发票电子化趋势下企业财务管理面临的挑战及变革策略

　　魏海涛（山东罗欣药业集团股份有限公司）

　　摘要：随着互联网、大数据等信息化技术的不断推广，加之“金税工程”在税务与企业之间的广泛应用，我国已开始在全国范围内推广发票电子化改革。此项改革不仅对税务机关的征管方式产生巨大影响，还给企业的生产经营，特别是我国企业原有的财务管理带来较大挑战。本文对发票电子化趋势下企业财务管理面临的挑战与变革进行分析，提出强化财务管理的具体措施，以提高企业财务管理水平，助力其实现高质量发展。

　　关键词：发票电子化；财务管理；挑战；变革

　　引言

　　电子发票虽然与纸质发票具有相同的内容与功能，但是电子发票是建立在虚拟的数据库、服务器与互联网基础之上的。随着发票电子化的推行和应用，企业财务管理面临新的风险和挑战，原有的财务管理模式需要进行调整和创新。因此，企业应积极应对发票电子化改革带来的挑战，梳理自身在发票管理、财务管理中的不足。通过结合信息化技术、发票电子化、税收筹划和会计核算等手段，企业可以提升财务信息化管理效率，提高财务管理的透明度和可控性。

　　发票电子化趋势下企业财务管理的重要性

　　一、提高企业发票管理效率

　　第一，在传统纸质发票管理模式下，发票管理流程十分复杂。纸质发票在申领、开具、打印与邮寄等方面均需要遵守一定的规程，同时受到发票开具地及相应权限等方面的限制与影响。从发票取得方来看，财务人员在获取发票后还需要对发票的真伪进行网上查询，审核发票抬头、清单、数量，最终经过归类、编号后进行财务核算与归档。这样的管理模式存在链条长、流程多、成本与风险高等特点。第二，推行发票电子化后，企业可利用“金税工程”系统、ERP（企业资源计划）、财务共享等信息化平台实现对发票全生命周期的监控与管理，并将发票以电子数据的形式予以保存、传递。一方面，对于电子发票的开具，企业财务人员可以通过统一的发票管理平台办理。同时，企业通过ERP综合管理平台实现与发票管理系统的对接。这可以使财务人员及时获取发票相关数据，通过发票管理协同信息化平台，实现电子发票自动化开具、自动化交付。另一方面，在发票接收环节，接收方在电子发票平台上自动接收、归集发票，并利用自身的结算系统完成发票查验、报账提请等操作，精简发票管理的中间环节，提升企业财务管理信息化水平。

　　二、降低企业纳税申报风险

　　在发票电子化推行之前，财务人员通常会利用电子表格来汇总和计算纳税申报数据。在数据读取和收集方面，没有电子化系统的支持，财务人员只能通过人工取数的方式进行，导致工作量大、难度高，并且容易出现错误。企业财务人员在进行纳税申报过程中，由于税收政策的变化和新会计准则的出台等因素，纳税申报存在一定的风险，特别是在手工填制模式下，错报的风险会进一步加大。例如，在一些大型企业，其涉税业务量很大，税种也比较多。同时，纳税申报的流程复杂且纳税主体存在多样性，如果财务人员在发票获取、发票开具、纳税申报计算、税收政策应用等方面存在问题，都将增加企业税务风险。在发票电子化趋势下，财务人员可利用信息化系统实现纳税申报全过程、全要素的自动化管理，大大降低人为差错的概率，提升纳税申报的准确性。例如，在EPR、财务共享、“金税四期”系统支持下，财务人员可以实现电子发票的统一管理、存储、管控，并可随时了解发票使用、余额情况，随时将发票内容与会计核算进行比对。在确保会计信息质量的同时，税务人员编制的税收筹划方案、纳税申报表更加准确。此外，企业财务人员申报纳税数据时，系统将为财务人员提供有关政策、准则等方面的信息，并提醒财务人员会计数据与税务数据之间的差异，避免出现漏报。最终，由系统形成统一格式的纳税申报表，经过相关领导审批后，财务人员即可提交。

