探讨如何进行中小企业管理信息系统建设

　　【摘要】管理信息系统就是把信息嫁接到管理领域，以期实现管理的系统化、科学化、高效化。在信息化时代的大背景下，本文首先明确了管理信息系统建设的重要性，接着对我国中小企业管理信息系统建设的现状进行了分析，指出了其存在的问题。最后，本文从政府、信息产品的供应商和中小企业三个方面、三个立场分别阐述了关于建设管理信息系统的对策及建议。提出政府应该创造出法制化的信息环境、完善中小企业服务体系、整合各方资源；信息产品的供应商应该积极迎合市场需求，开发出物美价廉、便捷安全的信息产品；中小企业应该树立信息化意识，加强对人才的引进和培养，做好资金的合理分配利用。只有通过各方共同努力，中小企业才能早日建立起全面而强大的管理信息系统。

　　【关键词】管理信息系统 信息化 系统集成

　　一、引言

　　继工业革命之后的信息革命，引发了人类从工业时代向信息时代的过渡，信息化成为当今世界发展不可逆转的潮流和趋势。我国作为世界经济发展的增长引擎，其重要组成部分——中小企业的发展自然成为世人关注的焦点。

　　作为信息化战略重要组成部分的管理信息系统的建设，在中小企业间的普及程度和完善程度显然不足。信息管理系统就是利用计算机技术实现信息的有效传递。试想如果沟通交流不顺畅、各系统各资源不能得到有效协同，在激烈信息战的商海之中，对参与竞争的中小企业是极其不利的。这样的中小企业将丧失竞争优势，造成难以挽回的损失甚至会危及其生存发展。所以要改变这一情况，增强中小企业的竞争力，保证中小企业能健康长远发展成长为大企业，就要加强通信系统和应用软件的建设。

　　二、中小企业管理信息系统概述

　　企业信息化建设是指利用计算机信息技术，配合外部的网络和专业的软件，利用数据库集成化技术，帮助企业管理生产经营中的各项信息，从而提高企业的生产经营效率、提升企业总体竞争力的系统建设。

　　对于广大中小企业而言，信息管理系统的建设主要包括企业网络建设（Network）、企业办公自动化（OA）、供应链管理（SCM）、资源计划管理（ERP）以及企业的网站建设等等。通过这一系列的信息系统的建立，能够帮助中小企业实现数据的迅速交换，加快了信息流动。从长远来看，信息化能够帮助中小企业实现资源的整合、提高经营管理的效率、节省管理成本、规范管理流程，从而能够大大提高企业的竞争力。中小企业作为国民经济的重要组成部分，如果总体经济实力都提高了也就意味着整个国家信息化水平的提高，对于改变国民经济增长方式、调整经济结构都具有重大的意义。

　　三、中小企业管理信息系统建设现状

　　（一）中小企业信息系统建设总体发展缓慢

　　在鼓励创业、扶植中小企业的今天，大量的中小企业如雨后春笋般涌现。截止2013年，在工商部门注册的中小企业数量达到了4200多万家。在这众多中小企业中，规范电子商务普及的企业占比还不到10%，多数企业还停留在第一个层次的单机应用。在这些配备了办公电脑的中小企业中，有42%的企业并没有建立起相应的内部局域网。而在建立了内部局域网的企业中，也只有30%左右的企业建立了5～20个联网终端，17%左右的企业建立了20～100个联网终端，超过100个联网终端的企业仅占比5%。这一系列的数据表明我国中小企业的管理信息系统的建设尚处于单机简陋阶段，起步时间晚且普及率、规范程度都有待提高和完善。在信息资源共享方面，中小企业不像大企业一样大都建立了自己专业的门户网站。中小企业建立了自己专门网站的占比还不到40%，且已建立的网站大多比较简陋，信息发布不及时，覆盖面也不广。这一系列的现象都是中小企业在面对信息管理系统建设时无法回避的问题。

