浅谈如何做好医院档案管理工作

　　摘要：档案管理工作是医疗卫生事业发展管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，在单位的整个发展过程中具有重要作用。档案工作繁琐枯燥，为了提高档案管理工作的规范化和标准化，必须建立健全相应的档案管理制度，做好由传统的档案管理由现在电子档案管理的承接，做好文书以及电子文书的处理工作。本文从档案管理的现有现有状况及将来的现在化管理加以论述。

　　关键词：档案管理；现状；对策分析

　　一、目前医院管理的现状及存在的问题

　　(一)档案管理的现状

　　在医院的发展过程中，人们更加重视的是医院的医疗设备和医务人员的专业水平，包括医院领导也是更加重视医院效益的发展，对单位的档案管理重视不够，对其管理人员要求过低，待遇较低，直接影响档案工作的发展。在目前医院发展过程中，其档案管理方式主要存在病例档案、会计档案、人事档案等。对以上档案管理的手段和方式主要有以下两种：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息管理，称档案信息组织。前者管理方式繁琐枯燥，需要大量的时间和人力，且工作效率低下。随着社会科技的进步发展和医疗卫生事业的改革发展，档案管理也随之更新，现代化管理的方式可以大大提高工作质量和效率。

　　（二）管理模式落后，管理水平不高，管理力量薄弱

　　单位对档案管理虽然具有一定的管理规模，但是与单位的整个发展和社会发展的需要，还是存在一定的漏洞，直接制约着单位的全面发展。档案管理，不仅对外相互协调，同时也需要内部的各个部门相互承接，避免出现严重脱节现象。部分单位档案管理由个人自行保管，各部门相互封闭，整体上处于无序零散状态，缺乏有效的监管措施，工作人员一旦辞职，将给工作带来诸多麻烦，使单位处于相对被动的地位。

　　（三）档案管理科学化水平低

　　随着信息化的发展，办公自动化，电子文书，文档一体化等新生事物相继出现，使档案的管理方式发生了质的变化。科学的管理的方式与传统的纸质管理截然不同，两种方式利弊日益呈现出来。纸质管理的载体相对稳定安全，而电子文书的载体稳定性差［1］，易损坏，因此现代化管理手段来解决电子文书原始信息的长期保存问题任重而道远。

　　二、档案管理工作的对策分析

　　（一）提高档案管理人员的素质

　　单位领导应该对档案管理工作予以重视，在选用管理人才不能随便应付，需要高水平，高素质的人员来管理。提高管理人员的待遇，以激励对工作的重视。

　　（二）建立健全切合实际档案管理制度

　　根据档案管理的相关法律和单位的相关规章制度，制定健全的档案管理制度。通过近来的学习和实践，以及知识就是经济发展动力的大环境下，档案管理的工作也越来越重要。随着社会的发展和科学技术的不断进步和更新，顺势着医疗卫生事业的改革发展，档案管理的具体要求也由原来的传统管理到现在的计算机技术管理，可以避免之前产生保管庞杂、寻找困难、提供迟缓、管理水平低下的诸多影响工作效率的问题。当今计算机技术网络速度发展，电子办公软件得到广大推广，提出“文档一体化”管理模式［2］，从病例产生到最后的归档处理一体化，保证信息的准确性，管理的科学性，减轻了工作人员的文字处理的复杂性，利用科学技术管理提高工作效率。节省了办事人员的宝贵时间，可以增加服务对象对工作的满意度。归档的文件材料，要保持它们之间的历史关系，区分保存的价值，分类整理，立卷，案卷标题简明扼要，便于保管和利用。最后要严格有关档杆借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

　　（三）做好病例档案以及电子文件的处理工作

　　工作实践表明，纸质档案管理和电子文书管理的处理各有其特点，两者均有其存在的价值所在。病例信息是档案的来源，档案是病例信息的归宿，对病例的管理要清晰有序，对病例的处理要符合相关规章制度，这样便于管理人员对病例的管理。

　　电子文书也属于档案的一部分，随着电子计算机的普及，越来越多的单位使用电子档案管理软件，这样的管理方式更加科学化和人性化，电子软件对本单位员工开放，每个人可以对自己的工作总结和案件进入系统化管理，管理人员通过软件可以监督并予以管理，此方法不仅节省了当事人对自己案件总结的时间，也方便了档案管理人员的系统整理。大大提高了整个环节工作效率。电子文书在方便管理的同时存在着一些不便，档案保管的完整性要求之高，在保存方面，要按照科学的保管方式和具体的规范要求，使其在合适的环境中生存。

　　（四）提高纸质档案立卷的质量

　　大量的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷和装订的规整和顺序直接影响着档案工作的标准化。因此，在对纸质档案进行管理的过程中，要解决好案卷装订质量问题，以便于档案规范化管理。

　　（五）加强对声像档案的管理和保护

　　随着科学技术的不断更新和医疗卫生事业发展需要，档案的载体方式也越来越多，由之前的文字扩展到现在的录音录像，底片影片等诸多方式。这样对管理业务水平也要求的越高，管理人员要懂得对新生事物的操作和管理［3］。声像档案有将强的时效性额特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆和取得，所以对新生事物的管理要严格按照操作规范进行，力求妥善保管。

　　三、总结语

　　综上所述，科学规范的档案管理要结合新生事物的发展要求，顺应医疗卫生事业发展大环境，要跟的上科技的发展与更新，要与时俱进，才能更好的开展档案管理工作的新局面。档案管理工作也要保持可持续发展，充分发挥我国特有的管理优势，综合社会各方面的发展，使档案管理工作规范化，科学化，法制化。

　　参考文献：

　　[1]沈培林. 新时期医院档案管理工作探讨[J]. 现代医院. 2010(09)

　　[2] 刘皓. 医院档案管理中存在的问题与对策[J]. 中国档案.2007(11)

　　[3]李玉荣，陈树连. 医院信息化发展面临的问题及对策[J]. 中国中医药现代远程教育. 2008(09)

　　王永升 宋文芳 王仁山 文