云端创新 如何避免将会议联机时的常见错误

　　利好作用凸显

　　今年春天，规划者和技术供应商都不得不急急忙忙地将疫情造成的会议活动延期或取消的事件，从线下物理领域转移到线上数字领域。到了仲夏，所有相关人员都有一段时间来思考早期的经验教训，并相互分享不断发展的最佳实践效果。

　　本着学习的态度与实践精神，我们邀请了流媒体平台达卡斯特的首席运营官格雷格•埃利斯来分享他发现的最常见的错误，这些错误是规划者们跳转到网上开会时发现的一些问题。在疫情大流行爆发后的三个月里，他的公司的虚拟活动客户群增长了近三倍，观众总数和平台使用量激增了400%。在新业务的大量涌入中，埃利斯观察到的学习曲线，即使是最直接的在线聚会，也拥有大批粉丝或观众。

　　规划人员在数字化过程中最常见的误解

　　“我不需要那么多的活动推广。”

　　有人说，如果你建立了网络活动平台，他们自然就会来。其实，这种想法通常不会产生很好的结果，尤其是当你依赖虚拟平台进行考勤考核的时候。从出勤的记录上你会发现问题。因此，你首先要做的是确定你的目标市场是谁，你的活动最好的促销渠道和你的推广时间。别忘了给注册用户发送前一天日程和当天的活动提醒。其实，现阶段看，现在每个人都在处理大量的虚拟会议邀请！如果您可以为与会者在回复时添加日历提醒选项，则会提高出勤率。

　　“与会者可以不静音加入会议。”

　　为确保活动或会议准时开始，请确保与会者在首次加入时处于静音状态。如果没有，用户会感到被迫取消所产生的不良印象，降低体验感。因此，有时这项服务是有义务的提醒。参会者习惯于在他们等待其他与会者到来时进行闲聊。它会立即分散你的注意力，并阻碍活动的开始。让一个小时的会议被缩短到45分钟。通过在与会者加入时保持静音来消除这种情况。

　　“我测试了我的音频，我可以走了。”

　　检查您的系统，以确保视频、音频和照明都针对环境进行了优化。同时检查您的本地WiFi连接和网速。他还建议你让一个用户在不同的位置测试相同的系统，这样你就知道它在两端都工作的具体情况。通过提前充分准备，消除在会议开始时解决技术问题而浪费的时间。

　　“生产考虑不如平台重要。”

　　高品质的视频应该出现在每个策划人的清单上，以获得精彩的现场和点播体验。观众已经开始期待高质量的流媒体播放，但是如果没有，参会者们就会失去兴趣。高清视频是基准，可以在室内提供最新的移动电话。户外视频通常涉及运动，而具有挑战性的照明条件可能需要更先进的设备。可以根据需要引入额外的照明，以确保环境被正确照亮，而且能够吸引人。如果你打算捕捉移动的物体，一定要提高帧速率来产生平滑的视频。

　　但是，在制作直播内容时，最佳的音频效果是首要要求。即使有很好的灯光和高清视频，如果你的观众不能很容易地听到高质量的音频，内容也会受到很大的影响。一个便宜的USB麦克风将大大改善音频，但如果你想投资创造一个更专业的体验感受，定向麦克风甚至更好。定向麦克风只接收您正在创建的声音，更有效地消除任何外部环境噪音。如果在商务会议方面，可能会使用放在桌子上的外置麦克风；确保制作团队在活动开始前对每个发言者进行测试，并尽可能减少背景噪音。

　　“我的与会者都很专注。”

　　你的听众处于一个高度分散注意力的环境中；阅读他们的电子邮件将是他们最不容易分心的事情。在会议期间推动调查对大量听众最有效。在整个活动中创建聊天功能和参与提示将鼓励与会者出席。一定要通过投票、社交渠道（通过标签）和现场问答与观众互动。无论您选择的平台是否提供内置聊天功能，您都可以使用许多低成本的专业聊天应用程序，来保持参与度。

　　最后，为了让合适的与会者出席，确保你的营销行动符合活动的要求，并确保你在会议活动后能够有效地跟进。