高职院校系部档案科学管理新思路

　　摘要：文章分析了当前高职院校系部档案工作的重要性，就其中突出的几点问题作出了论述，并结合高职院校系部档案工作的实际经验，提出了高职院校系部档案科学管理工作的新思路。

　　关键词：高校档案 系部档案 科学管理

　　高职院校系部是高校培养人才的一线部门，其形成的档案是记录和反映高职院校教学实践工作的重要依据，是衡量系部教学管理水平和教育质量的重要标志之一，也是高职院校系部开展教学管理经验交流的重要工具。长期以来，高职院校系部档案管理工作处于一个薄弱环节，系部领导及相关人员对档案管理工作的重要性认识不足，对系部档案管理工作的内容也不大了解，档案管理工作分工不明、职责不清，造成大量有价值的档案材料都散失在个人手中，缺乏管理。开展对高职院校系部档案管理模式的研究，不仅可以提供高职院校教学过程和教学效果的跟踪评价依据，而且对促进系部教学档案管理水平的提高将会产生积极的作用。[1]

　　一、高职院校系部档案管理工作的意义

　　1.通过对系部档案的管理，可以加强系部的内涵建设，为系部积累丰富的第一手教学经验资料，使系部的教学更加规范化，更加具有可操作性，形成一个严密、高效、规范、科学的教学运行体制。

　　2.通过对系部档案的管理，可以提高系部老师的责任心，教学是系部工作的重点，每一个教师的教学档案从不同视角严谨客观的记录了系部教学工作的开展过程，系部档案可以促进教师对教学过程、教学效果等方面的工作进行反思，在反思的过程中进行修正，在修正中不断完善和提高，这样才能使系部的教学效果更加完善。

　　3.通过对系部档案的整理，可以形成高职院校系部文化的历史积淀，随着系部档案的不断增加会使系部的各项工作进入一个比较理想的运行轨道，更加有效地提升，从多方面去提高学生的综合素质。[2]

　　二、高职院校系部档案管理工作存在的问题

　　1.档案管理标准缺失

　　高职院校系部档案管理工作的不足首先表现在相关标准的缺失，虽然高职院校系部都设置了档案管理岗位，但并没有对系部档案工作提出明确的要求和工作标准。由于缺乏完善的规章制度，系部对归档范围不太明确，对档案的收集、整理、归档等流程不了解，系部档案管理工作有很大的随意性，档案管理很不规范。

　　2.档案管理意识不强

　　高职院校系部档案管理意识不强主要表现在两个方面，一方面系部领导和教师对系部开展档案管理工作的重要性认识不足，系部领导把主要的精力放在教学和管理工作上，忽视了档案管理工作；还有部分教师从思想观念上对系部档案管理工作产生了抵触思想，不愿意将教学和科研成果交到系部管理，从而影响了档案收集的连续性和完整性。另一方面系部档案管理人员大多是由教学秘书或辅导员兼任，本来自己的工作就很繁重，加之档案的收集、整理、立卷和归档等工作既费时费力而且专业性很强，系部兼职档案管理人员没有足够的能力和精力管理档案，很大程度上影响了系部档案工作的质量。

　　3.档案管理手段落后

　　系部档案管理工作起步较晚，很多高校并没有将其作为工作重点，更没有计划为系部档案工作的管理设施、设备和现代化技术进行更新。在系部档案管理中仍然沿用传统的管理手段和陈旧的管理理念，还停留在手工归档、存档的工作阶段，这在很大程度上影响了系部档案管理效率。虽然有部分高校已经开始使用计算机进行系部档案管理，但是其信息化程度不高，没有充分发挥校园网络的作用，缺少综合管理系统，没有建立起档案数据库，这样对档案进行查找时就相对困难。

