简洁的公司会赚钱

　　彻底整理办公区域

　　大大的办公桌上分两列各摆放着4台显示器，等距的排列方式好似用尺子量过一样。这个如艺术作品一般的房间是设计师佐藤可士和创办的SAMURAI事务所。“整理”可谓可士和的代名词，2007年他的著作《佐藤可士和的超整理术》以20万本的销量登上了图书热销榜。

　　可士和说：“在很大程度上，设计工作就是伴随创意的‘整理’工作。整理办公室也是工作之一，不能因为忙就把这项任务延后，要为了提高工作效率而整理。”

　　SAMURAI事务所里的一切物品都有固定位置，公用物品很多，私人物品很少。一般公司的办公桌上会放一些个人使用的便签、纸巾等，这些在SAMURAI都是公用的。透明胶放在架子第一层的左边，记账单则在下面一层，电线也以美观的方式卷起来固定放置。

　　一起负责某个项目的3名员工不会分别保存资料，而是将资料放在一个固定的置物盒里，合作者的名片也统一由一人保管，这样他们持有的名片总数就能缩减至过去的三分之一，易于管理。SAMURAI通常会同时推进30个工作项目，共享资料大大节省了空间，而且在负责人不在的情况下，其他人也能顺利地接替他继续工作。在这里结束了一年实习的大学生说：“现在我即便在家，看到物品没放在原本的位置都会觉得不舒服。”

　　制定规则是SAMURAI式整理术的精髓。整理不是指变换物品的位置，而是判断它是否是必需品。经理佐藤悦子说：“只要在初期设定好要求，普通人也能按规定毫不犹豫地执行。”现在由设计师笠原智敦率领员工们进行整理作业。回想起刚进事务所的时候，笠原说：“我算是比较认真的了，但也没能从真正意义上做到‘整理’，因为我判断不出应该扔掉哪些东西。”对工作逐渐熟悉之后，笠原从可士和身上学会了判断的方法，将必需品与非必需品分开，明确固定位置，并保持下去。

　　尽可能电子化

　　周一早晨是SAMURAI的例行整理时间。全员确认工作进展情况，整理日程，明确完成时间，拿出装有项目文件的文件夹，挑出不需要的内容，旧版本文件则直接用碎纸机处理掉。最近公司新设了一台打印机，笠原说：“最新式的打印机可以联网，墨粉用完以后机器能自动下单订购墨盒，这样原来负责采购墨盒的员工就少了一项任务。”

　　电子化与电脑空间的整理也是SAMURAI事务所的重要特点。悦子的办公桌上总是堆满了各种纸质文件，每天都有刊登事务所宣传内容的杂志、发票、样张、合同等等。她灵活运用便携式扫描仪处理文件，尽量做到文件电子化，清理掉非必需的纸质文件。不能立即判断出是否必要的东西则暂时存入“临时收纳盒”，这个收纳盒既存在于现实，也存在于电脑空间。悦子有空时再对盒子里的文件进行分类，如果存放时间超过了一个月，就果断丢弃。悦子说：“精神的富余与空间的富余之间有着密切的关系。”

　　在SAMURAI，电脑文件夹的命名也有一定的规则。假如同时使用不同形式的命名方式，例如“UNIQLO_001”和“001优衣库”并存，就会造成混乱，所以工作室制定了相应的命名规定。

　　在对空间和信息做完整理之后，就进入了整理思想的阶段。可士和在这一点上做到了极致。他有时需要在一天内参与7个项目的研讨会，但是整个过程中他几乎从不做笔记，而是当场做出判断。可士和说：“重要的不是记忆，而是感觉。认真听，仔细观察，就能很快做出决定。”“整理思想”能够引导人们理解问题的本质，及时获得对策。

　　会前沟通没必要

　　对于许多公司而言，敌人不在外，而在内。举个例子，开发新产品时，制造部门会问：“怎么生产这件产品？”营业部门则质疑：“卖不出去怎么办？”公司内部的混乱抑制了自身的发展。生产、销售日用品的日本公司爱丽思欧雅玛并不存在这样的问题。这家公司可以在一年之内开发1000多款新产品，最近3年内推出的商品的销售额占到了总销售额的五成，十年间产品销量翻了一番。

　　爱丽思欧雅玛是通过内部整理，才具备了“持续、快速推出新产品”的优点。公司对决议系统进行了简化。每周一9点40分准时召开新产品开发会。以社长为首，知识产权、品质管理、生产技术等部门的50名员工出席会议，用一天时间裁决五六十件提案。由于各个部门齐聚一堂，就没有必要再做会前沟通。

　　如果没有新产品开发会，负责人就需要花费大量的时间说服公司内部的反对力量。而在新产品开发会上，所有相关人士都参与交流，无需繁杂的过程。提案介绍完毕后，各部门进行简单提问，所花时间不过3分钟。

