不动产档案数字化加工工作的关键点

　　摘要：纸质档案数字化是数字档案建设的最基础工作。纸质档案的数字化加工包括档案整理、扫描和数据的整理两个方面。对纸质档案数字化，可以实现档案检索快捷方便，提高档案的利用效率，减少对纸质档案的使用频率，对纸质档案是一种保护；又可以实时同步备份，存贮占用空间小，维护方便安全，传输迅速，最终全面实现社会信息资源的共用共享。纸质档案的数字化加工不是一蹴而就的事情，要有严谨的规划安排，以下几个方面的工作就是必须认真严格对待的关键点。

　　引言

　　在经济全球化和我国互联网技术发展的过程中，数字技术是一项新技术，在各个领域都发挥着不可或缺的作用。房地产业在经济上继续高速发展，交易量的增加促使房地产档案管理工作高涨。因此，将数字技术纳入房地产档案管理已证明是房地产档案管理迫切需要解决的关键问题。本文介绍了互联网数字化技术的特点，分析了房地产档案管理中存在的问题，并提出了房地产档案数字化管理的具体举措。

　　1 对拟数字化加工档案的全面调研工作

　　从20 世纪80 年代开展全国房屋普查开始，不同时期的不动产档案有不同的构成内容，管理的方式也不一样。从档案的名称变化就可以看出一斑：房屋普查档案、房屋清查档案、房屋产权档案、房屋登记档案、房屋交易档案、不动产登记档案。不同时期的档案有不同时期的历史印记。过去对房屋进行普查、清查产生的档案，档案内保存资料页数较少，内容多为手工填写，文字勾抹较多；配图全部为手画；书写材料、字迹材料不一，有的不耐久存，字迹已模糊；居民身份证资料不完善，因为当年国家还没有为居民办理身份证，导致现在作为档案检索的必填项身份证号无法填写。对于这类档案，有效检索数据的提取是值得认真思考的事情。对拟数字化加工档案的全面调研，主要是为了在档案加工工作中实现以下几个原则：一是遵循历史原则。在档案加工过程中要保持档案的历史原貌。二是确保安全原则。建立严谨的档案加工安全保密制度。三是质量第一原则。严格按照档案加工工作流程和标准作业，减少误操作，尽量不返工。总之，对拟加工的库存档案的情况了解越深入，越有利于档案数据加工时有效数据的提取，越有利于建成后数字档案管理系统的功能完善。

　　2 实现不动产登记档案数字化管理

　　在以往的不动产登记档案管理中，主要是对纸质档案进行保存。由于纸质档案特殊性的影响，对保存方法、保存环境及日常管理等具有较高的要求，若管理不当很容易导致内容价值高的不动产登记档案丢失或损坏。因此，应当采用数字化管理模式进行不动产登记档案的信息登录、存放、整合、分类及储存，加强信息一体化系统的建立，进一步推广其数字化管理技术，提高不动产登记档案管理的质量，以保证其管理的有效性、科学性。

　　3 档案数字化加工采用系统的确立工作

　　对纸质档案的数字化加工可以解释为：采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行扫描加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。具体可分为两个部分：档案扫描和数据整理。作为整个不动产登记工作大系统中的一个小系统，档案管理系统不仅为不动产登记工作提供基础的依据和数据支持，也是档案部门日常工作的操作平台。纸质档案的数字化加工的最终目的是为档案的查询利用服务。档案数字化系统作为档案加工整理及档案数据整理的平台，它的确立是档案加工方案明确、加工流程细化、加工成果利用便捷等几方面的完美结合。档案管理人员要从档案管理的工作实用性出发，主动客观地向提供档案数字化系统编制的工程人员提出业务需求和系统目标。业务需求提得越充分，系统目标越确切，建成后的数字化档案系统越能从多角度满足档案管理人员及档案使用者的不同需求，经得起未来实践的检验。

　　4 加强不动产档案管理队伍建设，优化高档案管理人员的综合素质

　　最大限度地发挥数字化技术对文件管理的价值，通过最大限度地发挥数字化技术对文件管理的价值，开发房地产企业文件管理的潜力。一支强大而现代化的管理队伍对于房地产档案的持续管理至关重要。档案管理团队日益专业化，理论与实践相结合，导致房地产管理的真正飞跃。要将数字化档案年限培训放在重要的议程项目上，扩大档案年限知识，通过进一步整合业务和数字化技术，真正提高房地产管理的质量和服务水平。

　　5 合理应用“互联网+”模式

　　“互联网+”模式的出现促使许多产业开始走向转型的道路，而不动产登记档案管理也应符合社会发展的需求进入“互联网+”的行列中，并借此发挥出档案管理的价值。合理应用 “互联网+”模式可以改变传统的申请提交方式，申请人可以在网络上提交相关的登记材料，通过短信、官网查询、微信公众号等形式实现申请人和不动产业务之间的有效联系，避免了众多繁琐环节，节约了申请人的时间。

　　结束语

　　随着互联网时代的来临，不动产档案的管理与数字化技术的联系日益紧密，数字化技术的普及与运用，也使不动产档案管理开始了全新的变革。不动产档案管理部门要做到与时俱进，充分认识互联网背景下档案发展的规律与特点，合理运用数字化技术，加强档案的数字化建设，提高不动产档案管理的水平，促进不动产档案管理健康有序发展，为社会经济发展奠定坚实的基础。对已加工完成的档案进行检查，是档案数字化加工工作的重要一环，是对档案加工工作质量的把关。限于检查人手和时间，不可能百分之百的全面检查。20%的抽检率显然是不全面的。只能在以后的工作应用中靠实践去检验加工工作的质量。因此，在签定加工承包协议时，对受托方的后期服务要求一定要有明确的条款。

　　参考文献：

　　[1]李睿.不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策探究[J].建材与装饰,2019(34):160-161.

　　[2]吴侨燕.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台研究 [J].科技经济导刊,2019,27(18):187+183.

　　[3]李琦珉.探讨搭建数字化不动产档案管理利用发展平台 [J].兰台内外,2019(17):63-64.

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