　　三、帮助财务人员进行分析

　　在发票电子化背景下，财务人员可通过大数据、互联网对海量发票数据进行收集、整理，为管理者决策提供相关参考。一是利用电子发票实现客户分析。企业财务人员可利用大数据等技术，在网上广泛收集企业产品客户所开具的增值税相关信息。财务人员通过汇总、分类，了解客户在数量、单价、购买次数等方面的信息，为本企业市场营销方案的制定提供分析资料。二是实现对供应商的精准分析。企业在采购、销售过程中，会与众多供应商进行长期合作，在合作过程中也会产生大量的电子发票。企业财务人员通过大数据等技术可以实现对发票中有关数量、价格、时间等内容的汇总与分析，综合性地对供应商履约情况、商品质量、价格波动等情况予以评价。三是实现对员工报销活动的有效管理。企业员工在经办业务时，必须以合法、完整的发票作为入账依据。在发票电子化改革后，财务人员可通过发票系统，实现原始凭证网上审核、报销处理与数据保存，并通过分析手段将不同类型的费用支出进行归类，多维度呈现企业成本结构，为完善成本管理制度、降低成本提供素材。例如，财务人员、内部审计人员可以通过发票系统对以往报销中存在的问题进行追踪，在规范报销流程的同时，确定发票责任。

　　发票电子化趋势下企业财务管理面临的挑战

　　一、对财务人员电子发票识别能力提出较高要求虽然电子发票提高了票据传递、报销的效率，但是在运行过程中由于其自身所具有的数字化、虚拟化特点，也会对原有财务管理形成挑战。一是受传统纸质发票管理模式的影响，财务人员已经形成了一定的习惯，即使是在发票电子化改革后，一些财务人员也会将电子发票打印、装订、存档。二是纸质发票通常是一式三联或四联，发票只能报销一次。在发票电子化改革后，电子发票可以被无限次打印。这样电子发票将面临重复打印报销的风险，无形中增加了企业违纪风险。三是电子发票比纸质发票更加容易被篡改。利用图像处理软件对电子发票上的数据信息进行篡改，且人眼很难识别。被篡改的电子发票如果通过报销入账归档，对企业财务管理来说，无疑是留下了隐患。

　　二、促使企业提升电子化档案管理水平

　　电子发票能否顺利实施并发挥作用，将直接影响企业会计信息质量与财务管理水平。一是一些企业由于在发票电子化改革后，未能构建完善的信息化平台和科学、适用的财务管理制度体系，并且相应的财务人才缺乏，这些因素将直接增加企业财务管理风险。比如，个别企业出于成本因素考虑，未能将财务核算系统与发票管理系统实现端口对接，未能建立集核算、内控、发票管理于一体的信息化管理系统，导致电子发票的管理优势无法得到发挥。二是部分企业受传统纸质发票管理模式影响，在会计报销、会计记录与发票管理过程中仍沿用传统模式，并没有真正发挥电子发票在节约成本、减少流程上的优势，使发票电子化管理流于表面。例如，个别企业财务人员在获取电子发票后，只重视电子发票打印后的装订、入账，未实施电子发票在信息化系统中上传、录入数据库等信息化管理流程。三是发票电子化管理需要企业在财务管理制度、人才培训、内部控制、大数据应用等方面对原有制度进行调整、完善，以制度来规范电子发票管理。但是，目前个别企业在制度建设及人才专业技术培训等方面不完善，无法适应电子化趋势对企业电子化档案管理的新要求。

　　三、增加了企业网络安全风险与数据丢失风险

　　电子发票的运行依赖互联网、大数据等信息化技术的支持，虽然其在管理效率方面具有显著的优势，但在流转、保存等日常管理中也面临信息化技术所带来的风险。例如，发票被恶意篡改、网络P图、数据拷贝等风险，直接影响企业财务管理工作的正常开展。一是来自网络方面的风险。在实施发票电子化管理后，企业数据库可能会受到木马、黑客、监听、病毒等的攻击，甚至个别人员会利用图片软件对电子发票进行篡改或伪造，加大了企业的法律风险。二是发票在保存过程中的风险。电子发票通常会在数据库、光盘、硬盘、服务器等介质中进行保管，如果计算机出现断电、故障等情况，可能会使电子发票丢失，给企业带来无法挽回的损失。在“金税四期”、发票电子化改革背景下，企业财务、信息安全管理面临较大挑战。如果企业无法满足发票电子化改革的要求，不但会影响财务管理效率，还会增加企业的税务、法律风险。

