房地产档案管理中数字化技术的应用优势及路径

　　摘要：现阶段我国房地产行业在向规模化方向发展，加之信息时代下各种信息更加丰富且数据量巨大，形成了多样化且海量的房地产档案，增加了档案管理工作量和难度。与此同时，受到信息时代的影响，结合房地产档案的特色性与项目性、扩散性和统一性的特点，将数字化技术应用其中，遵循安全性、便捷性、真实性和可读性的原则加以管理，发挥数字化技术在房地产档案管理应用时使得档案检索更加便捷、查询方式更为广泛以及更加安全等优势，构建档案管理的标准体系并加强数字化技术的管理和技术人员的培训教育等，提升房地产档案数字化管理效率和质量。

　　1 引言

　　近年来我国网络信息技术得以飞速发展，加速推进信息时代的到来，人们的日常生活和工作也享受到信息时代所带来的便利。对于房地产行业来说，随着规模的不断扩大，在信息时代下也表现出房地产档案数量和种类的增多，也需要将数字化技术应用其中，构建完善的网络化和信息化档案管理系统，充分运用数字化技术提升档案管理效率和质量。

　　2 房地产档案管理数字化的特征及应用原则

　　2.1 特征

　　一是特色性与项目性的特点。房地产档案具有高度的真实性和可靠性，使得此档案管理工作也具有独特性。同时由于房地产档案时对各个房地产加以区分的基础型资料，需要符合实际情况，应针对不同项目开展档案管理工作，表现出项目性特点。二是扩散性和统一性的特点。正是由于房地产档案的项目性特点，不同项目的档案内容存在较大差异，这就需要通过扩散管理来确保管理工作效率。此外， 由于房地产档案也存在一定的集中型，需要针对相同类型的资料开展统一管理，结合档案管理工作的扩散性与统计性来提升管理工作质量。

　　2.2 应用原则

　　基于房地产档案管理特点，在开展数字化管理时应遵循以下原则：一是安全性。由于房地产档案具有权威性和真实性的特点以及互联网的开放性特点，在开展档案数字化管理时应加强安全管理工作，防止档案信息被窃取、篡改和泄漏、丢失等。二是便捷性。通过数字化技术的应用可以改变传统的人工和纸质档案管理模式，节省人力并提升档案管理效率和档案查询的便捷性。三是真实性。为了保证房地产档案的真实性并实现其价值，在应用数字化技术时应定期分析和审查档案信息数据，剔除其中的虚假信息来保证其真实性。四是可读性。基于数字化技术，可以对文件形式的房地产档案加以转换和压缩处理之后进行保存，不仅便于保存、防止丢失，而且便于查询，满足可读性的特点。

　　3 房地产档案管理中数字化技术的应用优势

　　在房地产档案管理中应用数字化技术，首先可以实现对档案信息的高效检索。在传统的档案管理模式下，基于用户对档案信息的需求，需要管理人员在档案目录中找到所需要的目标档案以及目录中给出的档案位置到相应的档案库中查找。此种查询方式不仅难度大、程序繁琐，而且工作量大，耗时长。通过数字化技术的应用则可以在计算机系统中对档案进行分类和归档，通过管理系统可以随时随地使用终端进行检索，可以更加高效地利用各类档案资源。其次使得查询方式更广泛。基于数字化技术的应用，摆脱了传统的手工查询方式，可以通过智能终端中的信息管理系统采取关键词查询、模糊查询、地点查询、档案名称或编号查询、年份和月份等日期查询的方式，在拥有庞大数据量的数据库中快速查询所需要对档案资料，使得查询方式更为广泛且查询工作更为便捷。最后有助于保护档案的隐私安全。在传统的档案管理模式下，在档案室中长期保存纸质档案资料时容易由于保护不利，出现档案资料受潮发霉或者被烧毁或遗失等，而且在反复翻阅时还会造成纸张的磨损和损坏等。通过数字化技术的应用，可以将纸质资料扫描为电子档案保存，通过备份等方式防止档案遗失和损坏，进一步保障档案资料的安全性，同时也通过设置权限和加密等方式保护档案资料的隐私。

　　4 房地产档案管理中数字化技术的应用路径

　　为了发挥数字化技术在房地产档案管理中的优势，首先应构建档案管理标准体系。在建立档案管理制度的基础上，明确规定各个管理工作环节和具体流程、管理工作要求等，还要注重数字化技术环境的构建，保证此环境满足档案的机密性和敏感性等要求，加强对档案机房人员出入记录和核查工作、计算机操作权限的管理工作，保证档案管理的安全性以及管理流程的规范性。

　　其次应做好对纸质档案的管理。基于此种管理方式与传统人工管理方式之间的显著区别，不仅要加强对档案的分档、归类和权限问题的管理，而且还要充分发挥纸质档案的作用，做好对纸质档案的管理工作，防止数字化管理系统被黑客等不法分子恶意破坏而造成档案数据的丢失或被篡改等问题。因此要做好纸质档案的保管，在对数字化档案的真实性存疑时与纸质档案对比来辨别真伪。

　　最后要完善数字化管理流程。基于标准化体系和管理系统，基于互联网技术组成档案统计模块，将档案划分为不同类型并对原始档案平整加以储存。针对管理软件设定层级权限，针对不同岗位、职位和级别设置不同层级的账户和密码，做好对不同部门和级别、职务人员查阅权限的分级和分类工作。还要建立数据库，为各类数据信息的存储和查找、调用等提供便捷条件。同时还要加强对管理人员的培训和教育，加强理论知识学习和实践活动指导，更好地利用数字化技术开展档案管理工作。

　　5 结语

　　数字化技术在房地产档案管理工作中的应用表现出查询便捷、查询方式多样化管理效率高和节省工作量等优势，在标准化的管理体系下，完善数字化管理流程，发挥数字化优势，提升档案管理工作效率和质量。

　　参考文献：

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