基于信息化背景下的档案管理电子化建设的思考

　　摘要：档案管理电子化发展已经是大势所趋。各单位必须顺应档案事业发展的主流趋势，加快推动档案信息化建设进程，使我国档案管理工作走上高质量发展的道路。本文围绕档案管理电子化建设的议题进行了探讨，概述了管理建设的特点、内容和必要性，提出了管理建设的路径，供相关人士参考。

　　1 引言

　　如今，我国的档案管理事业已经迈入到新的发展阶段，档案管理电子化建设进程日益加快，为行政事业单位的档案管理工作提供了便利条件，机关单位档案管理水平有了大幅度提升。这些成绩的取得反映了我国档案管理事业过去一个阶段的发展成绩。在新时代和新技术背景下，采取更加科学高效的档案管理方法和策略成为行政单位档案管理电子化建设需要关注和研究的重要内容。

　　2 档案管理电子化建设的特点及内容

　　档案数据库作为重要的资源在当下及未来发挥出不可估量的价值，这就需要加快完善档案资源库。采用信息化手段是加快提升工作效率的重要支持，也是档案资源利用的前提基础。档案管理电子化建设的主要内容包括对档案管理电子化平台的建设，还包括对历史档案数据的补录、修复。通过双管齐下，推动档案数据库的丰富和完善。

　　3 行政单位档案管理电子化建设的必要性

　　随着行政单位档案管理电子化建设进程的加快，档案管理工作也有了新的发展和新的突破。一方面，电子信息化档案为行政单位档案管理工作赋予了高效的管理动能。通过信息设备和信息软件，档案的管理工作能够更加便捷、规范、高效，使传统档案管理失误率大大降低，同时也节约了人力成本和时间成本，提升了档案管理的整体效率。另一方面，电子化档案促进了档案管理从原来较短的管理链条延伸到更长的管理链条。这一点不仅体现在档案管理电子化在用户端档案信息的采集方面更加深入，同时也体现在档案管理电子化在档案管理链后端的档案资源开发和利用方面也更加高效的推进。可以说，行政单位档案管理电子化建设是十分必要的，也是十分重要的。

　　4 行政单位档案管理的现状

　　档案管理形势已经今非昔比，在新形势和新情况下，管理的规程和管理的标准已经表现出一定的滞后性，需要做出相应的调整。过去的管理流程对于新的管理模式已经不能很好的适应，需要结合实际需求已经电子化的管理模式进行适应性调整、对管理制度和管理标准进行补充、修正。另外，随着电子化建设进程的推进，档案风险隐患也更加隐蔽。而目前档案安全风险管理水平有待提升，需要进一步强化。

　　5 行政单位档案管理电子化建设的路径

　　一是认真贯彻执行国家档案部门公布的政策文件，加快完善单位档案电子化管理的制度流程。一方面，以管理条件为基准，针对管理的步骤和流程制定详细的管理内容和管理标准，使所有人员依循统一的流程和标准，大大减少档案管理中的失误率。

　　二是树立精益化管理意识。一方面，档案管理部门要主动应用精益化的思想来思考工作上的问题。结合档案管理中的实际问题，组织档案工作人员学习精益管理的理论知识。积极参加各类精益管理的交流培训活动。通过武装头脑，了解和学习各种精益化的知识，使精益化管理理念内化于心，外化于行。另一方面，加强档案宣传工作，采取宣传栏、办公信息平台、微信公众号、QQ 群、新媒体等多种渠道方式，在全员中树立档案精益化管理意识。

　　三是制定档案精益化管理实施计划。档案管理电子化建设和档案管理目标的实现依赖于具体的实施计划以及科学的监督机制，这是档案管理电子化建设以及档案管理精益化目标实现的重要保障，也是对档案管理流程进行质量控制的基本要素。通过制定档案管理电子化建设的合理实施计划，增强档案管理电子化建设及档案管理工作的主动性，避免重复性和盲目性，约束全体相关人员共同促进档案精益化管理目标顺利实现。档案管理部门结合档案管理电子化建设和档案管理的实际情况，编制档案年度、季度和月度的归档计划。分析不同类型的档案特点，合理制定归档的时间点，归档责任人，并要求各相关部门遵照执行。为了推动档案管理实施计划有序落实，采用合理的监督机制。档案管理电子化建设及档案管理的所有流程及操作均可查、可追溯，实现档案管理电子化建设及档案管理工作可控化。根据制定的档案管理电子化建设实施计划，在档案管理电子化建设的各个时间节点前提醒相关人员，确保档案管理电子化建设各项工作在周期内完成。定期对基层各部门档案管理电子化建设情况进行检查，提升基层各部门归档率以及档案的完整率和准确率。对档案管理电子化建设及档案管理实施过程中出现的问题进行分析，及时改进，突出档案信息化管理实效性。

　　四是完善管理制度。无规矩不成方圆。管理制度在档案管理体系中占据不容忽视的地位。档案管理部门认真梳理档案管理的流程、明确档案管理的目标、确定档案管理各个阶段的工作任务、有序跟踪档案管理实施计划的工作进度，在上述工作基础上编制档案管理制度。制度中对相关部门的职责权限进行明确化，对各个岗位的任务目标进行具体划分。通过明确责任，合理分工，相互协调，上下联动，促进档案信息化管理工作层层落实，确保档案电子化管理目标实现。

　　五是加强单位档案管理电子化建设的宣传力度。档案管理电子化建设水平的提升不仅需要档案部门的努力，同时更需要多个部门和全体人员的配合。为了消除部分人员的片面认知，树立正确的档案管理意识，组织和开展档案管理电子化建设管理的知识宣传活动，从档案管理电子化档案的采集、管理的成本、档案的利用、档案重要性等方面进行知识教育普及宣传，为档案管理电子化建设工作奠定良好的氛围和条件，促进行政单位档案管理电子化建设水平的提升。

　　6 结语

　　综上所述，我国的档案管理事业已经进入到快速发展阶段，机关事业单位需加大文书档案电子信息化管理工作的重视力度，调整工作姿态，探索新理念和新方法，完善管理制度，提升管理标准，推动机关事业单位文书档案管理工作水平不断提升。

　　参考文献

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　　[2]梁仕梅.对政府档案管理信息化建设的思考与探索[J]. 办公室业务，2018（08）

　　[3]靳秀娟.政府档案管理信息化建设的思考[J].卷宗， 2018，（28）

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