　　举个例子，2012年爱丽思欧雅玛推出的电磁炉成为热销产品。当时市场上的主流电磁炉均须以200伏电压供电，日本的普通家庭需要对电路进行施工改造后才能使用。消费者抱怨这样既费时又费钱，在新产品开发会议上，有人提出推出以100伏电压供电的微控产品。但是，一般来说厂商追求的是“进化”，生产比别家电压低的商品倒像是一种“退化”。

　　这东西卖得出去吗？会议现场一片哗然。负责人解释说：“100伏电压的产品不需要用户特殊设置，可以连接日本本土的所有插座。消费者不用再费劲更改家里的电路，就算搬家也能照常使用。”

　　在最前排聆听发言的社长大山健太郎肯定了这项提案：“明白了，我觉得不错。”提案者没有站在厂家的角度，而是表现出对消费者不满的理解，社长对此给予了高度评价。商品开发部经理佐藤耕平说：“由于直接得到了公司高层的认可，我们无需再花费精力斡旋。”

　　一般来说，商品开发像一场接力，按照企划、开发、设计、品质管理、制造技术的顺序推进。但是爱丽思欧雅玛的所有部门是一齐推进工作的。在设计部门构思产品样式的同时，品质管理部则对“产品能否确保顾客安全”进行研讨，知识产权负责人则检查商标是否有问题。

　　此外，为了提高工作效率，爱丽思欧雅玛还在不同部门的磋商方式上下了功夫。部门研讨时所有人都站着，俗称“站谈会”。各个部门的相关负责人围在1米高的圆桌周围，因为没有椅子，所有人都能将注意力集中在解决问题上。

　　废除个人办公桌

　　内田商行专门销售办公用设备。2011年12月的一天，负责对应客户高层的寺门创突然通知销售部的同事：“总公司办公楼将于明年1月搬迁，请大家在此之前尽量减少手头的纸质文件。”大家都知道搬办公室的事，也对个人办公桌转换成共用桌有所耳闻，但是减少纸质文件到底是怎么回事？

　　整个销售部炸开了锅，同事们抱怨不已：“减少文件可不是那么简单的事！”厚厚的目录、巨大的图纸……对内田商行而言，“纸”是重要的营业工具。商谈一次就能签约的情况很少，提案书的数量往往会因版本更新而不断增加。寺门解释道：“提要求的目的不是废除纸质资料，而是希望大家减少文件数量，以适应变小的文件保管空间。”

　　寺门在办公室放置了一个长45厘米、宽40厘米、高40厘米的文件柜，除此之外每人只有3个文件盒。寺门的安排是有意而为之的。内田商行为客户提供办公室的布置方案，自己的办公区却杂乱无章。寺门希望借搬办公大楼的机会对公司进行整理，然而真正做起来却是出乎意料地难。

　　“这份文件可是我熬了一夜做出来的啊。”“啊，我找到了我签的第一张单子的提案书！”回忆成为整理工作的阻力。搬迁的日子就定在两个月以后。员工们将无论如何也不能丢掉的资料扫描成电子文档保存，用两个月的时间告别了回忆。整理之前，每名员工平均保存了6.1米高的纸质文件，整理完成后这个数字降为30厘米，文件放得进文件柜了。

　　为什么内田商行能顺利完成这个严峻的任务呢？其实在寺门提出要求之前，整个部门召开过一次推进会。公司为客户提供办公区布置方案，可是如果自己的办公区域都一片混乱，又如何具有说服力？所有人都对自己的工作方式进行了审视，共找出344个问题点，从中筛选出了10个重要课题，并制定量化目标。例如员工因为忙于制作文件资料，只有24%的工时用于与客户面对面沟通，最终这个问题点的目标值定为40%，对文件的整理正是达成目标的手段。要整理纸质文件，必须实现文件电子化。将文件保存为电子版，员工可以通过数据共享，节省从零制作提案资料的精力，增加走访客户的时间。

　　促进资料共享

　　搬到新大楼以后，内田商行废除了个人办公桌和抽屉。员工们将用过的文件放入便携文件盒，在空位置坐下办公，外出办公时只需从文件柜带走要用到的文件。如果多次向客户提交方案，旧版提案书仅保留电子版。

　　在整理过程中，公司还成立了一个专门筛选有价值数据的小组，促进知识的共享。负责该事宜的矢野直哉说：“我们努力让所有员工都毫无保留地贡献自己的知识和技能，并自由利用共享的公司资源。”

　　从个人办公桌和纸质文件中解放出来之后，销售人员的公文包变薄了，感觉一身轻松，有突发状况时可以立即动身去见客户。如今，员工与客户当面交流的时间超过了总工时的一半，商行营业额有了大幅上涨。由于不再受办公桌所限，公司内部的协商也变得容易了。不必特别安排会议，同事之间有问题便直接沟通。通过整理，内田商行的办公环境与员工的思想都变得更加开阔了。

　　高桥由纪、齐藤麻纪子/文 刘欣/译

　　[译自日本《AERA》周刊]

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