新时期电子档案在档案管理中的应用

　　【摘要】在新时期的发展之中，档案管理中其最重要的就是电子档案管理的应用，电子档案不仅仅可以保障档案的安全，还能够提升其管理的工作效率。该种管理方式已经被应用到很多的行业之中，比如说博物馆之中，物品的管理。但是，针对这样的情况，在档案的管理中仍旧存在着很多的问题，一般的问题就是对其安全管控上有着不足之处，以及相关的管理工作不到位，其管理制度上不够完善以及管理工作人员的素质也不够高，那么，为了可以消除这样的不足之处，就需要我们运用有效的措施来进行管理。本篇文章就是根据新时期在档案管理之中电子档案管理的运用进行分析，并提出相应的建议。

　　引言：伴随着信息技术的快速发展和进步，在新的时期里，档案管理的工作也要有着新的变革，而在这样的情况之下，电子档案管理就应运而生，而也被广泛的运用起来，而为了可以使得其发挥更好的作用，就要根据其特征，运用有效的举措类来开展工作，为了可以更好的提升管理档案的工作效率，在实践管理的过程之中，我们也有了比较有价值的经验，要根据这些电子档案管理的经验，开展管理工作，就可以产生事半功倍的效果。

　　1.新时期电子档案在档案管理中应用的意义

　　新时期，在信息技术和互联网技术不断进步和应用的时代背景下，档案管理工作也面临全新变革，电子档案出现并得到广泛应用。同时，为促进电子档案更好发挥作用，采取有效措施，提高电子档案管理水平是必要的。本文将结合电子档案管理需要，有针对性地提出管理对策，希望能为实际工作开展提供启示。随着信息技术和计算机技术的发展进步，新时期电子档案的应用越来越广泛，并发挥十分重要的作用，其重要意义表现在以下几点：

　　1.1确保档案安全

　　电子档案管理工作中，安全问题尤为突出。因此，为促进电子档案安全管理水平的提升，避免电子档案受到损失，应该结合具体需要，构建完善的完全管理制度措施。同时还要明确管理人员的职责，让他们有效适应电子档案管理需要，并做好备份工作，综合应用防火墙技术，密钥技术，重视病毒查杀，加强安全防护工作，避免电子档案受到不必要的攻击和破坏，进而确保电子档案的安全。

　　1.2提高管理效率

　　电子档案将纸质档案进行扫描和处理之后，进行存储和分类，方便统计和查询，为广大用户使用电子档案创造便利。同时还能为用户提供优质服务，减轻管理人员的劳动强度，让他们有效适应管理工作需要，实现提高电子档案管理水平的目的。

　　2.新时期电子档案在档案管理中应用的不足

　　虽然电子档案的出现，对档案管理具有重要作用。但由于受到制度、人员等因素制约，当前电子档案管理仍然存在不足，存在的问题体现在以下方面：

　　2.1安全管理不足未能结合电子档案

　　管理工作需要，构建健全完善的管理规章制度，制约安全管理水平提高。

　　（一）管理人员安全意识淡薄，难以全面提升安全管理水平，忽视电子档案备份，一旦丢失，数据无法找回。

　　（二）相关制度缺失。电子档案制度缺失，相关规定不完善，难以有效约束和规范管理工作，制约电子档案管理的规范化和制度化进程。同时，相关工作人员责任不明确，电子档案管理责任制没有严格落实，影响管理工作水平提升。

　　（三）人员素质偏低。一些管理人员素质偏低，未能有效适应电子档案管理需要，管理专业技能缺乏，现代信息技术应用水平不强，也忽视加强管理培训工作，制约信息技术应用水平和电子档案管理效率提升。

　　3.新时期电子档案在档案管理中应用的对策

　　为弥补电子档案管理的不足，促进管理水平提升，结合新形势和新要求，根据存在的问题，笔者认为可以采取以下对策：

　　3.1加强安全管理

　　重视软件维护，确保电子档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员的职责和权限，让他们有效开展安全管理的各项工作。另外还要加强软件和系统更新维护，确保电子档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证电子档案存储设备处于良好性能和运营状态。做好日常巡视工作，注重电子档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏，促进电子档案安全管理水平的提升。

　　3.2完善管理制度

　　根据电子档案管理需要，建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动电子档案管理的规范化和制度化，保障电子档案管理效率提升。

　　3.3提高工作人员素质

　　管理人员要了解电子档案的信息，挖掘、开发和综合利用电子档案资源。及时存储电子档案信息资源，构建完善的资源库，方便电子档案资料查询。提高管理人员的服务意识，加强管理培训，具备爱岗敬业精神，具有服务意识和奉献精神。构先进的网络服务体系，提供在线咨询服务，提升管理水平。管理人员的专业素质很大程度上直接影响着档案管理的水平，因此，对于人员的专业素质要就引起相关领导的重视，要定期的对工作人员进行培训。将一些先进的管理经验和管理技巧告诉他们，让他们可以用在使用先进的管理设备基础上，在融入先进的管理技巧。这样即提升了他们的专业技能，也提升了工作效率。

　　3.4重视电子档案备份

　　电子档案要及时备份，保证其安全性与可靠性。对相关软件定期升级和维护，使软件处于良好性能和运营状态。加强备份管理，避免资料丢失，改进并应用现代化管理手段，有效保障电子档案的安全。

　　3.5优化管理服务方式

　　综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进电子档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善电子档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。

　　4.结束语：

　　在新的时期，新的发展之中，电子档案在档案管理中也扮演着越来越重要的角色，该种管理方式在很大程度上起着积极作用。由于我国人口众多，数据信息也非常庞大，档案管理上也存在着很多困难，而运用电子档案就可以很好的解决这些问题，那么在结合现实的工作，不断完善相应的管理制度，提升档案管理人员的专业素养，就可以更大限度的提升档案管理的工作效率。从而推进档案管理的科学性以及合理性，为档案管理的发展注入活力。

　　参考文献

　　[1]苗李蒙 ,梁娟娟 .电子档案在档案管理中的重要性 [J].电子技术与软件工程 ,2016(5):107.

　　[2]邢洁 .电子档案档案管理中的应用 [J].才智 ,2016(4):230.

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