　　发票电子化趋势下企业加强财务管理的具体措施

　　一、对电子发票进行精准识别

　　第一，为避免电子发票被篡改、伪造等问题的发生，企业应对业务办理人员、财务人员进行业务培训，使其树立起依法纳税、合法使用发票的思想意识。同时，企业应对业务人员使用违规发票的行为给予严厉惩罚，从源头堵住虚假发票报销漏洞。一是在发票审核流程，企业财务人员应利用大数据、数据库或电子表格，对已经使用过的发票建立台账。二是财务人员利用发票代码的唯一性特点，对发票报销人、报销时间、审批部门等信息进行详细登记，为发票审核提供基础数据。比如，企业可以在财务管理系统中增设发票查询模块，规定业务人员在系统内提交发票报销前，必须录入唯一的发票代码。发票代码联网与数据库进行比对、验证通过后，财务人员才可以对该发票的报销活动进行审核、审批。第二，为了避免电子发票出现人为伪造、篡改等问题，企业财务人员可利用税务机关提供的增值税发票查验系统对电子发票加以辨别。此外，财务人员也可通过手机查验 APP、微信等工具对增值税发票进行扫码查验，以检查该发票是否真实、是否被重复入账。具备条件的大型企业，可以与软件公司进行沟通，委托其在ERP、财务共享平台中增加发票查验模块，以解决日常电子发票数量大、工作难度大等问题，实现财务人员对发票的批量查验。

　　二、为发票电子化运行提供良好的环境

　　发票电子化的推进，对企业财务人员专业素质、财务管理制度、信息化建设等提出了新的要求。企业应在人员培训、制度与信息化建设等方面为电子发票运行提供良好的环境。第一，在财务人员方面。企业应聘请税务师事务所、软件公司、税务机关相关专家，就电子发票开具、使用、保管及信息化技术操作等内容对企业财务人员进行全面的培训。企业通过后续教育、鼓励财务人员考取资格证书等方式，提升其专业技术，应对电子发票对财务管理带来的挑战。第二，在信息化建设方面。一是企业应安排足够的预算，安装使用ERP、财务共享和“金税工程”等信息化系统，按照业财融合改革要求，将业务数据与财务数据进行融合、共享。二是企业通过一体化的发票管理平台，实现自动化的业务监控和会计核算，实现发票自动化、数字化和智能化管理，减少财务人员工作量，提高电子发票管理效率。三是企业应及时更新升级信息化软硬件设施，确保企业财务管理信息化运行的稳定性和技术的先进性，以此夯实企业电子发票推行的基础。

　　三、增强企业电子发票风险防范意识

　　在互联网、大数据及人工智能环境下，企业应增强电子数据安全防范意识，并从人员、网络、计算机等层面保障电子发票安全。一是在人员方面，企业应根据财务内控、税收筹划、会计准则等规定，在内部制定科学的网络安全管理制度。企业在制度中明确业务部门、财务部门的工作流程与职责义务，并建立安全责任问责机制，以降低因人为因素导致的企业电子发票安全风险。二是在信息化设施方面，企业应为电子发票管理组建、配备专职的信息化管理人员，由其负责信息化系统的日常维护、系统升级及定期安全隐患排查等工作，使电子发票管理系统平稳、安全运行。三是在网络安全防范方面，企业应通过内外网分离、安装防火墙、加密狗登录等方式，限制非财务人员接触电子发票数据。同时，指派专人定期对电子发票数据进行备份，及时更换备份硬盘、服务器，确保财务数据、业务数据、电子发票数据安全完整。

　　结语

　　电子发票的广泛应用，为企业财务管理带来变革与挑战。企业应认真分析电子发票管理中存在的不足，通过采取人员培训、完善制度、加大信息化投入、加强安全防范等措施，确保电子发票高效运行，在降低企业税务风险的同时，实现企业的高质量发展。

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　　作者简介：魏海涛，本科，中级会计师，研究方向为成本管理、预算管理。