浅析高校学籍档案的信息化管理

　　摘要：近年来，随着高等教育改革的不断深入，高校招生规模扩大，传统的学籍档案管理模式已经不再适应高校教育管理的整体发展水平。本文在阐述高校学籍档案管理信息化重要性的同时，分析了当前高校学籍档案管理信息化存在的问题，并提出了相应对策和建议。

　　关键词：高校 学籍档案管理 信息化

　　学籍档案管理在高等院校的教育管理中是一项非常细致及繁琐的工作，但也是非常重要的环节。随着高等教育改革的不断深入以及办学层次的进一步提高，学籍档案管理的工作量较以前增加了很多，传统的手工管理模式已经被淘汰，取而代之的信息化管理成为了学籍档案管理发展的必然趋势。

　　一、高校学籍档案信息化管理的重要性

　　1.信息化管理保证了档案材料的完整性

　　在传统的高校学籍档案的建档及移交的过程中是通过大量的人力进行纸质版的材料收集和汇总，再由各个管理部门审核、签字及盖章后递交学校的学籍管理部门，统一对这些材料进行保管和利用。这种档案的管理方式往往受到学生在校时间的影响，因为只有在学生毕业之后，各种学籍档案才能被逐一地整理出来并归档。在档案的整理过程中，由于工作量较大，耗费的人力较多，在档案整理移交的过程中就难免会出现差错，这将直接影响到档案的真实性和完整性。然而，对于信息化的学籍档案管理就完全不同，他采用的是计算机网络技术直接将各个院系进行对接，实现了学籍档案的快速整理归档，还可以有效地防止档案丢失现象的发生，确保了学生信息的完整性。

　　2.信息化管理有效降低成本

　　对高校学籍档案的信息化管理模式要利用多方面的现代化信息技术，例如：电子信息技术，计算机技术、数据库技术、多媒体技术等。多种技术的综合运用能够方便、快速地查询和阅览学籍档案信息，能够将学生的各项信息真实、完整的储存。节省了大量的保管费用、减少了占地空间，防止了纸张浪费和人力资源的浪费，根本上减少了学校的管理成本。

　　二、当前高校学籍档案信息化管理存在的问题

　　1.高校学籍档案管理的信息化建设程度有待加强

　　随着数据库和网络技术应用水平的不断提高，各高校基本上已经推行了无纸化办公、网络教学等现代化的管理手段。但学籍档案还没有使用现代化的信息手段来管理，认为学籍档案的管理只在于收集、整理和归档，有的高校甚至还没有一套完整的学籍管理系统，学籍管理部门数据与其他部门的相关数据不能以校园网为依托，实现真正的数据共享，导致资源利用率过低，没有真正实现学籍档案管理的信息化、规范化和科学化。

　　2.学籍档案信息化管理人员的综合水平有待提高

　　学籍档案管理工作事务繁杂，工作内容不易量化，工作业绩不能明确体现，更不可能创造经济效益，所以学籍档案管理人员流动性大，管理队伍不稳定。而现有的高校学籍档案管理工作人员基本上是通过自身实践来熟悉自己的业务知识，缺少正规的学籍档案管理专业培训，缺乏较高的计算机技术水平。这样就使得高校学籍档案的信息化科学管理进程变得极其缓慢。因此，培养学籍档案管理人员的计算机应用能力，提高其信息化管理水平对促进高校学籍档案信息化建设起着尤为重要的作用。

　　3.高校对学籍档案信息化管理的重视程度有待加强

　　一直以来由于各种原因，各高校领导对学籍类档案管理并不重视，在认识思想上普遍存在偏见，有的认为学籍档案类主要涉及的是高校在校学生的各种信息，学生毕业后就离开学校，与学校联系很少，关系不大；有的认为在现行的市场经济体制下，社会上更看重的是实力和文凭，学校的学籍档案作用不大，因此在学籍档案管理的信息化建设上只要能够适应当前学籍档案业务最基本的要求就可以。虽然有些高校把学籍档案信息化管理建设提上工作重点，但是计算机软件技术和硬件配套设施都比较落后，跟不上信息化时代发展步伐，直接影响学籍档案数信息化管理建设的进展。

　　三、推进高校学籍档案信息化管理的对策和建议

　　1.加快学籍档案管理的信息化程度

　　为了更好的实现学籍档案的信息化管理，一方面要建设高质量的学籍档案数据库，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理工作，这样不仅把学籍档案管理人员从繁重的数据处理工作中解放出来，而且提供了更加快速有效准确的途径，大大提高了工作效率；另一方面加强互联网建设，充分利用网络技术，开发出一套适合本校实际情况的高校学籍管理系统，全面实现学籍档案信息的资源共享。

　　2.提高学籍档案管理人员的综合业务水平

　　高校学籍档案的信息化管理首要的环节就是注重学籍档案管理人员的信息化专业培训，提高其专业能力。因此，学校要鼓励和支持现有学籍档案管理人员通过多途径、多形式参与培训学习，提高专业能力和现代信息技术应用能力，以适应学籍档案信息化、网络化的需要。在精通学籍档案理论知识的同时还要利用信息网络技术进行管理。同时，学校可以引进既懂学籍档案管理业务，又具备学籍档案数字化管理系统开发与维护能力的高级人才，双管齐下打造出一支具有综合管理水平和综合运用能力的复合型管理队伍。

　　3.强化学籍档案信息化管理意识

　　首先，高校领导要认识到学籍档案信息化建设的重要性，要把学籍档案信息化建设放到一个战略的高度来看，充分挖掘其潜在的内容与意义。其次，学籍档案管理人员也要转变传统观念，树立正确的学籍档案管理意识，建设学籍档案管理信息化，与时俱进，努力提高工作水平，工作效率和服务质量。再次，高校要加大对学籍档案信息化管理的宣传力度，强化全校师生的学籍档案信息化意识，为推行学籍档案信息化建设打好基础。

　　总之，高校要重视学籍档案的信息化建设，不断优化学籍档案的信息化管理，加快学籍档案信息化管理的步伐，使高校学籍档案管理工作向着高效、快捷、完整、信息化的方向发展，通过信息化建设使高校的学籍管理工作走向规范化、制度化和信息化的轨道上。

　　参考文献

　　[1]胡翠华.论高校学籍档案管理中的问题及对策[J].现代商贸工业，2011（24）：151-152 .

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　　[3]何树森.推进高校学籍管理信息化建设的新举措[J].中国新通信，2012（20）.

　　[4]石红姣，蒋贞慧.浅谈高校学籍档案管理的信息化建设[J].南昌教育学院学报，2013（7）：79-82.

　　石岩

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