表格及其功能

　　文：Candy Adams ● 编译：付晓 Claudia2translator@Foxmail.com

　　回想起来，当展览经理的头几年，我除了填表格什么都没做。当时，我说服自己，随着时间的推移和实践，处理活动文件会变得更容易。我一点也不知道这只是一厢情愿的想法，因为在文书工作方面，没有两个活动是完全相同的。

　　这些必要的表格（以及随附的小字说明）通过参展商服务手册（有时称为参展商工具包）分发给参展商。这些工具包通常可以在线获得，或者作为可下载的pdf文件，大小不一，从小型桌面活动的几十页资料到多场地大型活动的五百页资料。每种形式都来自展会上提供产品和服务的多个组织中的一个。请继续阅读参展商工具包中最常见的订单表单的概述，包括描述和内部信息。

　　订房请求表

　　报名参加活动后，您需要填写的第一张表格是为您的员工预订酒店房间。一般来说，订房部门在最初封锁房间时不会要求客人的姓名，而只要求每晚所需的房间总数。在未来预定的日期，需要为房间分配姓名和信用卡信息，以保证第一晚的押金。

　　当收到酒店确认函时，分配给每个预订的号码不是有效的酒店确认号码——它只是订房部门的内部标识符。订房部门会在入住前5到7天向酒店发布房源信息，届时酒店会给每个预订单分配实际的确认号码。你有责任联系酒店获取这些号码，然后把它们提供给你的员工。

　　展位租赁协议

　　此表格通常与其他两种表格一起提供：展会平面图及其基本条款和条件。其中一个条件是大多数展会的样板，也就是说，展会经理或组织者可以做任何他们认为对展会最有利的事情。这可能包括把你选择和分配的展位移走，这样他们就可以把它转卖给一个出价更高的参展商，改变展会的日期，更换场地，甚至取消展会。

　　在我的职业生涯中，我经历过所有这些“为了活动更好”的噱头。我也确保不会再与那些认为他们的贪婪比他们的参展商关系更重要的展会经理合作。

　　变更事项的表格

　　变更表允许参展商要求更改或放弃展位租赁合同或参展商服务手册中列出的规则或规定。我过去要求和收到的变更例子包括:改变未来展位押金的到期日期，当咖啡在展会上被禁止时，在我的展位上提供咖啡，行业标准是12英尺，在四周的展品上设置16英尺的后墙，而我的展品来自另一个贸易展会，要求提前或晚一些有针对性地做进场材料处理。

　　填写变更表时要记住的主要事情是，展会经理只是想让所有的客户满意，如果你的要求不会让邻近的参展商感到不安，你的要求很可能会得到批准。

　　参展商指定承包商表格

　　如果决定不雇用参展商服务手册中列出的官方承包商，可以雇用参展商指定承包商（EAC）。在展会前30至60天，需要通知展会管理部门和/或总服务承包商（GSC）和雇佣EAC的计划。

　　EAC需要提交适当的保险单，说明EAC既有商业一般责任保险，也有工人赔偿保险。该保单必须列出所有所需的附加被保险人。

　　物料搬运表

　　该表格帮助GSC确定其货运设备和会议中心装货码头的人员需求。因为在货物到达之前，你不需要为你的材料处理付费，所以没必要隐瞒你所带进会场货物的重量或尺寸。如果所有参展商都提供过低的运费估算，这可能不利于每个人的进场，因为GSC将没有足够的设备和人力资源来容纳所有的运费。

　　提单

　　提单是整个运输过程中最重要的单证。它规定了托运人和运输公司之间的合同条款，根据该条款，货物将在指定地点之间移动，并收取费用。它由承运人提供，作为所有权文件、运输合同和货物收据。一定要填写提单上所有的阴影部分，并在签字前阅读整个表格。您需要在展会结束后将其与统一材料处理协议（见下文）一起交给GSC的服务台。在提单上签字，即表示您同意接受提单所有条款和条件的约束。

　　统一物料搬运协议

　　由GSC提供给参展商的统一物料处理协议（UMHA）看起来像提单。它建立了参展商和GSC之间的协议条款，以处理您从展会的出站货物装载。当您在展会期间与GSC结算财务账户时，您将为每批出境货物获得单独的UMHA。当拆除完成后，这份出站UMHA将交给GSC的服务台，您须已填写所有阴影部分，包括按货运类型（纸箱、箱子、板条箱、托盘/滑板、地毯等）准确的件数，这些件数应与您提单上的件数相符。

　　在您完成UMHA并提交之前，您的运输承运人将不会从编组场被召唤来装载您的货物。如果您不打算在整个拆卸和重新装填过程中都在您的展位上，请确保您的拆卸主管知道UMHA必须完成并交给GSC，以确保您的负载被委托给您选择的承运人。否则，GSC可能会强迫您的展览交到到其选择的承运人，通常是该展览的官方公共承运人或其内部货运部门。然后，它将被转移到GSC的仓库进行存储，等待您通知您想要与您的运费做什么，或者以更高的费率运送给您。

　　请注意，当您填写UMHA时，您将有机会选择最适合您的选项。

　　安装和拆卸劳动表

　　根据您订购的GSC安装和拆卸工人到达您的展位的时间，您可能需要等待一段时间。只有在工作日开始时（通常是早上7:30或8点）安排的I&D工作才能保证在那个时间到达。指定GSC劳务的任何其他到达时间将导致分配为“将呼叫”状态，这意味着您的劳务人员将在完成另一个参展商的工作并准备重新分配时到达。

　　付款方式

　　这是GSC的表格，基本上是说，“给我钱。”它要求以何种方式支付GSC的展前付款（用于展会服务和产品）：通过公司支票，电汇或信用卡。无论您决定如何在展会前付款，GSC仍然要求信用卡担保，以便支付在展会期间或之后可能发生的任何额外费用。

　　尽管参展商服务手册和里面的大量表格既耗时又乏味，但从上到下、从前到后阅读每一页都很重要，这样你才能充分了解和准备好参加展会。就像我喜欢说的，“大字给人好处，小字给人坏处。”