浅议文书档案的信息化管理

　　【摘要】实现文书档案管理工作的信息化管理，不仅关系到文书档案信息本身能否得到高效完整的保存和调取，还关系到对社会各方信息利益和需求的满足程度是否达到标准。本文探讨了文书档案管理的特征，分析了文书档案管理信息化的优势及在发展中的主要问题，并指出了促进其未来的发展建议。

　　【关键词】文书档案管理 信息化建议

　　前言

　　随着科学技术和信息化的飞速发展，建立健全文书档案管理体制，提高文书工作者的综合素质，强化文书人员档案意识，提高文书工作者的综合素质，提升档案管理水平是现代档案管理工作的必然趋势。文书档案是一种重要的信息资源，通常是指国家机关、社会团体、个人在各种社会活动中不断形成并被作为原始记录保存起来以便查证利用的历史记录，在一个单位里属于最基本的服务性的工作，属于档案管理的一个重要构成部分，可以从多角度、多侧面、多层次地记载一个部门或者一个单位的所有情况，包括过去的也包括现在的，其重要性不言而喻。

　　一、文书档案管理的特征

　　文书档案是对历史的一种记录，是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合，主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动，又被称之为管理性档案。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类后存放在档案室中。文书档案是对单位工作各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面。形成了文书档案资料的丰富性。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据。只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理，才能发挥出文书档案的作用，体现出文书档案所具有的价值。

　　二、传统文书档案管理方式的缺点

　　（1）人们必须亲自到档案室才可以被允许借阅文档，而且人们对文档的借阅时间很短且效率不高，在借阅实体文档的时候不仅如此，而且还要花费大量的精力与时间，这就让有些在其他城市工作的人在查阅档案方面十分头疼，有些比较珍贵的文档往往量比较少，甚至有些只有一份，很有可能面临供不应求的局面，这就不得不让其他人排队等待了，这就使得文档使用的时效性严重受挫。

　　（2）管理较为复杂。当人们借阅文档时必须将个人的有效证件进行登记，档案资料的来源十分复杂，任何一个部门的每个方面都有可能是这些资料的来源地，需要安排专业人员在档案收集后对其进行分类，存放、核实以及编册、编目等，其借阅和归还的复杂程度可见一般。

　　（3）文档易损。纸质是传统文档采用最多的材料，在借阅过程中被翻阅是常有的事，在管理过程中经常被搬移，这就使得文档受到磨损，不利于文书档案的保存，历经岁月的蹉跎，同一文档资料的量越来越少。

　　三、文书档案管理信息系统的设计结构

　　文书档案管理信息系统包括文件管理、档案管理、档案查询、档案借阅及系统维护五个方面，文件管理及档案管理指的是管理员对文档管理信息系统的权限操作，档案查询及档案借阅则是对一般用户而言，其中档案查询可以分为模糊查询及分类查询两类。系统维护则是针对系统管理员而言。当有一件新文档要归档时，首先由一般管理员录入该文档的各类识别信息，如档案名称、编号、日期等，然后按类别配置相应的数据库中，同时要更新整个档案数据的链接信息。当有用户借阅档案时，首先进行登录，随后在档案查询模块进行所需文档的查询，确定文档后即可阅读或下载，此时档案借阅模块会准确的记录文档信息的借阅信息，包括借阅人、信息流出方向等，整个系统完善了查询、登记、统计及归档等管理工作，提高了文书档案管理工作的执行性和工作效率，实现了文书档案工作的自动与科学管理。

　　四、文书档案管理信息化的优势

　　（1）办公效率大幅提高

　　为降低在管理过程中对人力的需求量和提高效率，如今的信息化管理方式通过计算机就可将一件一件的文书档案整理归档。另外，对于其他一些在传统文书管理方式中存在的问题，比如在归档整理后，若想要对某些文件进行修改，就不得不拆卷已整理好的文书档案了，严重浪费资源和人力，而采用计算机进行文书管理的信息化管理方式来解决这些问题，就轻而易举，无论什么时候只需敲敲键盘即可修改，这就使得在管理文书档案工作中的各个环节变得方便快捷了。

　　（2）资源随时可供检索，信息充分共享

　　现代信息化管理文书档案采用计算机进行处理，可用电子版的文献来取代纸质的文书档案，再应用网络技术，检索文书档案不拘于时间的限制，并且有相当高的准确率，基本不会有误，在这方面，传统管理方式与现代信息化管理方式是无法相提并论的。在原始的管理当中，企事业单位采用手工操作，这就使得一些信息被搁置在文件柜中，不能与其他人共同分享资源，不仅使文件信息的查找变得困难，而且还浪费了大量的资源和资金。由案卷级转变为文件级的档案管理是现代化信息管理借助计算机技术发展的结果，不仅如此，管理体系也由单向途径上升到体系管理的高度，以前只是停留在对档案外部特征进行管理的地步，如今上升到内外部特征合并管理的高度。随着时代的进步，科技的发展，网络技术越来越成熟，档案信息与载体已经能够分离利用了，互补干扰，与其他信息系统可以实现互联的关系，这就使得档案利用工作中的效率与质量突飞猛进。

