事业单位档案管理问题及完善策略探究

　　摘要：对于事业单位而言已经进入到深化改革的重要阶段，如何以更高的管理水平来迎接新挑战，解决新问题是事业单位各部门及工作人员需要探讨的内容。档案管理作为事业单位管理体系中的重要组成部分，对事业单位的发展有着不容忽视的意义。本文就事业单位档案管理问题进行了探讨。通过探索更加完善的策略以解决传统档案管理中的不足和短板，使档案管理精益求精，推动事业单位发挥出更充分的职能。

　　引言

　　国家社会的公益服务组织机构中，事业单位是典型的代表。通过发挥出各种社会服务职能，维护社会稳定，促进社会发展。新时期内，国家对事业单位的管理水平提出了更高的要求。面对新形势，新情况和新要求，事业单位必须在工作中保持创新探索的姿态，以科学的发展观推动经营管理水平的提升。档案管理与事业单位的发展息息相关。以档案管理为切入点，通过完善档案管理策略推动事业单位整体管理水平的提升是一条有效途径。

　　2 当前事业单位档案管理中存在的主要问题

　　近年来，国家档案事业发展进程加快，信息化建设成为事业单位档案管理的重要工作要求。在信息技术的支持下推动档案管理工作提质增效，发挥出档案资源的更多效能是近年来事业单位档案管理工作的重点。在实际的管理工作中，仍旧存在一些问题。一是历史档案还没有纳入到档案数据库中。由于历史档案管理模式是人工管理，因此大多数档案是纸质或实物管理模式。而信息化档案建设进程中，这部分历史档案需要纳入到电子档案数据库中，以更好地为事业单位档案的开发利用和后续服务工作奠定基础。过去历史档案由于时间较长，部分档案信息存在缺失的情况，给档案数据库的完善增加了难度。二是在事业单位的档案信息化建设进程中，档案数字化程度较弱，除了硬件上的不足以外，在应用新技术水平上也不足。档案管理过程中在管理制度上仍旧存在不完善的地方，在档案对接，档案移交，档案后续的管理方面仍旧存在标准不不统一的情况。这些都是需要事业单位在后续的档案管理工作中需要进一步完善的地方。

　　3 管理中遵循的原则

　　系统化原则：事业单位的档案管理过程中，因档案的类别不同需要档案在管理的过程中全面考虑，以系统化的眼光来建章立制。通过系统性考量，是档案管理的制度、流程能够覆盖到所有的档案管理环节，覆盖到所有的档案类别，从而更系统地进行档案管理。

　　差异化原则：事业单位的档案管理不是一刀切，而是在基于大的管理流程和管理框架下的分门别类的管理。根据不同类型的档案采用更加具体的管理方法。使不同类型的档案都能够以最适宜的办法得到管理。

　　实效性原则：事业单位的档案管理不是可有可无的，而是切实发挥出实效性的。结合最新的档案法规定，事业单位的档案管理应在加快档案信息化数字化建设的基础上积极推动档案资源开发利用，为公众提供更优质更便捷的服务，发挥出档案资源的多重效用。

　　4 完善事业单位档案管理工作的有效策略

　　首先，积极推进档案管理的数字化进程。数字化档案已经成为数据时代档案管理的大势所趋。结合档案信息化建设的实际情况，积极推动档案管理的数字化进程。一方面是对历史档案进行补录，结合档案管理的新要求和新标准完善档案数据库。另一方面，对历史档案进行调卷和抽档，分析档案和现有档案之前的关系，从而确定需要合档的历史档案，保证档案数据库规范有序，完善档案数据库。

　　其次，加强档案管理标准化建设。基本思路是在档案管理中要采取统一的管理流程和管理标准。对档案信息化管理的各个环节进行建章立制，明确各个管理岗位的工作职责和工作权限，对管理各个流程制定严格的管理标准，对不同类型的档案管理的标准进行明确。围绕实际管理档案类型的不同，分别对各个类型的档案进行整理、排序，使档案目录更加清晰，档案排序更加合理，确保档案要件齐全，内容完整。对档案按照一案一卷的方式进行整理和完善，统一卷皮。确保所有的档案目录统一规范，每卷档案装订整齐。根据各种类型档案的归档制度和归档标准分别对档案资料进行编号，实物归档的同时建立档案的电子台账。入库档案进行分类的存放方式，确保档案信息管理系统中的档案电子信息与实际案卷入库存放的位置一一对应，为档案后续查询、管理奠定基础保障。

　　其三，加强档案精细化管理。结合档案信息化管理的实际情况，制定切实可行的档案管理制度，注重电子档案管理的保密性、档案信息数据的安全性、档案库房管理、廉政守法等重点方面。结合具体的制度条例，对档案工作人员加强教育培训，定期组织召开各种工作例会，制定和实施档案人员学习培训计划，组织档案人员进行学习交流活动和业务培训活动，提高工作人员业务水平。实施绩效考核制度，以精益求精的思路对档案管理的相关部门和人员进行考核，督促各部门及工作人员重视归档工作，确保档案管理任务和管理目标按时完成。

　　其四，提高服务水平。随着档案资源的日益丰富，事业单位的档案资源开发利用也越来越重要。通过提高档案服务水平，方便职工群众，更好地为社会服务。为了方便民众查询档案信息，增设档案自助设备，民众可以凭借身份证自助查询档案信息。信息化管理的过程中应增强档案信息管理的安全性。档案查询系统采用身份认证的方式，或采用密码授权的方式，待信息审核确认后通过授权才可进入到档案信息系统进行查询。随着事业单位档案数量的日益增长，对档案管理硬件设施做好采购计划，及时增添档案保密柜及电子档案专用安全设备，保证档案管理的安全性。

　　5 结语

　　综上所述，抓好档案管理不仅是事业单位深化改革的内在要求，同时也是国家档案事业发展的大势所趋。结合新档案法的内容条例，以信息技术、数字技术为支持，制定科学可行的管理制度和管理标准，推动事业单位档案管理登上新的台阶。作为档案管理人员，应顺应时代发展趋势，积极了解新理念，学习新技术，在岗位工作中主动学习，积极创新，更好地适应新时期档案管理的新要求。

　　参考文献：

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　　[3]许兰香.浅谈大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J]．传播力研究，2019，3(8):227.

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