档案利用与价值实现

　　【摘要】档案利用工作是档案为利用者研发、生产、经营和管理提供有效的服务，使档案信息资源的潜在利用价值得以实现的过程；档案利用工作开展的同时，也推动了档案基础业务的建设；运用现代化管理手段，来提高档案工作水平，不断开发利用档案信息资源，为企业、为社会发展提供准确、快捷、有效的服务，使档案信息资源转化为社会效益和经济效益。在此，对档案利用工作，谈点体会和思考，供大家参考。

　　【关键词】企业档案 档案利用工作 利用价值

　　档案是信息资源，是人类实践活动的原始记录，是真实的具体表现。同时它又是特殊的信息——具有保密性、可靠性和真实性，在利用空间和时间上相对一般信息又具有局限性。随着档案材料的形成，其档案信息的凭证与参考作用的价值将日渐体现。而档案只有在国家经济建设和社会进步中成为有用信息，其价值才能得到充分体现，档案工作的意义和社会地位才能得到真正的肯定。

　　一、档案利用工作在企业发展中的重要作用

　　档案工作是企业发展的重要组成部分。一个企业产生、发展的历程，从档案可以充分反映出来。自中铁二院（原铁道第二勘察设计院）成立开始有档案以来，档案对企业的发展起到的作用是不可磨灭的，无论是科技档案、文书档案，还是会计档案创造的社会价值和经济价值是有目共睹的。各种工程设计档案是国家、社会和企业的宝贵财富和无形资产，其中所包含的高、精、尖技术成份无论是从长远和现实来看，其巨大的价值都是难以估量的。多年来，由于较好地利用了档案这个信息资源，为企业各项工作节省了人力、物力、财力，用事实和数据证明了档案存在的价值。

　　（一）利用科技档案资源，助企业科研创新

　　档案的积累与使用为本企业的管理、勘察设计工作提供了强有力的信息保障。近年新入库的档案，由于产生在科技水平高度发达的今天，大量科技含量高、设计手法新、技术精湛的技术，可以在国内外相关工程建设中得到采用、借鉴，及早转化为生产力，为国家、社会创造财富。

　　例如中铁二院在“素有铺在地质百科书之上”之称的南昆线家竹箐隧道施工设计中，针对罕见的高瓦斯、高地应力引起的软弱围岩大变形、岩溶、涌水等工程病害，创造了一系列修建与防灾新技术，成功解决了高瓦斯煤系地层开挖中的诸多铁路修建技术难题，此项技术在铁路、公路的建设中已经得到了应用。

　　再如，成灌高铁是5.12强烈地震后，灾后重建的第一个重大工程项目，这不仅是西南地区第一条高品质高速客运专线，也是全国第一条市域城际铁路。对灾后重建工作具有特殊的政治意义和历史意义。中铁二院承担了勘察设计工作。

　　成灌高铁全线以高架为主，桥梁比例占65%。设计人员通过大量借阅中铁二院档案馆馆藏资料，在总结二院在其它各线桥梁设计经验的基础上，在该线的勘察设计上获得了两个专利。CRTSⅢ型板式无砟轨道是中铁二院设计人员结合成灌铁路建设，从借阅馆藏资料，尤其是二院设计的遂渝线无砟轨道试验的相关资料中，在总结我国现有无砟轨道研究与应用试验的基础上，吸收各种无砟轨道的优点，大胆创新，研制成功的具有完全自主知识产权的一种全新的无砟轨道结构体系。

　　（二）文书档案资源的利用，为企业解决了历史遗留问题

　　在西南三线铁路大会战期间，原铁道部第二勘测设计院（现：中铁二院）为支援农业生产，将原机关大院内9.16亩的空地借给了当地某生产队使用。随着全国铁路建设、城市建设的大发展，企业急需办公用地，曾多次要求收回该地，由于利益和佐证的原因，一直未果。为收回该地的使用权，寻找法律依据，在1966年的文书档案中查找到了当年城市建设管理局的收据以及生产队借用这块土地的借据。凭此证据，中铁二院向成都市国土部门申请收回该宗土地。由于提供了充分佐证，最后有关部门按重新划拨土地的方式，将该宗土地归还中铁二院。正是因为有效地利用了档案，多年未决的历史遗留问题得以顺利解决，同时还节省了征地费用140多万元（当年价格）。

　　（三）合理利用既有成果资料，提高企业生产效率

　　2012年贵州省瓮安县政府计划开展新建铁路的工作，并委托中铁二院在一周内编制完成新建线的方案研究报告。要在短短一周内完成此项工作，若按传统方法到现场勘测、钻探等程序，收集资料后再进行内业数据整理，几乎是不可能实现的。公司各专业人员从档案馆调出公司在上世纪七、八十年代的相关资料，通过查阅这些既有的线路方案、工程地质、水文地质等档案资料，专业人员掌握了大量的有用数据，以及大量有重要参考价值和指导意义的信息，经过分析整理，消化吸收，仅用了短短五天时间，就顺利完成了新建铁路福泉经瓮安至江界河码头线的方案研究报告。由于报告依据的资料信息完整可靠，报告的内容科学合理，报告受到业主的一致好评。正是扎实的档案基础业务建设，使方案研究时间大大缩短、节约了成本、提高了生产效率，取得了较好的社会效益和经济效益。

　　类似事例数不胜数，通过这些事例可见，档案工作虽然是平凡的，但档案信息资源在一个企业的管理与发展中，所起的作用是不可替代的。

　　二、开展档案利用工作，加强档案基础业务建设

　　（一）档案利用工作的开展，促进档案基础业务建设

　　面对大量价值连城的馆藏珍品，如果我们不去积极开发，不仅大量历史信息会随着时间的流逝而失去效果，就连新近入库的档案也会渐渐淡出人们的记忆。要大力开发档案信息资源，就要加强档案基础业务建设，做好对馆藏档案的清理、普查工作，了解现状，熟悉家底，在基础信息的处理中，对档案中的许多科技含量高、创新意识强的技术成果进行整理，将有利用价值的信息汇总起来，建立目录信息数据库，相关图纸、文字材料进行数字化。在档案开发利用过程中，彻底摒弃旧观念、旧意识的束缚，以国家、社会的需求为目标，开发信息资源服务社会。档案工作者只要认真开拓，深度开发，综合加工，大量历史信息便会成为现实有用的信息，其档案价值和作用才能得到社会广泛的利用和认同。

　　（二）加强业务学习，提高现代化管理水平

　　随着高科技的飞速发展，当今社会已进入信息时代。现代办公系统已在各单位得到广泛应用，以计算机网络技术为代表的“信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了巨变。在这样的环境、物质条件下，促使档案工作人员要不断进修业务，提高自身素质和工作能力，只有这样才能实现档案工作从“被动”向“主动”、从“传统”向“开拓”、从“事务”向“参谋”型的转变。在档案信息利用中，要使资源共享成为档案人和社会各方努力追求的共同目标，不断探索新的利用方式，向档案利用效率转轨。

　　【结语】总之，在企业深化改革的形势下，档案工作要与企业的生产活动紧密结合在一起，为企业的中心工作提供有效服务。同时要努力提高现代化管理水平，紧跟时代步伐，利用大量信息资源的优势，拓宽档案信息的来源渠道，开发利用档案信息，赋予它长久的生命力，实现档案信息资源的利用价值，为国家、社会、企事业的建设和发展，创造新的财富。

　　林少晶（中铁二院工程集团有限责任公司档案馆 四川 成都 610031）