　　（2）电子文件保存的稳定性

　　电子档案的使用年限比纸质档案要长久的多，只要电脑不对其删除，一般可以永久的保存下来。纸质的文档一般受环境因素的影响比较大，容易受损，在温度较高和温度较湿的环境里容易发生水解，在酸性、氧化剂和酶的环境里很容易被氧化，一不小心，很有可能将给档案工作带来巨大的损失。电子文件就不存在前述诸方面的问题，随着科技的发展，电子技术日益成熟，一些用来读取和存储的设备技术含量越来越高，如U盘、移动硬盘、光碟等，有许多可供我们选择的电子载体，我们可以根据自身的实际需求进行选择。这些载体易于传递，且存储时间长，存读方便快捷，不容易遭到环境因素的破坏，稳定性非常高。

　　（4）提高了文件传递的速度和安全性

　　办理公文的过程中，有些管理人员会对文件进行私存，在传递文件过程中由于某些意外可能会丢失部分文件，这种难免发生的情况都会对文档管理工作带来不便，文件的传递是通过邮政进行传递，这种传递方式在速度和安全性方面的系数都不高，时间往往容易被距离所牵制，有时会被一些确定的客观因数而耽误传递的时间甚至会将文件弄丢，这些情况也都将会给管理工作者在检索和归档方面带来麻烦。而如今的信息化管理方式通过高科技的计算机网络技术进行远距离的网络传递，这不仅提高了传递效率，同时文件的安全性也能够得到保障。

　　五、文书档案信息化管理存在的问题

　　（1）电子文件保密性受限制

　　电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都很难以做到绝对保密。

　　（2）对档案综合管理人员要求高

　　对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。

　　五、做好文书档案信息化管理工作建议

　　（1）建立文书资料“收集网”，确保资料完整性

　　把文书档案的年底收集工作变成平时收集，建立由办公室确定一名或多名专职文书工作人员，各科室分别确定一名兼职文书工作人员，形成文书资料“收集网”。办公室负责全单位的文书资料收集工作，各科室负责收集各自在日常工作中形成的文书资料，按季度或半年度交由办公室统一保管。保证文书档在收集过程中，要严格登记，有据可查；要及时收集，定期督办促交；要认真检查文件资料的有效性、完整性以及字迹、用纸是否符合归档要求等；要做到妥善管理，根据日常工作需要准备不同档案盒，将日常工作形成的文件资料分门别类存放。

　　（2）信息化系统内、外网隔离

　　在内部信息化网络和外网之间，通过设置物理隔离来实现内外网的隔离，是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

　　（3）严把“公文制发”质量关，实现档案标准化

　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的质量，不仅决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，是决定档案工作规范化、标准化的前提。因此，在公文制发上注重解决好以下几个问题：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、符合国家标准，排版形式为横写横排，左侧装订；二要检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限；三要检查公文标题和内容、主送单位和抄送单位等是否准确；四要看公文字迹是否牢固清晰；五是要看使用文种是否合理，拟制格式是否规范，行文称呼和使用文字是否规范等。

　　（4）实施“以我为主”的归档原则，提高文书档案利用度

　　文书资料的分类、价值鉴定、整理、编号、归档等的无序，是阻碍档案工作实现规范化、标准化、科学化的最大问题。而实现文书档案信息化管理工作的根本目标，就是要实现档案利用价值的最大化、资料的完整化、检索利用的便捷化。为此，要严格归档原则，严把分类、价值鉴定、整理、装订、排列、编号、装盒等各个环节，严格按照“年度-保管期限-机构”的方法分类，在同一保管期限下，将文件按机构分开，这样归档，便于保存，方便查找利用。同时，在实际操作中要注重解决好过去严重制约归档工作的几个瓶颈问题：一是准确把握文件归档的时效性；二是明确归档的重点和进行合理的分类。在“以我为主”的原则指导下确立归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，做到具体问题具体分析，以减少档案资料的重复度和信息的冗余度，提高档案利用的效率和效果。

　　（5）拓宽工作思路，实现文书档案电子化管理模式

　　在原始手工操作管理模式中渗透现代化管理技术，建立了文书档案电子管理体系。建立专门的归档文档，按年度将本单位的人员基本情况、大事记、会议资料、发文发函、工作总结、信息、归档文件目录等资料全部输入电脑，并制作成光盘。既便于永久保存，又便于快捷合理利用，实现了文书档案电子化管理化管理模式。档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强文书档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。

　　结语

　　随着科技的不断发展，传统文书档案管理方式已无法适应人们的需求，无纸化办公及电子技术的普及对文书档案管理自动化提出了更高的要求，文书档案管理必须由传统的管理方式向现代信息化管理方式转变，文书档案管理工作人员，必须转变文档管理观念，掌握现代信息化的管理技术，实现文书档案管理的信息化、现代化，才能满足时代的需要。

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　　张虹玲(吉林省第二地质调查所132013)