公共资源交易电子化后的档案管理措施探究

　　摘要：公共资源交易中心为参与交易各方提供了便利条件，成为城市管理中不可或缺的机构。随着公共资源交易中心的业务扩大，电子档案呈现快速增长的态势，档案数量日益增多。如何更好地对公共资源交易电子档案进行管理是交易中心档案人员关注研究的内容。本文围绕这一议题进行了探讨，从电子档案管理的特点、管理的优势以及管理措施方面进行了论述，供相关人士参考。

　　1 引言

　　在城市管理中，公共资源交易中心主要是围绕政府采购、国有产权、建设工程等资源交易创建的平台机构。通过为交易各方提供交易的场所、设施和服务，提升公共资源交易质量和效率。在交易过程中产生的档案以电子档案的形式存在，因此与传统纸质档案管理在方法和流程上都有不一样的地方。为此，分析电子档案的特点，优势，并对档案管理措施进行改进和优化是十分必要的。

　　2 公共资源交易电子档案管理的特点

　　公共资源交易中心的电子档案与传统档案不同，其最大特点是档案是网络虚拟化的，并不是纸质档案。因此电子档案管理必须有一定的条件，包括计算机、服务器等电子设备设施，还包括网络安全防护的软件设施。这些特点都是基于信息化电子档案的实际情况得出的。从电子档案的管理流程看也有不同于传统档案管理的特点。电子档案在收集、移交、整理、归档、存储、查阅等环节中，所有的操作都是通过电子设备在虚拟环境中进行的。由于虚拟环境相对于实体环境范围更加宽广，因此更好地扩展了空间、延长了时间。对档案的查阅可以通过网络和电子设备或移动设备随时随地进行。这些都是传统档案管理中所不具备的，是电子档案管理的重要特点。

　　3 公共资源交易档案电子化管理的优势

　　对于公共资源交易中心来说，采用电子化档案管理模式具有很多优势，也具有多种现实意义。公共资源交易中心采用了电子化交易平台，利用电子交易系统和电子监控系统进行运作。围绕公共资源交易，使交易活动实现全过程电子化，为参与交易的各方提供了便利的条件。同时利用电子监控系统监督公共资源交易过程，保证了交易活动和交易过程的公平、透明、有序。对于代理方来说，公共资源交易中心档案电子化管理大大减少了跑腿时间，减少了成本，有利于节约社会资源，提高办事效率。对于投标方来说，由于网络虚拟环境下可以实现不同地区的投标方参与，因此消除了投标方的地理空间限制，除了本地区投标方可以参加，外地区的投标方也可以参加，降低了投标方运营成本，为公共资源交易市场的扩大创建了有利条件。对评标方来说，公共资源交易中心的档案采用了电子化管理的模式，因此评标专业可以通过网络在线进行评标，提升了评标效率，同时也确保了评标过程的透明性和公平性。对公共资源交易中心来说，通过电子化管理平台更好地提高了档案管理的完整性、及时性和规范性，工作人员全程网络办公，节约了空间、时间，减轻了工作重复率，提升了效率。对于监督方来说，公共资源交易中心的档案可以实现搜索查看，能够对交易的各个环节进行追溯，实现了对公共资源交易流程的有效监督。

　　4 公共资源交易电子档案管理的有效措施

　　确保公共资源交易电子档案管理的程序规范。在电子档案形成、归档以及保存和查阅的过程中，工作人员必须严格遵循统一的规章制度，要守规矩，不能主观主义经验主义。对于电子化档案来说，电子档案在归档和保存的整个生命周期中几乎不发生变化，但是由于存储的载体可能发生变化，或者存储的格式以及编码发生变化，因此这些因素可能会影响到电子档案管理的规范性。在这种情况下，电子档案管理中要特别注意电子档案存储的格式、存储的载体以及编码的规范性。通过制定统一的管理程序、管理规范和管理标准，使全体工作人员在同一套规程标准框架下进行管理，减少电子档案管理的失误率，保障管理对象的安全性。

　　保证公共资源交易电子档案信息来源的可靠性。公共资源交易电子档案的真实性、完整性和可靠性保障是十分重要的。所有参与到电子档案流程汇总的机构或个人都可能对电子档案信息的可靠性造成影响。对于交易中心的工作人员来说，在进行档案管理的过程中，要加强档案资料的审查。对档案原生性信息是否符合档案管理的规定和要求进行仔细检查。注意核对档案创建时间、处理时间，检查是否存在非法篡改或者误用过的情况，确保电子档案形成、发送、保存的时间与既定的信息相符。此外，公共资源交易中心要保证电子档案管理系统硬件软件设施运行的安全性，注意做好安全性防护，避免发生网络系统安全事故。

　　加强公共资源交易电子档案人员操作。工作人员在规定的时间内对电子档案进行收集和整理，对不同门类的电子档案采用适当的方式进行收集。电子档案在收集的过程中应检查文件资料的格式是否统一，数据信息是否完整。各类电子档案整理过程中要对电子档案的齐全性进行检查，确保档案的数据和信息完整、真实、可用。由于交易过程中涉及到不同类型的档案，如文本档案、视频、图片等，应根据电子档案管理的规定和要求进行管理。对文本类档案的定稿以及修改稿以及公文处理单等资料进行检查，确保所有内容完整。如果有修改过的痕迹文档，也应保存。检查文件职工的签字、印章是否完整。视频类型的文档应保证语音影像清晰，图片类文档应保证人物或事物形象清楚。

　　5 结语

　　综上所述，公共资源交易中心电子化档案管理是我国档案信息化的典型体现，在社会发展中发挥出不容忽视的作用。由于电子档案管理中各种要素构成不同，对于不同类型的电子档案更是如此。因此在管理的规范和要求上也存在差异性。公共资源交易中心的电子档案管理工作应注意档案管理的程序规范、档案信息来源可靠、档案人员操作。对于在档案长期保存的过程中容易出现的内容、结构等方面的改变，应保持警觉意识，避免电子档案管理出现较大的闪失。

　　参考文献：

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