　　（二）管理信息系统应用范围狭窄、区域差别大

　　管理信息系统一方面应该成为利益相关者交流的平台，成为市场需求和企业供给无缝对接的保证；另一方面中小企业应该在此管理体统中彻底实现财务管理体系ERP的应用，实现标准化办公和无纸化作业。但是反观我国的中小企业，绝大多数的企业信息化管理水平还仅仅停留在文字处理，甚至邮件收发上，网络的应用也以信息共享为主而缺少信息交互的体验。能够利用计算机实现对生产环节上各方面控制的企业更是少之又少。

　　其次，信息化水平的差异性也能在地域上得到充分体现。经济发达的东部沿海地区观念较为先进，对新鲜事情的接纳性和包容性好，因此对于管理信息系统这一舶来品接受较早、建设较早、发展较好。再加上经济发达地区的交通一般比较便利，人民的生活水平较高，基础设施的建设较为配套和完善，因此该地区对于电子商务的参与度也明显由于其他地区。同东部沿海发达地区相比，我国中西部的企业信息化管理水平明显偏低。

　　（三）对管理信息系统建设的重要程度认识不足

　　我国大多数中小企业都是由家庭式企业发家，资金投资多用于设备采购或者是人力成本，因为在这方面的投入常常会获得立竿见影的效果。而管理信息系统的投资则不然，它不仅在前期建设上要求有大量资金投入，而且在后续维护上也需要消耗人力和财力。大多数中小企业者往往希望资金的投入能尽快获得回报，但管理信息系统并不会产生直接的现金收益或回报，它的奏效还需要企业内部条件和外部环境的支持。企业者的急功近利思想，使得蕴藏在管理信息系统中的高效公司运作模式、先进的经营理念和科学的管理机制还没有来得及充分融合进企业的文化和血液，就被企业者们生生抛弃了，不得不说这是非常可惜的。

　　还有一些企业主，由于自身学历不高又缺乏学习的精神，不善于接纳新生事物甚至有一定的抵触情绪，单方面地把信息系统的建设理解为IT性质的企业才需要做的事情。又或者觉得信息化建设仅仅只是对于计算机的使用和建设一个企业网站。他们还没有意识到在信息化水平日新月异的现代，想要提高企业的运作效率、壮大企业的规模、降低运营管理成本和规范企业操作，都离不开现代化的管理信息系统。而这也是在越来越激烈的同质化中小企业竞争中脱颖而出的法宝。

　　（四）缺乏资金

　　资金不足应该是导致中国的中小企业未能普及管理信息系统，导致管理信息化水平如此之低的最主要的因素。中小企业由于规模小、启动成本少，有限的资金大多用在了维持企业日常经营运作上。即使有多余的资金，中小企业主们一般也选择了将钱投放于投资少、见效快的能扩张企业规模、增加企业利润的地方。而且，管理信息系统的建设成本往往很高，不仅需要前期的投入建设费用，后期的维护费用、软件的升级费用、操作系统的更新换代、数据库的维护费用等等对于中小企业来说都是一笔不小的开支。再加上管理咨询费用、硬件软件费用等等，会让中小企业对此难以承受。

　　尽管最近几年，政府为解决中小企业的融资难问题采取了一系列措施，做了很多努力，但由于中小企业自身的资信度并不高，不能够满足银行的放贷条件。并且对网络建设的投入也不会有稳定的现金流作为银行贷款的依据和保障，因此在中小企业内源融资不足的情况下也很难通过外源融资解决资金不足带来的困境。

　　四、关于中小企业管理信息系统建设的对策探讨

　　（一）对政府的要求

　　第一，要求政府营造出有利于信息化发展的法制环境。企业信息化发展是大势所趋，是企业长久生存健康发展之道，而这种变革所引起的阵痛和带来的一系列连锁反应是需要政府的法律法规保驾护航的。为了推进中小企业管理信息系统的建设，政府需要充分考虑到中小企业的特点，针对不同行业、不同规模的企业制定出相应的有针对性、可操作性、相匹配的政策措施和法律法规。法制环境创造出的良好的外部环境将有利于信息资源充分的整合与利用。

