信息化背景下建筑企业综合档案管理工作创新研究

　　陈琼英［黄鹤楼科技园（集团）有限公司］

　　摘要：本文主要探讨综合档案管理的意义，分析当前建筑企业在综合档案管理中存在的问题，包括数据真实性不足、设施不完善以及管理人员信息化水平较低等。同时，针对这些问题，提出相应的优化路径，包括建立健全综合档案管理体系、完善规章制度、开发功能完善的综合档案管理系统以及培育高素质的档案管理团队等。通过这些创新措施，建筑企业能够提升综合档案管理的效率与质量，从而实现智能化转型和可持续发展，为企业赢得竞争优势提供有力支持。

　　关键词：信息化；综合档案；管理

　　在信息化快速发展的背景下，综合档案管理工作面临着前所未有的机遇与挑战。综合档案作为企业在研发、生产和管理过程中积累的重要信息资源，承载着企业的知识产权和核心竞争力。有效的综合档案管理不仅能提升企业的创新能力，还能为决策制定提供重要依据，促进资源的合理配置与高效利用。随着信息技术的不断发展，传统的纸质档案管理方式已无法满足现代企业对档案管理的高效性、准确性和安全性的要求。因此，构建一套适应信息化时代要求的综合档案管理体系显得尤为重要。

　　综合档案管理对建筑企业的意义

　　综合档案管理是现代建筑企业运营管理的重要组成部分，不仅关系到项目的顺利实施与管理效率的提升，还直接关系到企业的技术创新、知识积累和市场竞争力的提升。

　　首先，综合档案管理对项目的高效执行起到了重要的保障作用。建筑企业在实施建筑工程、装饰工程、土石方工程和市政工程等项目时，必须依赖系统化的档案管理来保存设计图纸、施工方案、技术标准及验收记录等关键信息。这种系统化的管理确保了项目实施过程中的规范性和一致性，从而有效提高了工程质量和客户满意度。

　　其次，综合档案管理有助于提升企业的技术创新能力。建筑行业技术更新迅速，建筑企业通过有效的档案管理机制，能够及时收集和整理各类技术资料，从而快速获取前期项目中的成功案例与经验教训。这种知识的积累不仅有助于提高员工的专业素养，也为新项目的技术创新提供了宝贵的参考。

　　信息化背景下建筑企业综合档案管理工作的现状和问题

　　一、数据真实性不足

　　首先，档案数据真实性不足。在综合档案的收集、整理与存储过程中，部分档案管理人员未能严格遵循数据录入的标准和要求，导致档案信息的准确性不足。部分企业在电子档案入库时，缺乏必要的审核和校验程序，导致数据录入错误或遗漏。一旦档案数据的真实性存在问题，就会对后续的项目决策、资源配置等环节产生负面影响，影响了档案信息的可靠性。

　　其次，综合档案的更新与维护机制不健全。建筑工程项目通常涉及多个阶段和多个部门，因此，综合档案的动态更新显得尤为重要。然而，部分企业在档案管理中未能建立有效的更新机制，导致档案信息滞后，无法反映项目的最新进展。档案信息更新不及时，会直接影响项目管理的科学性和有效性，使决策者在依赖档案信息进行管理时面临较大的风险。

　　二、软硬件设施不完善

　　首先，综合档案管理系统的软件建设不完善。部分建筑企业未能根据实际需求购置先进的软件系统，导致现有系统功能受限，无法满足日益增长的档案管理需求。在电子档案的传递和共享过程中，常常出现系统之间不兼容的问题，造成信息无法顺利流转，不仅延误了项目进度，还使得相关人员在查阅和利用档案时面临较大阻碍，从而降低了档案管理的实用性。

　　其次，综合档案的硬件设施建设滞后。部分建筑企业在综合档案管理中，未能充分考虑硬件设施的要求，导致存储设备和网络设备性能不足，使档案数据的存储和访问受到较大限制，影响了档案信息的及时更新和使用，尤其是在项目高峰期，若硬件设施无法支撑大量数据的处理需求，将直接影响到项目的管理效率和决策质量。

