物业公司资产管理内部控制流程(一)

本流程规定了物业公司设备资产、低值易耗品、房屋资产管理等工作，以降低公司在资产管理工作中存在的风险。

设备资产管理

(一)概述

本部分规定了物业公司行政办公设施、车辆等设备资产供应方的选择、审核及签约，采购物品的进场验收与结算、保管与领用、维修维护、盘点清理、报废处置等工作流程，相关制度包括《设备资产管理规定》。

(二)风险控制矩阵

1.设备资产管理标准

风险事项描述院公司未制定设备资产管理制度，设备资产管理职责不清，使用与处置程序不明确，可能导致设备资产管理混乱，资产使用效率低下，设备资产安全得不到保障。

风险控制措施院制订《设备资产管理规定》， 以准确核算设备资产的数量和价值，充分发挥设备资产效能，有效监督设备资产保管状况， 明确设备资产采购、使用相关经济责任。

风险控制痕迹院《设备资产管理规定》文本。

2.设备资产购置预算

风险事项描述院未制定设备资产购置预算， 购置预算不合理、不符合实际需求，或随意超计划采购，可能导致采购成本增加，给企业带来资金损失。

风险控制措施院 每年年初，

各部室将需要购置设备资产的预算交行政办公室， 经办公室汇总审核后编入年度设备资产购置预算，再送财务部门，并上报集团曰财务部门根据资金状况及公司需求进行综合平衡， 并将年度预算上报党政联席会议。

风险控制痕迹院 设备资产购置预算及审批决议。

3.设备资产申购

风险事项描述院 设备资产申购未履行恰当的审核、审批程序，可能导致出现重复购置、超标准购置等情况，从而浪费企业资金或者滋生徇私舞弊现象。

风险控制措施院设备资产购置前，各部室向办公室提出书面申请，填写《设备资产购置审批单》，内容包括购置理由、资产名称等曰办公室根据工作需要提出设备采购价格、规格型号，交财务部门会审并报总经理审批。

风险控制痕迹院设备资产购置审批单及审批痕迹。

4.设备资产购置验收

风险事项描述院购买的设备资产未进行验收或验收程序不完整、设备技术资料缺失，可能导致申报的设备不符合质量要求，影响使用效果。

风险控制措施院办公室应做好设备资产验收入库工作，填写入库验收单、汇总清册，验收单中应包括设备资产的技术资料。风险控制痕迹院设备资产入库验收单及相关技术资料。

5.设备资产分类

风险事项描述院公司未明确设备资产编号、分类登记台账标准， 或标准未得到有效执行，可能导致设备资产分类混乱或账实不符，使得资产使用效率低下或者设备资产安全得不到保障。

风险控制措施院办公室负责设备资产的维护、保养、保管等日常管理职责，并建立设备资产统一编号的分类管理标准，实现每一台设备资产的编号都是统一、有序和唯一的，并以此分类登记设备资产台账曰设备资产台账应及时记录各项设备资产的变动信息，并应与财务部门保持信息一致性。

风险控制痕迹院设备资产分类标准及台账。

6.设备资产卡片

风险事项描述院未建立设备资产卡片或卡片不规范，可能导致设备资产信息确实， 出现账实不符，账卡不符、账账不符等情况，影响设备资产使用和资产安全。

风险控制措施院财务部门应建立设备资产卡片，详细记录设备名称、编号、规格型号、数量、购入日期、使用部门等曰办公室根据卡片的编码填写标签， 并粘贴在实物上，做到帐、卡、物三相符。

风险控制痕迹院 设备资产卡片、设备资产实物照片。