　　第二，要进一步完善中小企业服务体系。针对中小企业的服务体系不仅包括实体金融的服务窗口、中介平台，新的环境下信息化电子服务平台正悄然成为主流。目前，由国家发改委主导设立的中小企业网、正开发投入使用的GMS企业电子商务平台以及中小企业网上培训课堂等等，都是着力构建和完善中小企业服务体系的重要内容，也是中小企业早日实现信息化的基本保障。

　　第三，要积极整合各方社会资源。从政府自身来说，要加大在信息化基础建设上的开发和投入，改善企业信息化发展环境。其次，要将政策措施落实到实处，尽量不要将改革的初衷同实践结果相背离。针对中小企业建设信息系统面临的资金瓶颈，政府应该拓宽中小企业的融资渠道、改善中小企业的融资环境。银行也应该向符合条件的中小企业作出信贷方面的政策优惠和倾斜。

　　举例来说，吉林省依托阿里巴巴这一网络品牌，同时和IT企业启明公司的公共技术服务平台合作，着力打造吉林省内首个“阿里巴巴吉林省分站”。这一项目的实施对于企业电子商务技术的推广、市场份额的扩大、营销能力的增强、实现产业结构优化升级都具有重大意义。因此吉林省政府给予专项资金对该公共技术服务平台进行扶持，并给予政策上的照顾和支持。通过这个项目的开展，吉林全省上下超过2000户中小企业将在电子商务技术领域受益。这也能带动全省管理信息系统的建设，促进经济健康快速发展。

　　（二）对信息化技术供应商的要求

　　当前中国的中小企业信息化水平低、信息系统建设普及程度低，但是整个市场的信息化需求却日益增加，IT需求正快速攀升。面对如此巨大的市场潜力，如何开发这个市场，让中小企业接受信息化的服务是供应商们需要考虑的问题。

　　制约信息系统建设的主要原因是资金，这也间接反映出管理信息系统成本的昂贵。所以投资回报率是中小企业主们关注的重要问题，即企业能否获得确确实实的回报，付出和收获是否成正比，信息化是否能解决企业存在的真实问题，功能方案是否合理齐全。这一系列的考虑都出自于企业想以最小的代价获得销量的确实增长、效率的大幅提高和成本的大幅降低，而不是出于面子工程或者响应政府号召而进行信息化的武装。

　　中小企业对于IT产品价格的谨慎和敏感，要求产品的供应商们开发出物美价廉且性价比高的产品来满足市场需求。因为一个系统即使功能再强大，如果价格太高的话也恐怕少有人问津。在控制产品价格的基础上也要主用企业用户的差异化需求，针对不同行业、不同地区、不同水平的企业应该有着不同的管理模式和个性化设计，不能套用大型企业的流水化统一模式。在物美价廉的基础上，产品若能同时具备“简单、便捷、安全”的特点，应该会成为中小企业的首选。因为中小企业本身的架构就不像大企业那样复杂，层级也不如大企业多，因此能直接迅速地解决问题，又同时具有性能稳定、易操作易维护特点的产品更容易受到中小企业主的青睐。最后，若供应商还能提高良好的售后服务、培训咨询，做好后期的跟踪和维护，对于产品的品质和服务商的口碑都是最好的保证。

　　因此IT产品的供应商应该做到以中小企业客户为核心，服务于他们的需求而不是自身的产品，帮助中小企业找出投资的周期、回收办法和价值所在，以一个伙伴的角度为中小企业的内部管理和生产流程提出合理化建议，引导中小企业通过信息化提升自身专业化水平，直至企业意识到从中确实可获得的巨大收益。如此信息化技术的供应商才能获得长足发展，中小企业才能实现信息化，双方才能真正获得双赢。

