用「走动式管理」立即解决问题——沟通管理

　　由于干系人众多，统一开会是沟通最常使用的方式之一。但除了开会之外，人与人之间的沟通，也需要一定的技巧，才能让沟通更有效率。

　　说到佛陀纪念馆这个项目的最困难之处，应该就是「所有的计划，永远赶不上变化」。之所以如此，主要就是来自佛光山上上下下一再坚持的「佛陀纪念馆是属于『大众』」的想法。

　　通常，由建筑师、结构技师、水保技师、机电技师、环保技师等组合而成的团队，在星云大师到来时，会针对个别细项数据、面临的问题、执行的进度，包括每一个平面、立面、大小尺度等，逐一提出讨论。

　　也因为干系人众多，所以，佛陀纪念馆的会议，更是不计其数。如常法师曾经在《人间佛国》一书中提及，光是一场「佛陀的一生」常设展，在聆听星云大师的理念后，干系人的讨论就不下30次，然后是不断地开会，再一次次修改。

　　由于干系人众多，统一开会是沟通最常使用的方式之一。但除了「大家面对面，坐下来开会」之外，人与人之间的沟通，也需要一定的技巧，才能让沟通更有效率。总的来说，大成工程运用了以下几个项目沟通管理的方法。

　　首先是态度上的诚恳。佛光山负责工程统筹的满舟法师就曾不讳言地表示，一般只要是两个以上的个体，就会有不同的立场及想法，意见冲突是在所难免的。他认为佛陀纪念馆工程能够建立融洽的团队共识，最主要是大家「诚恳沟通」的结果。其次是通过「走动式管理」，立即解决问题。包括佛光山的星云大师在内，每一位管理者都是「走动式管理」的实践者。大成工程佛陀纪念馆所长，同时也是PMP的蔡国基就以星云大师为例指出，不论他再怎么忙，每天都会在不同时间，到现场来巡视工程进度。

　　大成工程佛光工程处处长傅再贤指出，星云大师在赶工阶段最关键期间，每天几乎都会到工地现场讨论及指导我们，并且做每一个接口的协调工作。正因为星云大师的走动式管理，所以也容易做好变化管理。而且，只要工程人员一通电话打给星云大师的助理，他一定亲自抽空过来一起面对面沟通。

　　为了能在极度压缩的工期内完工，采取「走动式管理」的大成工程派驻在佛陀纪念馆的员工们，有很多次更是直接拿着设计图稿等，在台北总公司及工地两处奔波及沟通，免去了中间传话的误差。

　　此外，身为项目经理的傅再贤，也会随时将星云大师的想法，用邮件传给每位同仁，让干系人能同步掌握住业主的要求，可以让事情处理得快速且有效率。

　　大成工程佛陀纪念馆副所长，并同为PMP的许天聪补充说，大成工程所采取的「走动积极管理机制」包括了：运用e-mail文件群组功能，适时与公司与现场团队沟通及发布相关信息，达到「信息同步资源共享」。假设问题发生在现场，就以现场会勘及讨论来立即解决。再者，大成工程也懂得善用模型，以及其他方式辅助沟通。沟通的目的，就是为了让项目顺利进行。为了避免双方的认知不同，并且再次确认双方的想法一致，大成工程想到一些辅助沟通的工具及技巧。

　　辅助法之一是「模型」。傅再贤表示，星云大师每次到工地来，都只说他的想法，例如他希望纪念馆及大厅需要多大的柱子。「之后，我们就按照他的想法，做出相同大小，且是方、圆不同的柱子模型给他参考及确定。事实上，这样便可以缩短来回更改的时间，让项目的进行更有效率。」他说。

　　其二是让「部分实体重现」，有利决策判断。许天聪印象深刻的一项变更就是：星云大师对每栋建筑的外观、色泽非常重视，务必要求与全区各建筑整体意象互相配合，因此总免不了不断地比对色泽样品后才有结论。

　　许天聪进一步解释，在外观材料选色选样过程中，一般惯例都是由承包商提供样品板给业主选定即可。但是因为星云大师的视力已经大不如前，再加上事必躬亲的做法，最后是采取在现场结构体外墙施工样品，以实体呈现的方式进行色样的选定。这样的做法虽然费时，但仍然可以省掉事后敲掉重做的「返工」问题。

　　文／李雪雯、PMP