浅谈改制企业职工档案的现状与托管

　　人事档案是人才信息的重要载体，是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着中国九十年代国有企业体制的改革以来，改制企业职工的人事档案陆续大部分移交给当地的公共就业和人才服务部门统一管理。本文主要谈谈改制企业职工人事档案存在现状以及档案托管问题。

　　一、改制企业职工档案的现状

　　（一）对人事档案管理的重要性认识不够

　　不断从改制企业政工人员手中接收这部分企业职工档案时，发现改制企业职工档案存在很多不足。一是领导忽视档案管理。长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。二是档案管理人员意识淡薄。多数企业没有专职的人事档案管理人员，且存在对档案管理工作普遍认识不够，认为档案管理工作是友一项枯燥、辛苦，意义不大、可有可无的事，认识不到人事档案管理工作的重要性和必要性。加上管理水平有限，手段落后，企业档案管理工作人员更迭频繁，导致大部分人事档案装订不规范、资料不齐全、残破不堪，纸张发黄、字迹褪色等现象，甚至部分档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。三是企业改制职工自身对档案认识不足。随着企业改制，改制企业职工经常变换单位，变换工作，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。 并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。四是人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有在人事档案管理中广泛运用，无论是单位、还是职工本人都没有充分利用计算机信息技术，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

　　（二）企业人事档案的重要性

　　企业职工的人事档案是企业职工经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料，是全面考察、了解、管理、使用员工的重要依据。作为公共就业和人才服务机构，管理好这部分改制企业职工的人事档案是丝毫不容忽视的。因为这将关系到企业改制职工今后的转岗、调动、退休等等一系列问题，不断加强和改进企业改制职工的人事档案管理，已逐步成为公共就业和人才服务部门的一项重要工作。

　　随着政府机构的多次改革和企业改制、破产等因素，原有自上而下的档案管理体制被打破，新的体制没有建立，形成档案管理权限不清晰。在机构改革和政府职能的转变中，组织人事部门对企业人事管理的介入随着改革的深入越来越少，同时企业的自主权不断扩大，独立性也越来越强，企业主管部门对企业人事档案的指导监督职能在削弱，导致管理权限不清晰。企业人事档案归档内容也不符合市场经济体制的需要。目前，大部分企业改制职工的人事档案的归档内容仍然沿袭了计划经济或机关干部档案管理的内容，入档材料的内容主要是从政治和管理角度考虑，难以全面、真实的反映企业改制职工的实际情况。企业人事管理中一些必须内容则没有，如反映本人职称、社保、劳动合同、员工考核结果、岗位变动情况、职业资格或从业资格证书复印件等材料基本都缺失，档案材料不能真实反映一个人阅历和基本情况，只是身份的证明。有些改制企业职工岗位变动、职务任免工作中随意性大，手续不规范，员工的职务任免和岗位变动材料不完整，以前的管档人员没有材料可收集，加上企业多数员工都缺乏档案意识，不知道收集任何涉及对职工自身有利的有关材料，造成了工作上的一些难度。有的企业人事档案中，只有参加工作表格和一张履历表等简单材料，不能客观地反映一个人的全貌。一些企业改制职工的职务岗位多次变动，但其档案根本没有显示，人为形成档案材料的“断档”。由于档案材料不能不能真实地反映本人情况，有的职工到新单位应聘时，个人简历和经历等随意填写，造成个人历史和经历的虚假情况，使得人事档案真实性和利用性不强。一部分企业档案管理不规范。资金投入不足，档案资料长期不装订，档案袋多年不换，甚至散乱不堪，有的企业改制职工到调动、职称评审、办理退休手续时，档案材料缺失，严重影响了企业改制职工的合法权益。

　　二、改制企业职工档案的托管

　　随着企业改制的不断深入，各级档案部门相继出台了《国有破产企业档案处置办法》，上级档案部门对改制企业职工的人事档案管理工作也提出了具体要求：“凡在岗职工档案随职工移交其安置单位，下岗职工按人事劳动部门规定移交到当地劳动就业服务机构”。目前，公共就业和人才服务机构托管了六千多份由改制企业移交过来的职工档案，为有效保管档案，提高档案的使用效率，解除改制企业职工在职称评聘、工资待遇、办理退休等方面的后顾之忧。我们在接收档案尤其是档案托管方面努力做到以下几个方面，逐步形规范科学化的管理模式，确保档案管理工作安全高效。使职工的切身利益得到充分的保障。

　　一是提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导高度重视这部分企业职工的人事档案管理工作，将其纳入到议事日程，成立领导小组，安排专人管理，并进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时加强对档案法律法规的学习，进一步明确做好这部分人员的档案托管工作是政府公共就业人才服务部门义不容辞的责任和义务。 二是加大投入，进一步夯实档案工作基础。按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，根据情况添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，保证档案信息不失密、不泄密。 三是进一步提高档案管理人员的素质。配置专职档案管理人员。定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。三是健全制度，进一步规范档案资料管理。对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，制定一套严格的制度，同时建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。四是加强档案管理现代化和信息化建设。随着恩施州公共就业人才服务系统信息化建设的不断推进，档案管理工作也根据需求合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便存档企业职工又提高人事档案查阅移转，且大大提高档案的利用效率。

　　曾洁