统的无缝隙连接，在日常生活中采用了智慧的方式。因此，在信息传递方面具有很大的优越性。随着计算机技术的飞速发展，对社会和经济都产生了正面作用。

　　2.2　办公自动化的特征

　　办公自动化采用各种现代计算机，以计算机技术为主要动力，利用系统科学、行为科学和通信技术进行自动工作，进行信息收集、存储和使用。语音、视频等相关资讯资源，紧密结合办公人群，以计算机技术为理论依据，运用计算机技术、网络技术等进行综合运用，实现办公自动化。办公自动化可以将办公室、办公人员和资讯等综合起来，形成一套完整的、完善的人际资讯体系，利用公司内部的计算机网路与网路渠道，安全、可靠、高效地进行资讯分享与沟通，并能执行一系列办公事务，全面改善办公效能。

　　当前，国内的办公自动化发展取得了一些成果，建立了一个具有人和整个系统一体化、传统业务处理智能化的开放体系。随着计算机技术的发展，办公自动化必将带来更大的社会效益和经济效益。

　　3　计算机技术在办公自动化中的应用价值

　　3.1　拓宽办公区域范围，改善办公环境

　　与一般的公司相比，计算机技术可以让公司的工作方式发生很大变化，计算机技术就像是一家公司从一个地方发展到了一个标志性建筑，甚至是世界上所有地方；办公室工作的人们已经可以通过计算机和互联网进行交流与合作，建立起一个真正的人际信息体系，并进行自动的管理；使办公空间得到全方位的提升。同时，计算机技术可以作为各行业、各领域的联系纽带，实现跨行业、跨领域的交流与合作。随着社会的发展和信息技术的不断进步，越来越多的公司投入到运用计算机技术进行办公自动化的工作中来。

　　3.2　降低管理成本，改善工作效率

　　随着计算机的广泛运用，必然会带来一系列的信息和经济变化。通过引进先进的计算机技术，可以节省大量的人力物力，减少复杂的工作流程，减少人力物力的消耗。在运用计算机技术进行办公室自动化的同时，也可以减少一些公司的员工，在减少员工的同时，提高了工作效能和效益。比如惠普（中国），利用计算机技术进行办公自动化，现在的投入已经减少了1/3；美国微软公司将计算机技术用于办公室的自动管理可以节约4 千万美金，而且可以减少人们之间的交流。结果表明，运用计算机技术实现办公自动化，不仅能减少经营成本，而且能提高工作效能，推动公司获得较高的经济利益。

　　3.3　调动企业个体创造性，促进企业发展

　　企业把计算机技术引进办公自动化管理，就是要使办公管理规范标准化，沟通灵活自由化。办公协同的过程，使办公室员工从单调的办公环境、繁杂的办公事务中解脱出来，尽可能调动起企业个体的创造力。创新是推动公司发展的重要要素，采用计算机技术进行办公自动化，对员工的职业素养提出了严格的标准要求，每个员工都应发挥自己的创造性来实现自动化，否则就会被淹没在竞争激烈的市场中。总之，运用计算机技术进行办公自动化的过程中，既要提高员工的创新能力，又要激发员工的创造性，以经济推动公司的健康发展。

　　3.4　给予办公自动化充分的硬件、软件支持

　　在整个工作过程中，办公自动化所牵涉到的工作内容与资讯有关，这一工作都需要在计算机上进行。换言之，不论计算机的硬件装置还是软件资源，都是不可缺少的一部分。在这些软件中，专用的软件主要包括财务管理软件、设备管理软件等；支持系统包括数据库系统、SQLServer2008 和访问系统等；而系统的主要功能是计算机操作系统。

　　3.5　促进文档管理实现自动化

　　在办公文件的编制过程中，将计算机技术应用到办公文件的网上审核、批复等工作中，办公人员可以根据办公的具体情况进行相应的修改，对于文件修改历史痕迹、操作时间、批阅历史痕迹等均能够予以留存。当工作人员收到文件时，首先在文件管理系统中进行输入，再将文件传送给主管、承办人，并将其存档。在完成存档后，可以根据文件的级别进行查询。同时，文件管理员可以根据不同用户的查询权利设定相应的权限。在这段时间里引进计算机技术，可以实现邮件的自动处理，根据不同的级别和权限，对一系列的信息和文件进行共享、使用和保存。

　　3.6　创建信息平台

　　21 世纪是信息社会，企业必须加强信息宣传和交流，因此，许多公司纷纷引进新技术，建立自己独特的信息交流平台。如电子公告、电子论坛、电子期刊等，企业可以在最短的时间内发布企业章程、技术交流、公告等企业信息，帮助办公人员迅速掌握企业发展动态。