　　在现实生活中，从2010年开始，几大跨国IT巨头就开始着手进行针对中国中小企业市场的战略布局。包括IBM的“腾跃计划”、HP的“灵动商务计划”和SAP的“灯塔计划”。不论是硬件方面还是软件方面，它们都直指中小企业的特点和问题。微软的信息化巡展也来到中国宁波，为当地的中小企业提供了一揽子的解决方案。与此同时，国内的生产厂商也不甘落后，以用友、金蝶为代表的厂家纷纷推出针对中小企业的产品，包括新发布的财务管理软件《管家婆》普及版，切实满足中小企业的信息化需求。

　　（三）对中小企业自身的要求

　　第一，中小企业要强化信息化意识。信息化是当今社会发展的潮流，是不可逆转的趋势。中小企业需要充分认识到这一点，尤其是中小企业的决策者要改变短视的眼光，改变急功近利的思想，为企业发展做长远计。能够综合协调企业内人才、管理、技术等有机集成，做好管理信息系统的建立落实，设定好合适的目标，确定有制度和资金上的后续保证。只有从思想上开始重视了，在行动上抓好落实了，才能让管理信息系统不论为花瓶的角色，真正发挥其提高企业运作效率、整合企业资源、规范企业管理的作用。

　　第二，要加强企业人才的培养和引进。企业信息化的建立不仅仅只是要求有计算机等硬件设施的配置，更要有人才、制度和技术等生产要素的配合。其中人才作为软实力的体现是管理信息系统建设的第一要素。企业管理信息系统的引进和规划需要人，管理信息系统的初次学习使用需要人，管理信息系统的后续投入运行发挥作用还是需要人。因此“以人为本”的战略要求企业重视对人才的引进和储备，对本土员工做好对新知识、新技能的培训。对于管理者的要求则要更高一些，他要能够认清自己企业的现实需求，了解目前信息的获得和信息的需求之间存在着多大的差异，把握管理信息系统宏观的功能方向。有条件的企业最好能够成立专门的管理信息系统小组，挑选精通系统各个模块，能够负责组织、落实、调剂系统顺利正常运转的人员担任小组项目人员。凝聚企业人才，上下一心，全力推进管理信息系统的建设。

　　第三，要注重成本控制，科学利用资金。由于中小企业本身利润有限、可用资金有限，因此如何能“把钱用在刀刃上”是企业家需要面临的问题。在管理信息系统的引进上，要注意切合企业自身的需求情况，量体裁衣，切忌盲目攀比。另外，企业在实施决策之前要进行全面的成本收益分析，对于投资资金的方向，预期的回报及收回周期，要做到心中有数。而且信息系统的特点决定了这项投资并不是一次性的，要做好分阶段、分步骤的资金投放，保证管理信息系统的建设是有计划、有步骤、有主次地进行。做好资金的合理调度，让有限的资金的使用效率和效果能够达到最大限度地发挥。

　　五、结语

　　总之，建立一个适合于中小企业的管理信息系统将成为中小企业改革和发展的方向。在信息化浪潮不断翻滚的今天，要求企业的决策者们要有非凡的魄力和超前的眼光，摒除小生产者们短视的思想，为了企业长远的生存发展而大力推行管理信息系统的建设。因为管理信息系统建设普及程度的高低、应用效果的好坏，都取决于管理者的认知水平，取决于执行者的施行力度。对于信息管理系统这一新兴事物，要树立起坚定的信心。相信只要加以合理建设和利用，必将用它知识和技术的力量帮助企业取得事半功倍的发展，创造出实实在在的效益，在全球化的激烈竞争中立于不败之地。

　　参考文献

　　[1]汪洋.浅析中小企业信息化建设[J].中国外资，2011年6期.

　　[2]王莉.论中小企业管理信息化建设[J].企业家天地，2012年1期.

　　[3]钱秀芳.中小企业管理信息建设探究[J].大观周刊，2011年16期.

　　作者 余凡 梅乐