　　三、管理人员的信息化水平有待提升

　　首先，部分综合档案管理人员对信息化系统的理解不够深入。虽然企业在综合档案管理中逐渐引入了先进的信息化系统，但部分管理人员对这些系统的功能和操作流程还不够了解，对系统的深层次应用、数据分析及信息整合等高级功能缺乏足够的认识，导致档案管理工作无法充分发挥信息化系统的优势，降低了档案信息的利用效率。

　　其次，企业在人员培训和技能提升方面投入不足。信息化建设需要专业的技术支持，但部分建筑企业在人员培训和教育方面投入较少，缺乏系统的培训计划和持续的技能提升机制。对人员的培训多停留在基础操作层面，缺乏针对性的学习和实践，导致相关人员在面对复杂的技术问题时，无法作出有效的应对。这不仅影响了档案管理的效率，也影响了企业信息化转型的进程。

　　最后，综合档案管理人员的专业素养与信息化需求之间存在差距。随着建筑行业对综合档案管理的要求不断提高，相关人员专业素养的提升势在必行。然而，部分档案管理人员在信息技术、数据管理等方面的知识储备不足，难以适应快速变化的工作环境的要求。

　　信息化背景下建筑企业综合档案管理工作优化路径

　　一、建立健全综合档案管理体系

　　综合档案是企业在研发、设计、施工等过程中产生的重要信息的载体，建立健全管理体系能够确保这些信息的有效存储，避免因人员流动或管理不善导致信息流失和遗漏。完善的综合档案管理体系能够优化档案的分类、存储和检索流程，使得相关人员能够快速找到所需信息，从而提高工作效率。

　　首先，制定严谨的综合档案管理流程。在信息化大背景下，建筑企业的综合档案来源广泛、类型多样，包括各类业务文件、人事资料、财务报表、项目文档等。因此，档案管理流程应涵盖档案从形成、收集、整理、归档到利用的全过程。在档案形成阶段，要明确各部门的职责，明确各类档案的格式、内容要求等标准，确保档案初始信息的准确性和完整性。例如，业务部门在签订合同时，应按照预先设定的合同档案模板进行填写，包括合同双方信息、主要条款、签订日期等关键要素。在档案收集方面，要建立全面的收集网络，确保各部门及时将应归档的档案移交给档案管理部门。在档案利用方面，要建立规范的借阅、查询制度，明确用户权限，准确记录档案利用情况，以便追溯和统计。

　　其次，针对入库后的综合档案，做好定期抽查和检测工作。由于综合档案在企业运营、决策、发展规划等方面具有重要的参考价值，其完整性、准确性和可用性必须得到保障。因此，定期抽查和检测工作必不可少。定期抽查可以按照一定的比例从各类档案中抽取样本进行检查。对于纸质档案，要检查其是否存在纸张损坏、字迹褪色等情况，如有损坏，应及时进行修复或复制。例如，年代久远的纸质人事档案，可能存在纸张发黄变脆的问题，需采取特殊的修复技术加以保护。对于电子档案，要检测数据的完整性、可读性以及存储介质的安全性。对此，企业可以利用专门的电子档案检测工具，检查文件是否能够正常打开、数据是否存在丢失或损坏等情况。同时，要关注存储设备的运行状态，如硬盘的健康状况、服务器的稳定性等，以确保档案信息的安全性。此外，检测工作还应包括对档案管理系统的功能测试，确保系统的检索、查询、统计等功能正常运行，以满足企业对档案管理的需求。

　　二、制定完善的综合档案管理规章制度

　　完善综合档案管理规章制度不仅能够提升企业的管理水平和工作效率，还能够为企业的可持续发展和创新提供重要保障，是确保企业综合档案管理有效性的基础。

　　首先，建立明确的综合档案管理规章制度，包括岗位责任制、责任追究制等，确保相关责任人职责清晰。明确各类档案的收集范围，涵盖企业经营管理、人事、财务、项目建设、科研成果等各个方面。规定收集的时间周期，如月度、季度或年度等。同时，建立完善的档案收集流程，各部门需按照规定的格式和要求整理好本部门产生的档案，填写移交清单，经部门负责人审核签字后移交至档案管理部门。