　　3.7　促进办公流程实现自动化

　　将计算机技术引入到办公室中，可以实现对整个办公过程的实时、动态监测，并能有效地对各个部门和岗位之间的工作进行协同，从而提高整体的人力资源利用率，提高工作效能。任何一家公司，都要面对各种流程的工作，比如请示、汇报、审批、处理等工作过程，这一工作过程一般具有一定的特点，通过引进计算机技术，可以方便地完成工作过程的自动化；减少可规避交易，优化资源分配，提高工作效能。

　　4　计算机技术是办公自动化的核心

　　在新的时代，如何准确、及时、大量地收集各方面资料，是每个单位的工作重心，是提升企业的核心能力和促进企业健康发展的重要手段。在现代办公环境中，互联网技术是目前最为广泛的一种信息采集方式，也是当今信息技术中的一个重要组成部分，它促进了办公自动化的发展。以计算机技术为中心的办公自动化系统，把现代的办公设施和方便的通信技术结合在一起，形成了一套全面、广泛、高速的信息采集体系，经过一系列的加工、整理、储存，在运用过程中可以为公司带来更大的效益。可见，要赶上现代办公的脚步，计算机技术的推广是非常重要的。办公自动化把资讯的加工和搜集工作，归纳为接收、转换和处理信息、传输和使用。整个办公自动化包含6 个因素：组织结构、办公制度、人员、技术工具、办公场合和办公资讯。

　　5　办公自动化的主要功能

　　本文在现有文献和工作实践的基础上，总结出了实现办公自动化的主要功能：文本处理、数据处理、辅助决策、计算机会议、网络通信、图形和图像的加工 。

　　（1）在文本加工部分，技术工作者将利用OFFICE 和 WPS 等办公软件对文本的内容进行整理，最大限度地展示出简明的信息，提高了工作效能。

　　（2）数据处理是指利用计算机技术对采集到的数据进行分类、过滤，减少数据的重复，确保数据的完整性，从而为用户提供准确及时的数据。资料的加工不仅是反映现代化经营水平的一个主要指标，也是对基本资料的量化研究。

　　（3）辅助决策部分着重于对所搜集的资料进行归类，并根据其对未来的发展情况进行仿真决策，从而为决策者在决策过程中的快速选择提供重要依据，同时，也是确保决策内容准确的重点。

　　（4）利用计算机开会是一种新兴的活动，利用计算机和资料装置，可以让彼此之间的距离很近，同时，也可以用影像和其他手段进行交流。可以让参与者在提问时迅速做出决定，这样可以方便分析和交流各种方案，既节省了时间，又节省了费用，大大提升了交流效果。

　　（5）网络通信是现代办公系统中最重要的技术，能够保证各个业务流程中的实时通信，从而保证各个业务流程的实时性，使各个办公资源真正地在企业中进行共享。与外部世界的沟通和协作也可以通过互联网进行。

　　（6）图形与图像的加工，是计算机最基础的一项工作，可以通过对影像的内部结构进行解析，将分散的影像转化为清晰完整的图形，并从中发现各个影像的相互关系及相互关联。函数可实现图像、图像和印品的加工和解析。

　　在自动化办公室中，计算机技术的运用范围远远超过了它，而在资讯技术的发展中，自动化的工作效能也在逐步提高。员工的工作更加方便，工作效率也更高、更科学。我们坚信，将计算机技术运用于办公室的自动化，将使每个部门受益，而科学技术的发展也将促进人类的发展。

　　6　结语

　　随着国民经济的迅速发展，企事业的办公工作越来越繁杂，急需的资料也越来越多。在这种情况下，以计算机技术为基础的办公自动化系统在处理资料、多媒体技术等领域具有举足轻重的地位，对提高办公人员的工作效率、提高工作品质具有较强的现实意义。新时代，企事业的领导人员和决策者应充分关注办公自动化中的计算机技术，树立正确观念，适应现代办公的潮流。要强化计算机技术的高素质人才培训，为计算机技术的外在应用创造良好环境，并制定和健全相应的管理体系。只有这样，其实际应用价值和长期发展才能得到更好的提升和深入，并为推进我国办公自动化工作的发展奠定坚实基础。

　　作者简介：孟丽（1984-），女，贵州毕节人，六盘水职业技术学院人事处副处长、副教授，研究方向：教育信息化。

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　　（责任编辑：肖央然）