　　三、高职院校系部档案管理工作的思路

　　1.建立系部档案管理体系，形成标准化档案管理模式

　　系部档案管理工作是高职院校档案工作的重要组成部分，是将处于零散状态的系部档案材料进行分类、整理、排序，使之条理化、系统化的过程。要使系部档案标准化和科学化管理，首先制定科学合理的系部档案管理制度，才能指导和规范院系档案管理工作，同时还要规范档案管理流程，确保系部档案管理各个环节可以无缝衔接。其次要对系部档案管理模式进行创新和改革，形成全面系统的管理模式。通过研究我们认为系部档案管理体系可以划分为教学档案、教师档案和学生档案等3个大类，各大类又可细化为若干个子项目，按照各分类项目，可以准确地将系部形成的各类文件资料归入相应的类目，既清淅明了，又简单可行。

　　2.建立系部档案管理责任制，增强群体档案意识

　　从系部档案管理内容可以看出，其档案的形成、积累、管理都需要系部领导、教师和档案管理人员共同参与，因此要制定系部档案管理责任制，明确系部人员档案管理工作职责，让系部所有的人员都成为档案管理的参与者。只有建立和完善系部档案管理常规化、规范化，使系部教师和管理人员养成一种比较完善的行为习惯，才是保障系部部教学工作中心地位、促进教学工作顺利开展，系部无论做什么事情都有始有终，凡事有计划、有执行、有检查、有总结、有反馈、有修正、更提高，才是系部提高教学质量的根本保证。系部档案材料通常都是系部教师在教学教研活动中所产生的各种文件材料形成的，所以系部在日常的教学教研活动中要采取各种方式来强化档案意识，宣传档案工作相关的法规制度，让系部的所有管理人员和教师都能够意识到档案管理工作的重要性，都能够自觉的参与档案管理活动。系部领导要大力支持档案管理人员的工作，要为系部档案管理工作创造良好的工作环境和提供档案管理理论和业务知识学习的机会，逐渐提升系部档案人员管理水平，确保系部档案工作的正常开展，使系部档案的作用和价值得以充分发挥。[3]

　　3.建立系部档案管理电子化平台，提高档案管理手段

　　档案管理工作的技术手段直接影响着档案工作的效率和档案服务质量，因此必须加快系部档案管理信息化步伐，解决过去手工操作效率低下的问题。高职院校系部应根据学校的信息化发展目标，逐步实现系部档案信息资源的数字化管理，系部应依托学校校园网络和学校档案信息管理系统，建立和完善系部档案管理的信息数据库，利用现代信息技术手段实现系部档案管理信息资源共享的目的。系部应根据自身的实际需要将档案信息的贮存、检索和传递工作搭建到校园网络平台上，开展系部档案信息的分级管理，针对不同的用户释放不同的权限和时限，使高职院校系部档案管理工作克服地域和时空的界线，实现档案信息的共建和共享，提升高校系部档案工作的现代化管理水平。[4]

　　四、结语

　　总之，高职院校系部档案是学校广大师生在各种学习、教学、实践活动中积累下来的宝贵资料，系部档案不仅记录了高职院校系部发展的整个过程，同时也对系部师生的教研和学习情况进行了完整的记录。所以，系部档案不但可以为教学活动和系部管理工作提供准确的参考，同时还能够作为教师考核、职称评定提供参考依据。在新的历史条件下，在新时期新形势下，高校档案工作必须告别传统的管理模式，应该与时代的发展相结合，与社会的发展相匹配，让高职院校档案管理工作更好的为学校服务，让它的作用得到更有效的发挥，让高职院校档案管理工作真正意义上的实现科学化与现代化。[5]

　　参考文献：

　　[1]梁秀梅.高校院系档案管理问题的制度性思考[J].中州大学学报.2011(4)：P101～103.

　　[2]刘钰妍.高校档案管理工作创新[J].职业.2012(09)：P60.

　　[3]高平.高校档案管理工作浅见[J].吕梁教育学院学报.2012(09)：P48.

　　[4]崔爱荣.高校档案管理创新浅谈[J].科技视界.2012(10)：P29.

　　[5]范高云.浅谈新时期高职院校系部档案管理[J]援办公室业务.2013(9)：P184～186

　　作者简介：

　　刘珏(1965-)，女，南华工商学院综合档案室，副研究馆员。

　　刘珏

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