　　其次，构建科学的评估与考核机制。按照档案整理制度的要求，对档案的分类、编号、装订等方面进行评估，如分类是否符合标准、编号是否唯一且有规律、装订是否整齐牢固等。根据评估结果，将整理效果划分为优秀、良好、合格、不合格等级别。统计档案利用的频率、利用者的满意度等指标，通过分析档案借阅记录，可了解不同类型档案的利用情况，计算档案的利用率。通过对档案利用者进行满意度调查，了解他们对档案利用服务的及时性、准确性、便捷性等方面的评价。　

　　最后，采用分类管理的策略。由于建筑企业业务类型多样，产生的档案种类繁多，需要采用分类管理的策略。例如，对于实体产业业务产生的工程建设档案、生产技术档案等，按照工程和生产流程进行分类管理；对于金融业务产生的信贷档案、投资档案等，依据金融业务的不同类型和监管要求进行分类；对于服务业业务产生的客户服务档案、营销策划档案等，按照服务对象或项目进行分类。通过分类管理，可显著提高档案管理的针对性和效率。

　　三、开发功能完善的综合档案管理系统

　　为提升综合档案管理的效率和质量，开发功能完善的综合档案管理系统显得尤为重要。

　　首先，在档案接收模块中，系统应具备在线和离线两种接收功能。在线接收方面，系统应具备广泛的格式兼容性，以接收多种格式的档案文件，如DOC（文档）、PDF（可移植文档格式）等，同时采用加密传输协议保障安全性，并对传输的档案进行完整性校验。此外，系统应能够自动提取档案的元数据信息，方便后续的查询和管理。离线接收是通过开发专门的工具，支持将档案文件批量收集并打包，系统在连接后能够自动识别并导入这些文件，确保数据的一致性，并记录接收过程的详细信息以便进行追溯。

　　其次，归档模块是综合档案管理系统的核心，系统应允许管理员设定分类规则并具备自动分类功能，同时提供自定义分类调整以应对特殊情况。在版本管理方面，系统应能够识别并存储档案文件的不同版本，建立版本之间的关联，方便用户查看历史版本，并允许管理员设定版本控制策略。关联整合功能则可发现数据之间的潜在关系，提供直观的展示和导航功能，提升档案信息的利用价值。

　　最后，系统应具备实时监控与预警功能，能够实时监控存储设备的使用情况、用户操作及档案管理流程，确保流程的规范性和流畅性。当监控到异常情况时，系统可通过内部通知、邮件通知和移动端通知等多种方式及时提醒相关人员，提升应急响应能力，确保档案管理工作安全、高效。

　　四、培育高素质综合档案管理团队

　　为提升档案管理团队的整体素质和工作效率，企业可以采取建立分层培训机制、丰富培训形式、创新激励机制等方式，打造一支高素质的综合档案管理队伍。首先，分层培训机制包括基础培训、专业提升培训和综合素养培训。基础培训针对新入职的档案管理人员，涵盖企业档案管理的基本规章制度和操作技能；专业提升培训主要为有经验的员工提供前沿理论和技术的学习，如数字化档案管理等；综合素养培训面向核心骨干，注重领导力和项目管理能力的提升。其次，丰富培训形式包括内部培训、外部培训和在线培训。内部培训主要利用企业内部资源进行培训，外部培训的目的是让员工及时了解行业动态，在线培训可为员工提供更为灵活的学习方式。再次，激励机制应包括物质激励和精神激励。物质激励包括与绩效挂钩的薪酬奖励和福利激励，精神激励则通过表彰、提供职业发展机会和晋升机会等方式来增强员工的幸福感与归属感。最后，定期组织团队建设活动以加强成员间的沟通与交流。档案管理部门应与业务部门和信息技术部门建立紧密合作机制，以确保档案管理工作的顺利进行和信息化水平的提高。

　　结语

　　信息化背景下的综合档案管理工作是建筑企业提升管理水平、促进技术创新和提高市场竞争力的重要手段。面对当前档案管理中的诸多挑战，建筑企业必须积极探索创新路径，以实现综合档案管理的数字化、智能化转型。通过建立科学的管理体系、完善规章制度、开发高效的管理系统以及培养专业的管理团队，企业能够有效提升综合档案的管理质量和使用效率。这不仅有助于企业在瞬息万变的市场环境中保持竞争优势，还为其未来的可持续发展奠定了坚实基础。在信息化浪潮的推动下，综合档案管理必将迎来新的发展机遇，成为企业创新与发展的重要助力。

　　参考文献

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